Как оформит письмо

Как правильно писать и оформлять деловые письма

Оглавление:

  • Составление электронных писем
  • Общие правила написания
  • Подводя итоги
  • Бланк письма и оформление

Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами (например, представителями гос. органов), так и с «полуофициальными» — партнёрами, контрагентами, привлекаемыми во внештатном порядке специалистами и так далее.

Навык письменного общения нарабатывается достаточно быстро, однако на первых порах можно наделать много ошибок и произвести не самое приятное впечатление на своих адресатов. В этой статье мы поговорим об особенностях написания как обычных деловых писем (на бумажном носителе), так и электронных посланий.Бланк письма и оформление Обязательно используйте фирменный бланк своей компании.

Это всегда производит впечатление и увеличивает лояльность «собеседников».

Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации (или инструкции по делопроизводству). Базовые требования к бланкам деловых писем можно найти в ГОСТе 2003 года «Требования к оформлению документов». В бланк желательно «втиснуть» основную информацию о компании:

  1. адрес сайта.
  2. фактический и почтовый адреса;
  3. контактные телефоны;
  4. название (и сокращённое наименование);
  5. адрес электронной почты;

Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список.

При желании что-то можно добавить или исключить. Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом:

  1. в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами;
  2. обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу.
  3. в левом нижнем углу – ваши должность, фамилия с инициалами и подпись;
  4. если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху;
  5. в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма (не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов);
  6. минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу;
  7. отдельно нумеруется каждое приложение;

Впрочем, ГОСТ 2003 года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов (когда они указываются по центру).

Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант.Общие правила написания Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента:

  1. содержательную часть (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций);
  2. резюмирующую часть (краткое подведение итогов с чётким обозначением того, чего вы ожидаете от адресата).
  3. вступительную часть (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель);

Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо.

Хотите предложить сотрудничество? Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие?

Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу.

Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо.Язык письма Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой.

Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины.

«Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно. Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично. Несколько практических советов:

  1. пишите конкретно: различные «об этом», «они/он/она» недопустимы;
  2. используйте простые слова: «умные» термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать;
  3. избегайте логических нестыковок и резких переходов от одного смыслового блока к другому;
  4. не растекайтесь мыслью по древу – только конкретика и только в рамках заданной темы, без множества подробностей и несущественных деталей;
  5. проверяйте всё написанное на слух: речевые ошибки встречаются почти в каждом неотредактированном тексте.
  6. чаще пользуйтесь глаголами и реже – прилагательными;
  7. избегайте длинных высказываний, по возможности не используйте причастных и деепричастных оборотов;

Одно из главных правил написания деловых писем гласит: послание должно быть грамотным и стилистически выверенным.Особенности обращения к адресату Как правило, к адресату обращаются единожды, в начале письма.

Это можно сделать тремя способами.

  • Если вы обращаетесь к человеку впервые (или если между вами и адресатом установлены сугубо официальные отношения), следует использовать обращение, указывающее на определённую дистанцию. Пример: «уважаемый господин Иванов!».
  • Если вы обращаетесь к человеку, с которым у вас давно налажены доверительные деловые отношения, лучше назвать его по имени-отчеству. Пример: «уважаемая Екатерина Леонидовна!».
  • При коллективном обращении используйте стандартную фразу «уважаемые господа!».

В заключительной части нужно употребить так называемую закрывающую фразу. Здесь вариантов уже больше:

  1. «Всегда рады оказать вам услугу»;
  2. «С надеждой на продолжение сотрудничества»;
  3. «С уважением,» «Искренне ваш»;
  4. «С наилучшими пожеланиями»;
  5. и т. д.

Словом, выбор последней фразы – дело вкуса.Этика делового письма Даже завуалированное пренебрежение в деловом письме не остаётся незамеченным. Разумеется, рассчитывать на положительное или хотя бы ровное к себе отношение вы в таком случае уже не сможете.

Вывод очевиден: не поддавайтесь эмоциям и держите себя в рамках даже если адресат вас очень бесит.

Всегда обращайте внимание на тон послания. Особенно внимательно следует составлять письмо, в котором содержится отказ. Крайне неразумно начинать такое послание с категоричного «нет» в той или иной форме – это создаст у человека ощущение, что его просто послали. Попробуйте сперва предоставить убедительные (не надуманные) объяснения.
Попробуйте сперва предоставить убедительные (не надуманные) объяснения. Кратко изложив причины отказа, следует плавно перейти к его констатации.

