Перечень кадровых документов, обязательных для организации


Кадровые документы – это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники. Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи – к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных. Соответственно и проверять такие кадровые документы организации могут различные государственные структуры, контролирующие тот или и иной «персональный» вопрос: трудовая инспекция, Роскомнадзор и, естественно, ИФНС и фонды.

В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет бухгалтер (штатный или приходящий), либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель – насколько хватит времени и сил.

Бухгалтеры, как правило, занимаются этим с нежеланием, либо вовсе спускают «кадровые» вопросы на тормозах. Между тем при отсутствии того или иного документа кадрового учета возможны претензии со стороны проверяющих и штрафы для работодателя. Единый перечень кадровых документов, которые должны оформлять все организации, законодательством не установлен.

Но есть обязательные кадровые документы, которые могут запросить проверяющие из трудовой инспекции, прокуратуры, налоговой и других контролирующих ведомств. Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, т.к. они являются обязательными документами ООО.

Список обязательных кадровых документов

  • Приказы
  • Табель учета рабочего времени
  • Положение об оплате труда
  • Согласия на обработку персональных данных
  • Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки
  • Штатное расписание
  • График отпусков
  • Расчетный листок и документ об утверждении его формы
  • Должностные инструкции
  • Трудовые книжки
  • Положение о персональных данных
  • Правила внутреннего трудового распорядка
  • Личные карточки работников
  • Трудовые договоры с сотрудниками

С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме.

Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику. В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д.
В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д.

Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору. Важно! С целью экономии на страховых взносах многие работодатели заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор.

Как показывает практика, проверяющие с таким способом экономии давно знакомы, поэтому предельно внимательно изучают договоры с целью выявления подмены трудовых отношений гражданско-правовыми. При выявлении нарушения будет штраф: для компании – до 100 тыс.

руб., для ИП – до 10 тыс. руб. Заполняется на всех сотрудников. Карточку можно вести по унифицированной форме № Т-2 (утв.

), либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты). Личная карточка является обязательным кадровым документом.

Но с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. На практике многие организации продолжают вести Т-2 и не разрабатывают собственную форму, так как в программах учета она выгружается автоматически (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

На практике многие организации продолжают вести Т-2 и не разрабатывают собственную форму, так как в программах учета она выгружается автоматически (информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Как правило, книжки ведет отдел кадров, руководитель компании либо своим приказом назначает ответственное лицо.

Трудовая книжка является основным кадровым документом, подтверждающим стаж работника, и их обязаны вести все работодатели без исключения. Сотруднику, который нигде раньше не работал, трудовую книжку обязан завести и выдать работодатель по письменному заявлению работника.

При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение (п. 47 Правил, утв. ). Важно! Наличие трудовых книжек и порядок их ведения проверяют трудовая инспекция и ПФР. За нарушение сроков выдачи книжки или некорректное ее заполнение предусмотрена материальная ответственность (ст.

234 ТК РФ) Помимо самих книжек в список кадровых документов, наличие которых в компании обязательно, входят книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей (). При увольнении трудовая книжка выдается на руки сотруднику – в последний день его работы.

Факт выдачи работнику трудовой книжки отражается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В графе 12 указывается дата выдачи книжки, а в графе 13 проставляется подпись работника.

Можно ли направить трудовую книжку по почте уволенному работнику? Трудовая книжка может быть направлена по почте (при условии наличия согласия работника на пересылку по указанному адресу), если работник отсутствовал в день увольнения или отказался от ее получения.

В такой ситуации работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч.

6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

С 1 января 2020 года введен электронный формат трудовых книжек.

До 31 октября 2020 года надо успеть уведомить работников о выборе формы трудовых книжек. Изначально дедлайн был 30 июня, но его перенесли из-за пандемии (). Уведомить надо всех штатных работников письменно.

Рекомендуется выдавать бумажные уведомления в двух экземплярах: один работник оставляет у себя, а на втором ставит отметку о получении и возвращает работодателю. Готовый шаблон уведомления можно скачать . ВАЖНО! До конца 2020 года сотрудник должен решить, оставить бумажную трудовую или нет.

Свой выбор он должен подтвердить соответствующим заявлением. Если сотрудник согласен перейти на электронную трудовую книжку – верните ему бумажную книжку.

