Как правильно состовлять первую опись по делупроизводству

Как правильно составить опись передаваемых документов


25 Июля 2020 в 10:07 Опись документов — это список, сопровождающий любую передачу документации: как внутри организации, так и за ее пределы. Именно она позволяет отслеживать движение документации, организовывать делопроизводство и контролировать ее местонахождение. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Понимание того, как составить опись документов, позволяет наладить внутреннее делопроизводство организации, что необходимо для контроля документооборота:

  1. оптимизировать работу компании и соответствующего сокращения ресурсов, как временных, так и человеческих, которые тратятся на поиск необходимых данных или восстановление утерянных.
  2. отследить движение документов между отделами или за пределы компании и в любой момент определить актуальное местоположение искомой;

Каждая компания вправе самостоятельно определять, как организовать перемещение документации, как делать передаточные перечни и какой вид они должны иметь.

Нормативных требований в этой части нет, существует рекомендуемый бланк описи документов для передачи, на который можно опереться при разработке собственных форм. Форма передаточной описи утверждается внутренним актом организации. Желательно, чтобы она имела в своем составе следующие разделы:

  1. наименование организации, откуда исходит документация;
  2. порядковый номер каждой передаваемой единицы в пакете, ее наименование, количество листов и экземпляров — эту информацию можно оформить в виде таблицы. В ней же желательно указать, подлинники ли передаются или копии, и если копии, то заверенные или нет;
  3. наименование организации, куда передается пакет;
  4. Ф.И.О. и должность лица, передающего пакет, и подпись принимающего, как свидетельство того, что он передан.
  5. дата составления перечня;
  6. общее количество листов для передачи;

Опись оформляется в двух экземплярах: для передающей и принимающей сторон.

Если после заполнения формы в ней остались пустые строки, их следует перечеркнуть ручкой.

Существуют несколько возможных классификаций прилагаемых к отправке перечней. Для каждого вида организациям рекомендуется разрабатывать собственный шаблон.

В зависимости от того, какую передачу сопровождает перечень, его можно отнести:

  1. к внешним, если он сопровождает пакет бумаг, отправляемых в другую организацию.
  2. к внутренним, если бумаги передаются внутри юридического лица из одного подразделения в другое;

В зависимости от тематики сопровождаемых бумаг:

  1. уставная документация.
  2. бухгалтерская отчетность;
  3. кадровые бумаги;

Этот список типов не является закрытым, каждому аспекту деятельности организации сопутствует определенный документооборот, нуждающийся в организации. Наконец, выделяется особый вид перечней — сдаточные, оформляемые для передачи дела в архив, пример которых будет рассмотрен отдельно.

Внутренняя опись документов (при передаче документов между подразделениями организации оформляют именно ее) следует составлять в виде таблицы.

Форма таблицы, объем информации, которую в нее необходимо вносить, определяется внутренними распорядительными документами компании.
Заботясь о том, как правильно составить опись документов для передачи, следует включить в ее состав следующие разделы:

  1. примечание — поле предусматривается на случай, если делопроизводителю потребуется сделать какую-либо дополнительную пометку относительно конкретного листа;
  2. номера листов — листы передаваемого пакета должны иметь сквозную нумерацию, каждый акт занимает тот или иной диапазон страниц дела;
  3. заголовок — должен кратко отражать суть бумаги;
  4. индекс — необязательный элемент реквизитов, ставится в исключительных случаях, когда передается большой объем документации;
  5. итоговое количество листов в передаваемом деле;
  6. дату составления, должность, Ф.И.О. и подпись составителя.
  7. дата — имеется в виду дата регистрации бумаги, то есть день, когда она принята к учету в делопроизводстве;
  8. порядковый номер бумаги;

Можно использовать следующий бланк и образец описи передачи документов: Это особый вид сопроводительной документации, составляемый в связи с передачей дела на хранение в архив.

В таких перечнях присутствуют дополнительные графы:

  1. срок хранения.
  2. крайние даты — необходимо указать, до какой даты бумагу надлежит хранить. Дата определяется в соответствии с нормой архивного хранения, как правило, она составляет пять лет;

Рекомендуем скачать образец описи передаваемых документов и заполнять его по шаблону.