При этом можно использовать такие формулировки:

  1. «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…»;
  2. «Глубоко сожалеем, но мы вынуждены отклонить ваше предложение».
  3. «К сожалению, мы не видим возможности удовлетворить вашу просьбу»;

В идеале ещё перед обоснованием отказа – в самом начале письма – следует вкратце повторить просьбу адресата. Он поймёт, что вы внимательно ознакомились с его просьбой или предложением, и наверняка это оценит. Возможно, в будущем вы ещё поработаете вместе – зачем сразу транслировать негатив и отпугивать человека излишней резкостью?

Никогда не впадайте в другую крайность.

Лесть и многочисленные уверения в искреннем расположении – это очевидные признаки неискренности.

Неискренность же всегда вызывает отторжение.Составление электронных писем Послания на бумажных носителях уже отживают свой срок.

Конечно, «бумажная» переписка никогда полностью не исчезнет, но уже через несколько лет написанные на классических бланках письма станут редкостью.

Переговоры всё чаще ведутся в электронном формате. Современный предприниматель сейчас отправляет по «мэйлу» в разы больше писем, чем по обычной почте. Деловые письма, отправляемые по электронной почте, пишутся по всё тем же общим правилам.

Требования к языку, стилю и тону, соблюдение норм этикета – все эти обязательные элементы не меняются.

Однако у электронных месседжей есть и свои специфические особенности.

  • К электронному письму можно приложить изображения или текстовые файлы. Дополнительные материалы и разъяснения, комментарии, развёрнутые подробные описания – всё это должно быть во вложенных файлах, но никак не в тексте письма.
  • Разделяйте текст на абзацы с интервалами между ними (просто оставляйте пустую строку).
  • Чем короче электронный месседж – тем быстрее на него ответят.
  • Используйте только стандартные шрифты.
  • Никакого «капса». Никогда. Даже в подзаголовках. То же самое относится к дублированным знакам препинания.
  • Чтение с экрана – сомнительное удовольствие. Бумажное письмо можно взять в руки, и уже поэтому оно на бессознательном уровне воспринимается более серьёзно, чем электронное. Учитывайте это.
  • В деловой переписке с людьми, с которыми у вас установились доверительные отношения (речь о проверенных партнёрах, надёжных контрагентах) можно изредка использовать смайлики. Это позволит «оживить» общение – смайлы на экране (пусть даже в деловом послании) воспринимаются вполне положительно. Конечно, в «бумажных» письмах их использовать нельзя.
  • Обязательно ставьте подпись. В электронных письмах она обычно состоит из 3-6 строк и включает имя и фамилию отправителя, его должность, название компании, адрес сайта и контактный телефон.
  • Не отключайте в настройках цитирование – пусть предыдущая переписка отображается внизу, под катом.
  • Не злоупотребляйте выделением текста – к наиболее важным моментам можно применить «полужирный», но использовать разные цвета недопустимо.
  • Позаботьтесь о том, чтобы ваш логин выглядел солидно или хотя бы адекватно. хорошо, плохо.
  • Если вы не знакомы с адресатом – вкратце обрисуйте, кто вы, как узнали о нём. Без этого необходимого вступления сообщение могут принять за спам и сразу удалить.
  • Очень важно всегда заполнять поле «Тема». Именно от этой строчки зависит, откроет ли человек пришедшее сообщение. Если вы пишете незнакомому вам лицу, стоит постараться и придумать интересный заголовок. Но не переусердствуйте – темы в духе «Срочно!!! Уникальное предложение, откройте прямо сейчас!» вызывают лишь желание поскорее щёлкнуть по иконке корзины наверху. Заголовок должен состоять из 3–5 слов и отражать содержание послания.

Пример подписи: С уважением, Иван Иванов http://site.com.