Но не забудьте предупредить, при отказе от бумажной книжки изменить свое решение и обратно вернуться к ней не получится. В «штатке» указывают структуру, состав и численность персонала: перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий с указанием квалификации (классов, разрядов и т. д.). С точки зрения кадрового делопроизводства штатное расписание входит в обязательные кадровые документы (ст.

15, 57 ТК РФ). Важно! На практике штатное расписание очень может пригодиться при разрешении различных споров по поводу оплаты труда, при доказывании налоговой инспекции обоснованности расходов на привлечение персонала со стороны и др. С одной стороны, должностная инструкция не входит в обязательные документы кадровой службы, т.к. компания сама решает, разрабатывать ее или нет.

С другой стороны, при возникновении спорных ситуаций с сотрудником она может очень пригодиться. Например, если сотрудник заявит, что его неправомерно привлекли к дисциплинарной ответственности, то без инструкции будет сложно что-либо доказать.

Важно! Хотя должностные инструкции относятся к необязательным документам в кадровой работе, их все же лучше подготовить, так как с их помощью можно ограничить полномочия сотрудника. Например, в ней можно прописать обязанность менеджера по продажам согласовывать с руководством скидки покупателям и сделки свыше определенной суммы. Также с целью предотвращения мошеннических действий в инструкции нужно ограничить права доступа в программу учета компании.

В этом кадровом документе прописывают порядок приема и увольнения работников, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и пр. (ст. 189 ТК РФ). Нового работника необходимо ознакомить с Правилами под роспись. Является обязательным кадровым документом в силу статьи 123 ТК РФ.
Является обязательным кадровым документом в силу статьи 123 ТК РФ. График составляет руководитель отдела кадров (если таковой имеется) и подписывается генеральным директором.

Причем сделать это надо не позднее середины декабря, т.е.

за две недели до наступления нового календарного года. С документом должны быть ознакомлены все работники.

При составлении графика важно помнить, что при делении отпусков на части одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней.

Положение о работе с персональными данными сотрудников также входит в перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой компании (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ). В положении прописывается состав персональных данных, порядок их обработки и передачи третьим лицам, права и обязанности сотрудников при обработке и др.

Положение составляется в произвольной форме, но в любом случае должен по своему содержанию соответствовать требованиям Закона № 152-ФЗ. Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с Положением под роспись. Нельзя обрабатывать персональные данные сотрудника, пока сотрудник не дал согласия на их обработку.

Нельзя обрабатывать персональные данные сотрудника, пока сотрудник не дал согласия на их обработку. Согласие должно быть получено в письменном виде от каждого работника.

Штрафы за отсутствие согласия сотрудников на обработку данных За отсутствие согласия на обработку персональных данных предусмотрены штрафы: для компаний – от 15 до 75 тыс. руб., для должностных лиц – от 10 до 20 тыс.

руб. (ст. 13.11 КоАП РФ). Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда. В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т.

п. (ст. 135 ТК РФ). Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов. Компания ведет учет времени, отработанного каждым сотрудником (ст. 91 ТК РФ). Для этого используется табель учета рабочего времени – по форме № Т-12, Т-13 либо разработанный работодателем самостоятельно.

На основании табеля начисляется зарплата и заполняются расчетные листки. То есть табель входит в основные кадровые документы организации. При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Поскольку унифицированной формы расчетного листка законодательством не предусмотрено, данная форма разрабатывается работодателем самостоятельно и утверждается приказом или другим внутренним кадровым документом. Различные неунифицированные формы приказов, которые составляются компанией самостоятельно, также можно включить в обязательные кадровые документы. Приказы по основной деятельности издаются по вопросам, связанным с работой организации как юридического лица (например, приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность, о сроках сдачи отчетности, об организации воинского учета и т.

Рекомендуем прочесть:  Как проучить шумных соседей с верх

д.). Приказы по личному составу (как правило, унифицированные) издаются по вопросам, связанным с деятельностью организации как работодателя (о приеме на работу, о переводе, об увольнении, о премировании и т.д.). Делегируйте 1C-WiseAdvice. Доверив кадровые нормативные документы и в целом кадровый учет нашей компании, Вы сможете не отвлекаться на бумажные вопросы и спокойно заниматься бизнесом.