Предлагаем вам образец делового письма.Подводя итоги Хотя всё довольно просто, примеры правильно написанных деловых писем не столь многочисленны. Предприниматели регулярно путаются в оформлении, используют не вполне корректные обращения и забывают о важных нюансах.
Перечислим главные особенности, свойственные хорошим деловым посланиям:

  1. отсутствие рассуждений, повествовательности, излишней детализации;
  2. нейтральность тона изложения;
  3. чёткая логическая взаимосвязь между частями текста и отдельными фразами.
  4. краткость (желательно, чтобы письмо занимало не больше одной страницы);
  5. отсутствие эмоциональных оценок;
  6. объективность;

Это своеобразный чек-лист, с которым можно сверяться на первых порах.

После сотни составленных и отправленных деловых посланий надобность в нём отпадёт. Не игнорируйте изложенные выше правила и помните: «прокачанное» мастерство деловой переписки существенно повышает вашу репутацию и, соответственно, имидж фирмы.
Поделиться материалом:

Деловое письмо.

Образец и бланк

» Каждому человеку, занимающемуся бизнесом, время от времени необходимо писать деловые письма.

Корреспонденция подобного рода давно стала неотъемлемой частью бизнес-процесса. С ее помощью можно быстро решать огромное число проблем, а также находить ответы на многие вопросы и вызовы. Единая их классификация отсутствует.
Тем не менее, можно выделить следующие типы подобной корреспонденции:

  1. сопроводительное письмо. Например, опись документов, находящихся в пакете;
  2. рекомендательные;
  3. приглашение;
  4. коммерческие предложения;
  5. рекламация (официальная претензия);
  6. соболезнования.
  7. поздравление;
  8. напоминание;
  9. гарантийные. Обычно составляются по формуле:”Прошу вас… Оплату гарантирую”;
  10. извещение. Например, о смене банковских реквизитов;
  11. благодарственные;
  12. подтверждение о получении (писем, документов и пр.);
  13. оферта. По сути близка к коммерческому предложению, но отличается от него обязательным наличием наименования товара или услуги, информации по цене, месту и срокам выполнения или действия;
  14. просьба. Например, о повторной отправке каких-либо документов;

В принципе, составить деловое письмо может любой сотрудник компании.

Чаще всего автором является руководитель или специалист того отдела, по тематике работы которого и составляется документ, или другой сотрудник, уполномоченный на это руководством организации. Но так как письмо обычно пишется от имени всей компании, то оно обязательно должно быть утверждено и подписано руководителем.

Но так как письмо обычно пишется от имени всей компании, то оно обязательно должно быть утверждено и подписано руководителем. Прежде всего, необходимо определиться с темой письма. При этом действует правило: «одна тема – одно письмо».

Затрагивать несколько тем в одном послании допустимо только при наличии между ними тесной взаимосвязи. Второе – нужно определить количество и перечень лиц, которым оно адресовано.

От этого зависит форма обращения (обезличенная, множественная и т.д.). Теперь можно приступать собственно к написанию письма.

Делопроизводство в РФ определяется рекомендательными требованиями ГОСТа Р 6.30-2003.

Одним из обязательных моментов является наличие в письме определенных реквизитов организации-автора.

Хотя упомянутый ГОСТ выделяет около 30 различных реквизитов, на практике используются далеко не все.

Обычно набор ограничивается следующими:

  1. регистрационный номер.
  2. банковские реквизиты;
  3. ИНН, КПП;
  4. данные о контактах (телефон, факс);
  5. адрес (почтовый и/или юридический);
  6. дата написания;
  7. название организации;
  8. адрес электронной почты;

Все эти реквизиты (кроме двух последних) можно каждый раз вписывать в левый верхний угол, а можно использовать готовый бланк, который их и содержит. Второй вариант предпочтительнее не только из-за экономии времени и уменьшения вероятности ошибок, но и по имиджевым показаниям. Бланк может быть выполнен типографским способом, но чаще всего организация сама печатает его на цветном принтере.

В правом верхнем углу указываются название организации, должность получателя и его ФИО в родительном падеже.

Дальше идет заголовок письма, раскрывающий его вид или тему, а следом – вежливое адресное обращение. Здесь следует соблюдать осторожность в формулировках, так как обычное: «Уважаемый…» не всегда уместно (высокие должностные лица, служители церкви и т.д.).

Если письмо не имеет личного адресата, то можно ограничиться простым: «Добрый день!» Основной текст письма должен иметь следующую структуру:

  1. основная часть;
  2. список приложений (при их наличии).
  3. причина или цель написания;
  4. ФИО исполнителя;
  5. итоговая часть (вытекающая из основной);
  6. заключительное проявление вежливости (например: «С уважением…»);
  7. должность лица, подписавшего письмо;

Допускается оформление письма как в рукописном, так и в печатном варианте. В первом случае почерк, естественно, должен быть легко читаемым (лучше всего, каллиграфическим). Компьютерная печать удобна при необходимости создания нескольких копий.

Ставить печать организации с 2016 года необязательно (достаточно только подписи), но на рекламации, оферты и гарантийные письма все-таки желательно. Перед отправкой письмо регистрируется в журнале и получает исходящий номер, который указывается в самом документе наряду с датой написания.

В первую очередь – на грамотность. Письмо с орфографическими ошибками создает неприятное впечатление об отправителе и вероятность последующего партнерства значительно снижается. Во-вторых, изложение должно быть четким и кратким.

Согласно некоторым исследованиям, большинство людей не склонны тратить на прочтение подобной корреспонденции более минуты. Поэтому размер не должен превышать 1 страницы. Форма письма должна быть максимально корректной.

Текст необходимо структурировать на короткие абзацы, пункты и т.д. для облегчения чтения и понимания его смысла.

Это создает благоприятное впечатление. Наличие полей обязательно. Обычно слева оставляют 3 см, а справа -1,5 см. Согласно сложившейся практике, подобная корреспонденция выполняется шрифтом Times New Roman, размер 12, интервал одинарный.

Во-первых, независимо от стажа общения с получателем, недопустим фривольный или развязный тон.

Но и писем, наполненных распространенными разговорными штампами (как и чрезмерно сухих) тоже следует избегать. Нежелательны сложные словесные конструкции, которые тяжело воспринимаются читателем.

Обилие узкой специальной терминологии тоже не улучшает качество документа.

Информация должна быть полной, достоверной и проверенной. В противном случае ее использование недопустимо.

Эмоциональные оценки тоже не нужны. Документ не должен содержать подчисток, исправлений, зачеркиваний.

В нем должны по максимуму отсутствовать сокращения. Всегда необходимо помнить, что во многих случаях подобные письма носят официальный характер, и в определенных ситуациях могут иметь юридические последствия.

Для отправки делового письма можно использовать несколько методов. Каждый их них имеет свои преимущества и недостатки. 1. По электронной почте. Быстро, удобно, современно.

Но проблема в том, что при большом объеме различной корреспонденции, получатель может просто «потерять» ваше письмо. Просить поставить отметку о прочтении далеко не всегда удобно.

Остается только проконтролировать получение с помощью телефонного звонка.

2. По факсу или с помощью мессенджера.

Способ допустимый, но при наличии взаимоотношений, позволяющих осуществлять подобного рода контакты. 3. «Почта России». Таким путем обычно пересылаются оригиналы документов и вообще – корреспонденция, содержащая живые подписи и печати. Предпочтительной при таком способе отправки является форма отправки с уведомлением о вручении.

При этом можно контролировать процесс прохождения письма, а отправитель получит уведомление о вручении корреспонденции адресату.

Недостатком является длительный срок доставки писем. ( Пока оценок нет ) Понравилась статья?

Поделиться с друзьями: Как правильно написать письмо – обращение в различные органы?

Это дисциплина, которую следует хорошо Такой документ как рекомендательное письмо работнику широко распространен в мировой практике. В нашей же Каждая организация время от времени получает различные предложения, резюме, просьбы и т.д. По статистике, Многие работодатели сталкиваются с тем, что в штате у них числятся сотрудники, в отношении

Письма

Очистить Письмо – это документ управленческого характера, являющийся основой входящей и исходящей корреспонденции.

Различают самые разные его разновидности. Правила оформления зависят от конкретного вида. Основная функция писем – обеспечение связи с внешними структурами, взаимодействие между подразделениями.