Нужна консультация? Мы всегда готовы помочь вам с любым кадровым вопросом или документом по персоналу!

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога Подписаться Поделиться статьей Наши лучшие статьи

  1. 14 мая 2020
  2. 15 августа 2020
  3. 15 октября 2020
  4. 07 апреля 2017

Заказ обратного звонка Ваше имя Ваш телефон Удобное время звонка Через 30 минут В течение дня Утром с 9 до 12 Днем с 12 до 15 Вечером с 15 до 19 Что вас интересует? Бухгалтерское обслуживание Оптимизация налогов Расчет зарплаты и кадры Восстановление учета Нулевая отчетность Другое Нажимая на кнопку «Заказать звонок», вы даете согласие на Наверх © 2004—2021, ООО «1С-ВайзЭдвайс» Другие компании группы Wiseadvice Наш офис в Москве: Рязанский проспект, д.75, корп.4 ИНН: 7721641003 КПП: 772101001 © 2004—2021, ООО «1С-ВайзЭдвайс» false

Передаем документы кадровой службы в архив

Вы здесь Опубликовано 2007-04-02 12:02 пользователем HRTrud «Отдел кадров коммерческой организации», 2009, N 5 Процедура ликвидации организации достаточно сложная и трудоемкая: необходимо передать основные средства, погасить задолженности перед поставщиками, работниками и государством, свериться с налоговым органом и провести другие необходимые мероприятия.

В такой суете важно не забыть передать архив компании в организацию, которая обеспечит его хранение.

Все документы, касающиеся персонала (приказы, личные карточки, докладные записки, объяснительные и т.д.), являются составной частью архива и организации, и специалист отдела кадров непосредственно участвует в процессе передачи документов на хранение.

Основные правила работы архивов организаций одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила), и именно ими должны руководствоваться организации при формировании архива документов.

Положения п. 9.7 Правил являются основанием для проведения процедуры передачи дел.

В частности, им установлено, что при ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником. А если правопреемник отсутствует? Тогда обратимся к п. 9.7.1 Правил: при ликвидации организации без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации.

В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив. То есть у ликвидируемых организаций, у которых правопреемник отсутствует, есть два варианта: передача архива ликвидируемого предприятия в вышестоящую организацию или же в соответствующий государственный архив.

Кому и какие документы передавать?

Во время проведения процедуры ликвидации кадровику необходимо обратиться в орган управления архивным делом, действующим на территории субъекта РФ. Информацией о его местонахождении обычно располагает местная администрация.

В управлении вас обязательно спросят о количестве дел, подлежащих передаче на архивное хранение, отдельно по каждой категории (постоянного, временного (свыше десяти лет), временного (до десяти лет) и по личному составу).

К категории документов по личному составу относятся документы, образующиеся в деятельности кадровых служб и бухгалтерии (приказы, личные карточки, лицевые счета по заработной плате и т.п.).

При отборе документов, подлежащих передаче на архивное хранение, обратите внимание на разд.

8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень). ——————————— Утвержден Руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000.

Приведем примерный перечень документов по личному составу, которые могут существовать в организации: — приказы по личному составу (или распоряжения, записки и т.п.); — должностные инструкции; — личные дела уволенных сотрудников; — трудовые договоры; — личные карточки уволенных сотрудников, в том числе временных (форма Т-2); — характеристики работников; — документы (выписки из протоколов, отчеты) конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников); — протоколы заседаний комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет; — списки работников; — книги (журналы, карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников; — журналы учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов); — книги (журналы, карточки) учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним; — невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства и т.п.); — лицевые счета по заработной плате сотрудников либо расчетно-платежные ведомости; — акты о несчастных случаях. Кроме того, архив запрашивает дополнительные документы, например свидетельство о государственной регистрации, устав, учредительный договор и т.д. Готовим документы В соответствии с п.

9.3 Правил все документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: — документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела; — каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями ГОСТа и иных нормативно-правовых актов; — в дело формируются документы одного календарного года; — дело должно содержать не более 250 листов, толщина его должна быть не более 4 см.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: — документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела; — каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями ГОСТа и иных нормативно-правовых актов; — в дело формируются документы одного календарного года; — дело должно содержать не более 250 листов, толщина его должна быть не более 4 см.

Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, нумерацию листов, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов. Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. Учитывая интенсивность использования документов по личному составу при исполнении запросов социально-правового характера, при выполнении переплетных работ и подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность.

Документы подшиваются и переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста всех документов, дат и виз. При подготовке к прошивке металлические скрепки, булавки или скобы от степлера из документов удаляются. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку в следующей последовательности (п.

3.7.23 Правил): — приказы (распоряжения) по личному составу; — списки личного состава; — карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи); — личные дела (при отсутствии отдельной описи); — лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате); — невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи); — акты о несчастных случаях.

Приказы по личному составу формируются так, чтобы каждое дело ограничивалось приказами, изданными в рамках одного календарного года. Внутри года приказы должны располагаться в хронологическом порядке. Иногда из-за нарушения порядка регистрации внутренних документов может произойти сбой в нумерации приказов, например: приказ от 7 августа имеет номер 93-к, а приказ от 15 сентября — номер 84.

В таком случае располагайте приказы по датам. Внимание! Приложение к приказу является составной его частью, а значит, должно остаться вместе с ним. Акты, заявления, служебные записки, являющиеся основаниями для издания приказов, должны из приказов изыматься и формироваться в отдельные дела, так как не являются составной частью приказов.

При комплектации личных дел работников для передачи в архив рекомендуем объединять несколько дел. Внутри каждого личного дела документы должны располагаться в хронологическом порядке: сначала анкета, резюме, рекомендательные письма, затем документы об образовании и лишь потом о приеме, переводе.

Закончить дело необходимо документами об увольнении: заявлением работника, приказом и т.п.

Особое внимание уделяется соответствию внутренней описи документов личного дела, составленной кадровиком, фактическому содержанию дела.

Если личные дела не велись, обязательно должны быть личные карточки работников. Они формируются по годам увольнения работников и систематизируются по алфавиту по первым буквам их фамилий, имен и отчеств.

Если в вашей компании личные карточки являются составляющей частью личного дела, то следует проконсультироваться с работниками архивного учреждения, как отобразить данный факт в описи дела. Кроме вышеуказанных документов передаче в архив подлежат и невостребованные трудовые книжки и иные документы, например аттестаты, удостоверения и т.п., оставшиеся от уволенных работников, не получивших их по каким-либо причинам. Передача таких документов осуществляется следующим образом.

Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении.

Трудовые книжки, если записи об увольнении в них были в свое время внесены, систематизировать по годам несложно. Если же записей об увольнении в трудовых книжках не имеется, кадровой службе необходимо их сделать на основании имеющихся документов по личному составу (приказов, личных карточек, лицевых счетов и т.п.) и заверить печатью организации. Поскольку невостребованные документы являются подлинниками, при формировании дел они не должны прошиваться.

Лучше всего разложить их в картонные папки с завязками и оформить обложку.

На каждое такое дело нужно составить внутреннюю опись по форме, приведенной в Приложении 10 к Правилам, например: ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ 1 документов ед. хр. N ————— N п/п Индекс документа Дата документа Заголовок документа Номера листов ед.

хр. При — меча- ние 1 2 3 4 5 6 1 02-10 03.05.1993 Невостребованная трудовая книжка Рыбкина Петра Львовича 2 02-10 20.10.2004 То же, Волковой Надежды Семеновны 2 (два) Итого ———————————— документов. (цифрами и прописью) 1 (один) Количество листов внутренней описи —————————. (цифрами и прописью) Инспектор отдела кадров Зайцева /А.И.

Зайцева/ Дата Номера в первой графе проставляются в рамках одного дела валовой нумерацией. Индекс документа, необходимый для второй графы, указывается в соответствии с номенклатурой дел. Если номенклатура дел в организации не составлялась, что в коммерческих организациях бывает очень часто, данную графу придется оставить пустой.

Рекомендуем прочесть:  Финская виза страна назначения

При заполнении третьей графы нужно посоветоваться с архивом: лучше указать только дату выдачи трудовой книжки или крайние даты, то есть с начала записей до последней записи, фиксирующей увольнение.