подразделяются на виды в зависимости от этих объединяющих признаков:

  1. По предмету. Различают коммерческие и деловые письма. Первые обычно составляются от имени ЮЛ. Применяются при оформлении коммерческих сделок, заключении контрактов. Деловые письма нужны для решения управленческих, организационных и юридических вопросов.
  2. По содержанию. Есть письма, в которых рассматривается только один вопрос. Но документ может содержать и сразу несколько вопросов.
  3. По структуре. Регламентируемые ГОСТ и составляемые в свободной форме.
  4. По адресату. Различают обычные (направляемые одному получателю) и циркулярные (получателей несколько).
  5. По цели составления. Различают информационные и рекламные письма. Первые нужны для информирования читателя о чем-либо, вторые – для стимулирования продаж.
  6. По форме. Могут быть электронными и обычными.
  7. По функциям. Могут быть инициативными. Предполагается, что отправитель будет ждать от получателя письма какой-либо реакции (принятия решения, письменного ответа). Второй вид документа – письма-ответы.

Часто вид письма полностью определяет его содержание. К примеру, информационные и рекламные бумаги могут разительно отличаться между собой. При составлении письма следует руководствоваться официально-деловым стилем изложения.

Рассмотрим основные правила, актуальные при оформлении:

  1. Приведение содержания письма в соответствие со стандартами. Существуют термины и обороты, использование которых – сложившаяся практика в деловой среде. Есть также структура, считающаяся стандартом. Стандартизация облегчает восприятие и изложение информации, служит целям оптимизации.
  2. Нейтральный тон. Исключена эмоциональность, слова с определенной окраской (к примеру, не рекомендуется использовать уменьшительно-ласкательные суффиксы).
  3. Лаконичность. Письмо должно содержать только необходимые сведения. Желательно делать текст кратким. Для этого исключаются все участки текста, не относящиеся к делу. Однако текст нельзя сокращать до такого состояния, что получатель не понимает отправителя.
  4. Использование стандартной терминологии. Терминология, которая может использоваться в деловой переписке, регламентируется ГОСТ Р 511141-98.
  5. Отсутствие участков текста, которые можно толковать двояко. Все формулировки должны быть точными и однозначными. В обратном случае получатель письма может просто не понять, что ему хотел сказать отправитель.

Текст не должен быть усложнен многосоставными предложениями.

Нужно помнить о главной цели документа – достижение понимания между двумя участниками беседы. Стандартное деловое письмо состоит из этих четырех частей:

  1. Основная. Прописывается главная цель обращения. Здесь же можно отразить доказательства, привести анализ ситуации.
  2. Вводная. Фиксируются причины направления письма. Здесь могут присутствовать ссылки на другие документы.
  3. Обращение. Может быть общим или индивидуальным. Во втором случае указывается имя/отчество получателя (к примеру, «уважаемый Иван Иванович»).
  4. Заключение. Завершение текста – целевое действие. К примеру, здесь можно сформулировать свою просьбу/требование.

Не существует идеальных писем. Содержание документа напрямую зависит от множества факторов.

К ним относится степень знакомства, необходимость в официальном обращении, правила, актуальные для конкретной ситуации. Подробные требования к письму приведены в ГОСТ Р 6.30-2003.

Для составления используются листы формата А4 или А5. Основные нормы:

  1. Поля: 20 мм левое, верхнее и нижнее, 10 мм – правое.
  2. В тексте могут присутствовать таблицы, графы и прочие элементы.
  3. Подпись должна сопровождаться расшифровкой.
  4. Если есть приложение, нужно указать на этот факт (к примеру «Приложение: на 2 листе в 2 экземплярах»).
  5. Дата оформления письма – это дата его подписания.
  6. Ссылка на исходящий номер – это сам номер, а также дата письма, на которое отвечают.
  7. Цвет бумаги: белый.
  8. Адресат – это организация, подразделение или человек.

Если необходимо, прописывается ФИО исполнителя и номер его телефон.

К СВЕДЕНИЮ! Фирма имеет право разрабатывать бланки самостоятельно. То есть, использование ГОСТ – это рекомендация, но необходимость.

  1. 17422
  2. 6985
  3. 45333
  4. 26628
  5. 25114
  6. 2077
  7. 6683
  8. 16789
  9. 23075
  10. 6863
  11. 9438
  12. 1372
  13. 24526
  14. 8582
  15. 2050
  16. 12445
  17. 13776
  18. 25258
  19. 3618
  20. 9835
  21. 14094
  22. 38556
  23. 11027
  24. 38868
  25. 1952
  26. 11250
  27. 18713
  28. 12555
  29. 6759
  30. 3713
  31. 18062
  32. 24381
  33. 63102
  34. 39915
  35. 29965
  36. 1331
  37. 10685
  38. 8604
  39. 8967
  40. 11699
  41. 13582
  42. 6373
  43. 16756
  44. 24466
  45. 6488
  46. 38486
  47. 15229
  48. 11557
  49. 29178
  50. 9949
  51. 7884
  52. 14884
  53. 13030
  54. 18838
  55. 8986
  56. 8975
  57. 15533
  58. 14696
  59. 47537
  60. 10147
  61. 12769
  62. 10699
  63. 7391
  64. 19928
  65. 3167
  66. 28967
  67. 28123
  68. 6484
  69. 30895
  70. 8264
  71. 19585
  72. 51707
  73. 17124
  74. 2766
  75. 23597
  76. 13611
  77. 14167
  78. 7861
  79. 19996

Как написать официальное письмо

26629 Официальное письмо – это форма делового послания, которое имеет статус документа.

Оно может применяться для отправки каких-то сообщений между организациями или индивидуальными предпринимателями и частными лицами.

  1. Проверено экспертом
  2. Бесплатная загрузка
  3. Онлайн просмотр
  4. Бланк и образец

ФАЙЛЫ Между обычными письмами и официальными посланиями существует несколько различий:

  • письмо также обязательно должно быть подписано конкретным человеком;
  • при наличии печати у отправителя — проштамповано.
  • одно из основных заключается в том, что официальное письмо всегда содержит в себе полные реквизиты отправителя, а также данные о получателе;

Кроме того, официальные письма зачастую формируются на специальных фирменных бланках – это придает им солидности и лишний раз подчеркивает их официальных статус. Что касается реквизитов на официальных бланках, то не лишним будет дать расширенное описание этой части документа, называемой на языке делопроизводителей «формуляром».

В частности, в бланках всегда должно быть:

  1. номер исходящего послания и дата его составления;
  2. на бланках государственных учреждений должен быть государственный герб, на бланках коммерческих предприятий – логотип или эмблема;
  3. номер контактного телефона, номер факса и индекс;
  4. если у организации есть сайт, то в реквизитах его тоже нужно обозначить, как и адрес электронной почты.
  5. наименование организации-отправителя (полное и сокращенное);
  6. ИНН, КПП, код ОКПО, номер документа по ОКУД (если он имеется);
  7. адрес (юридический и почтовый);

Информационные письма могут быть самыми различными:

  1. гарантийными;
  2. извещательными;
  3. рекламационными;
  4. инструкционными;
  5. пригласительными и т.д.
  6. сопроводительными;
  7. рекомендательными;
  8. подтверждающими;

То есть, по сути дела, они могут составляться по самым разным поводам и обстоятельствам. Главное условие — их соответствие определенным критериям. При этом следует иметь ввиду, что официальные письма – единственный вид документов, на которых не ставится их название.

При составлении официального послания следует придерживаться определенных норм и стандартов.

В такого рода корреспонденции нужно обязательно использовать только вежливую форму обращения к адресату, излагать основные мысли необходимо коротко, емко, строго по делу (не забывая о том, что человек не всегда готов тратить на прочтение письма много времени). Если текст послания слишком длинный и содержит много разнообразной информации, его надо поделить на абзацы, а при необходимости – еще и на отдельные пункты, не забывая при этом делать смысловые акценты. Можно выделять какие-то мысли размером или цветом шрифта (если письмо печатается на компьютере) или подчеркиванием (если письмо пишется от руки).

Самую важную часть письма следует писать в начале или конце – в этом случае она лучше запоминается. К официальным письмам требования достаточно серьезные и определенные. В них недопустимо использовать узкоспециальные термины, большое количество сложных речевых, деепричастных и причастных оборотов, грубые слова и, тем более, ненормативную лексику.

Также следует избегать витиеватых или размытых по смыслу предложений. Тон послания должен быть сдержанным, исключены какие-либо развязность, панибратство.

Для официального письма не разработано никаких стандартов и шаблонов, так что писать его можно в свободной форме или по образцу, разработанному на предприятии.

Главное условие, чтобы данный документ по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства, а по тексту — правилам русского языка.