В графу «Заголовок документа» вносится его фактическое название и полные фамилия, имя и отчество бывшего сотрудника в родительном падеже. Для лиц, изменявших фамилию в период работы в организации, как основная используется последняя фамилия, по которой данный сотрудник увольнялся из данного предприятия.

Она указывается первой, а за ней (в скобках) — прежняя фамилия. Поскольку невостребованные документы являются личными, нельзя нумеровать листы такого дела и пятая графа останется незаполненной. В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце — лист-заверитель по установленной форме.

Оформляем лист-заверитель и обложку дела В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительного листа, а в начале — бланки форм для внутренней описи документов.

Крайне важно все листы (кроме заверительного и внутренней описи), включенные в дело, пронумеровать.

Делается это арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графическим карандашом или нумератором.

Внимание! Использование чернил или цветных карандашей для нумерации листов запрещено.

После того как дела сформированы, оформляются заверительный лист и обложка дела.

В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, в необходимых случаях проставляется количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.

Такой заверительный лист составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенности их нумерации по форме Приложения 9 к Правилам. ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____ В деле подшито и пронумеровано ___________________________ листов, (цифрами и прописью) в том числе: литерные номера листов __________________________________________; пропущенные номера листов ________________________________________ + листов внутренней описи ________________________________________ Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов 1 2 Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи Дата Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием должности последнего и даты составления. Все последующие изменения в составе и состоянии дела, например присоединение новых документов, отмечаются в заверительном листе со ссылкой на соответствующий акт.

При заполнении обложки дела нужно учитывать следующие моменты: — обложка дела оформляется по установленной форме (Приложение 11), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела; — при изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию на обложке указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки. — в тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома; — на обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела; — если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за.

год(ы)». Если делом является журнал регистрации приказов или распоряжений, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Кроме перечисленных документов, составляется опись дел по личному составу.

При составлении описи дел отдела кадров необходимо выполнить ряд требований: — каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером.

Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится под самостоятельным номером; — графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; — при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же»; — систематизация дел в описи и присвоение ей номера устанавливаются архивной службой.

Другие рекомендации по заполнению описи следует получить у специалистов архива, в который будут передаваться документы, так как в Правилах учтено не все. Как быть с документами, сроки хранения которых истекли?

Бывает, что на момент ликвидации организации сроки хранения некоторых документов истекли. На такие документы составляется соответствующий акт, а дальнейшая работа по их уничтожению производится в установленном п.

п. 2.4.1 — 2.4.7 Правил порядке. Причем напомним, что уничтожение документов производится в специальных пунктах вторсырья, где вам необходимо получить соответствующую квитанцию, наличие которой отражается в акте. Сама квитанция будет приложением к нему.

Кстати, к документам, сроки хранения которых истекли, согласно п.

2.4.2 Перечня можно отнести документы постоянного хранения, отложившиеся в процессе делопроизводства ликвидируемого предприятия.

Если у предприятия нет правопреемника, уничтожить их будет легче, так как при этом возникает меньше оснований, обусловливающих необходимость их хранения. Государственные архивы такие документы, как правило, стараются не принимать.

Но если все же имеется правопреемник, данные документы могут потребоваться ему в его работе. Словом, этот вопрос необходимо проработать и решить с принимающей стороной, исходя из практической ценности данных документов. Н.И.Бородина Эксперт журнала «Отдел кадров коммерческой организации» Подписано в печать 22.04.2009 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Организация архивного хранения кадровых документов

На чтение 5 мин.

Просмотров 874 Опубликовано 15.12.2020 Обновлено 23.02.2021 Документы компании даже после завершения срока действия должны быть в свободном доступе. JCat.Работа объяснит, как правильно организовать их архивное хранение на предприятии. Работа любой компании отражается на бумаге: в приказах, распоряжениях, личных делах, письмах, заявлениях и .

У каждого из них есть определенное время действия, которое прописано в . Кроме того, у них есть сроки хранения — период, в течение которого документ не может быть уничтожен.

В этом случае официальные бумаги отправляются в архив, в котором база официальных бумаг должна быть правильно организована и доступна.