Следует помнить о том, что существует ряд сведений, которые должны содержаться в информационном письме непременно:

  1. суть послания;
  2. наименование организации-отправителя;
  3. подпись отправителя.
  4. адрес организации;
  5. контактный телефон (для связи);
  6. должность и ФИО ее представителя;

К письму могут быть приложены какие-либо дополнительные бумаги, фото и видео документы. В этом случае их наличие следует отметить в основном тексте.

Также допустимо указывать в «теле» письма ссылки на законы, нормативные, правовые акты, имеющие непосредственное отношение к посланию.

Отправлять официальные письма можно разными способами:

  1. Второй способ, также востребованный, более надежный, но затратный по времени: отправка официального письма через Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении. Такой метод гарантирует получение письма адресатом, как и еще один классический метод, по сию пору не утративший актуальности: передача сообщения через факс.
  2. Наиболее простой, быстрый и доступный: электронные средства связи. Единственный минус такого пути: послание может легко затеряться, попав, к примеру, в папку «спам». Поэтому этот вариант подходит только в тех случаях, если у отправителя уже существует прямой контакт с получателем (через личные встречи или телефонную связь).

Образец делового письма

38487 Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

  1. Проверено экспертом
  2. Бесплатная загрузка
  3. Бланк и образец
  4. Онлайн просмотр

ФАЙЛЫ Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

  1. ;
  2. и т.п.
  3. ;
  4. ;
  5. ;
  6. ;
  7. информационное письмо;
  8. ;
  9. поздравительное письмо;
  10. ;
  11. ;

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора.

Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании. Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных.

При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям. В первую очередь, это определенная структура.

В послании всегда должны быть указаны:

  1. реквизиты отправителя и получателя,
  2. вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»), Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).
  3. дата написания,
  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
  • просьбы и объяснения
  • заключение.
  • К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте. Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации.

    Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции.

    Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма). Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к.

    с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

    Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

    При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д.

    Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

    Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

    Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время.

    Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

    В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы».

    Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

    В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения. Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых. Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

    • Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.
    • Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема. Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).
    • Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление. Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

    Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец

    Юрист 15 января 2021 Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам. Содержание Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

    1. при ведении бизнеса;
    2. при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
    3. при направлении претензий потребителей.

    Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

    1. претензии.

      Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;

    2. информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
    3. гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
    4. по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.
    5. запросы (документов, информации, данных) и просьбы.

      Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;

    6. коммерческие предложения.

      Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;

    Эксперты КонсультантПлюс разобрали, . Используйте эти инструкции бесплатно.

    Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

    1. вежливое обращение;
    2. грамотность, краткость и лаконичность информации;
    3. правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
    4. указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

    Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия: Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

    Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата.

    Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

    Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

    Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь. Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

    Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде.

    Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя.

    Не забудьте оформить приложения при их наличии. Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

    При официально-деловой переписке не допускаются:

    1. невежливое обращение;
    2. искажение или пространное изложение информации.
    3. ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;

    Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим , который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

    1. используется как продольный, так и угловой бланк;
    2. отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
    3. применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.
    4. требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
    5. используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;

    В общем виде угловой бланк выглядит так: Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru» ИНН 1234567890/КПП 121001001 ОГРН 2323454567001 АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1 Исх. № 987 от 12.12.2020 Директору ООО «Общество» Иванову И.И.

    123456, Россия, Субъект РФ, ул.

    Булочная, д. 5 Уважаемый Иван Иванович!

    В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество». Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».

    Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович Исп. Федоров Ф.Ф. 8 (123) 456789 Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:

    1. если требуется официальное подтверждение направления бумаг и получения их адресатом, например, при направлении претензий или требований, воспользуйтесь отправкой Почтой России. Выбирайте заказное письмо с уведомлением.
    2. для оперативного сообщения информации используют электронную почту или факс. При использовании электронной почты обязательно заполняйте поле «Тема», чтобы получатель сразу сориентировался в вопросе, и письмо не попало в спам. Также допускается указывать важность документа, но злоупотреблять этим не стоит;

    с просьбой предоставить документы (незаполненный) Юрист В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция.

    В 2018 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2020 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми. Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

    Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

    КАДРОВИКУ: СТАТЬИ КАДРОВИКУ: НОВОСТИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях.

    Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!

    Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

    Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

    Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт. Ошибка на сайте Сообщение должно быть длинной не менее 10 символов Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?