Несмотря на то, что многие бумаги быстро теряют актуальность, их обязательно нужно сберегать: единые правила хранения архивных документов распространяется на все организации, которые ведут свою деятельность на территории РФ. Хранить при этом нужно как кадровую, так и другие виды документации (хозяйственную и бухгалтерскую). Выделяют три вида хранения документов:

  1. архивное — хранение важных бумаг непосредственно в организации;
  2. бухгалтерское — сбережение отчетов и финансовой деятельности;
  3. государственное — передача бумаг в государственный архив после успешного прохождения всех этапов проверки.

Причин хранить документы, которые уже не используются в работе компании, достаточно много.

Так, организация архивного хранения документов необходима:

  1. для создания дубликатов документов;
  2. на случай возможных проверок органами контроля;
  3. с целью выяснения обстоятельств работы бывших сотрудников.

И, конечно, одна из главных целей правильного архивного хранения — избежание санкций, предусмотренных статьей .

В первую очередь важно решить, кто будет заниматься этим вопросом.

Для сохранения документов можно создать специальное подразделение в компании или , которая обеспечит качественные услуги архивного хранения документов. Все подробности организации архивирования расписаны в .

Первый вопрос, который возникает у руководителей компании: где хранить архивные документы?

Организация архивного хранения документов зависит от формы собственности компании:

  1. частные структуры могут выбрать любой удобный способ сбережения документов, который предусмотрен действующим законодательством РФ.
  2. государственные структуры должны передавать все бумаги на сбережение только в подразделения Архивных Фондов РФ;

Если решение было принято в пользу организации архива непосредственно на территории предприятия, нужно выбрать место для нового структурного подразделения. Затем руководитель назначает сотрудников, ответственных за хранение каждой информационной группы документов. Второй важный вопрос касается времени, в течение которого нельзя уничтожать архивные бумаги организации.

Ответ на него зависит от требований нормативно-правовых актов и политики делопроизводства самой компании. Период хранения определяется для каждого вида документа в отдельности. Минимальный срок пребывания бумаг в архиве при этом составляет 5 лет, а максимального не существует: хранение некоторых документов официально не ограничено во времени.

Чтобы соблюдать все требования актуального законодательства РФ, необходимо подробно изучить , в котором указаны сроки сбережения документов. Во время передачи бумаг на хранение сотрудники архива составляют подробное описание документов, фиксируют дату их изъятия, а также определяют время окончания хранения.

Подкрепляется эта информация ссылкой на соответствующий закон — основание для принятых решений. Сроки нахождения каждого документа в архиве также записывают в специальный журнал, а рядом обязательно указывают основание — соответствующий пункт . После завершения периода хранения документов ответственный сотрудник компании составляет акт о ликвидации бумаг и утилизирует их.

Архив должен представлять собой специальное помещение, оборудованное по . Среди основных требований, которые предъявляются к хранилищу бумаг, нужно выделить:

  1. введение запрета на применение огнеопасных предметов, хранение продуктов питания и посторонних предметов на территории архива.
  2. организация скрытой электропроводки, герметичность розеток;
  3. обеспечение эффективной вентиляции;
  4. безопасность помещения — защита от возгорания и затопления, организация запасного выхода;
  5. отсутствие магистральных трубопроводов;

Если площадь архивного помещения позволяет, его нужно разделить на такие зоны:

  1. помещение для оформления новых документов;
  2. кабинеты сотрудников архива.
  3. непосредственно архивохранилище;
  4. читальный зал;

Важно, чтобы непосредственно архивохранилище было просторным.

Его необходимо зонировать для удобного расположения стеллажей, каталожных полок, архивных коробов. Для хранения особо ценных документов и бумаг с секретной информацией нужно продумать безопасные места — металлические шкафы с сейфовыми замками.

В современных условиях рабочие процессы организаций постоянно модернизируются. Документооборот компаний тоже изменяется — переходит в электронный режим.

Соответственно, разрабатываются новые требования к хранению документов. В таком случае сведения хранятся на физических носителях, которые должны обеспечивать:

  1. свободное воспроизведение информации на оборудовании в компании.
  2. длительное хранение документов — как минимум в течение 10 лет;

Кроме того, в обязанности сотрудников входит контроль за актуальностью носителей информации: в случае необходимости их нужно заменять на более новые, а информацию — конвертировать в современные форматы.

Правила хранения архивных документов периодически обновляются, поэтому важно следить за соблюдением требований к организации архива в компании.