Такой список фиксирует передачу бумаг в архив бессрочно, то есть они не будут уничтожены после истечения нормативного срока хранения. Перечень уникален тем, что в нем нет графы «Срок хранения». Кроме того, к таким спискам нередко составляются предваряющие их пояснительные записки с описанием организации, основных направлений ее деятельности и бумаг, вошедших в описываемое дело.
Кроме того, к таким спискам нередко составляются предваряющие их пояснительные записки с описанием организации, основных направлений ее деятельности и бумаг, вошедших в описываемое дело.

Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

  1. Борис Кудрин Кудрин 2020-10-06 19:58:14 Всё смешалось, люди, кони. Внутренняя опись ни как не может служить документом для передачи, куда-кому либо. Это внутренний документ дела, которое передаётся в архив организации. Опись (приведённая в образце) архивный документ, и к передаче куда-кому либо тоже не подлежит. Документы передаются по описи из подразделения в архив по описи (по личному составу, постоянного срока хранения, с временными сроками 10 и более лет), на основании этих описей работник архива составляет сводную архивную опись. Документы с временными сроками до 10 лет (как правило) не предаются, ни по описи ни по акту. А для передачи документов сторонним организациям, как и в правоохранительные органы существует утверждённый акт. Правила работы архивов организации.
  2. Никита Костров 2020-10-07 07:49:13 Чет я ничего не понял из Вашего коммента, передаются по описи, не может служить для передачи. документы с временными сроками до 10 лет (как правило) не предаются. можете написать понятнее?

Автор: Краткий курс по охране труда: как работать после изменений Пять емких и полезных уроков по ОТ. Дадим инструкции с учетом последних изменений — сможете сразу применять их, чтобы наладить охрану труда в организации.

В конце пришлем чек-листы для самопроверки. Это бесплатно. Отказаться от писем можно в любой момент. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Закрытие ООО при отсутствии деятельности — определенный порядок действий по исключению организации из ЕГРЮЛ.

Может осуществляться как по решению участников общества, так и налоговой инспекции. 01 Июня 2021 в 10:57 Доверенность на получение посылки — это документ, с помощью которого адресат почтового отправления уполномочивает другое лицо забрать его вместо себя. Такой документ удостоверяется нотариально, когда его выдает гражданин, в случае если его выдает компания — нотариальное удостоверение необязательно.

28 Мая 2021 в 13:17 Доверенность на получение товара онлайн — это документ, созданный с помощью функционала специальных интернет-ресурсов, по которому сотрудник организации вправе выполнить приемку той или иной продукции от имени работодателя.

Этот документ необязательно оформлять с помощью интернет-сервисов — допускается написать его самостоятельно.

28 Мая 2021 в 13:17 Код ОКТМО по месту жительства — это шифр муниципального образования, к которому относится налогоплательщик. Он необходим для заполнения налоговых документов.

17 Мая 2021 в 15:01 Запрос на предоставление документов — это письмо, в котором содержится обращение одной стороны к другой отправить важные бумаги или официальную информацию. Такие письма компании обычно адресуют коммерческим партнерам или государственным органам, чтобы получить недостающие сведения.

04 Мая 2021 в 10:12 03 Июня 2021 01 Июня 2021 27 Мая 2021 25 Мая 2021 25 Мая 2021 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Внутренняя опись документов личного дела

28986 Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков.

Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».

  1. Проверено экспертом
  2. Онлайн просмотр
  3. Бесплатная загрузка
  4. Бланк и образец

ФАЙЛЫ Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник.

В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат. Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников.

Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах).
К ним относятся

  1. те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
  2. а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме.

Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику. На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа.

Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

  • каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
  • использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

  1. список описываемых документов,
  2. полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).
  3. наименование предприятия,
  4. должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.

Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы. Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились). Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий).

Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.

При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника. Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов). В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются.

Здесь же содержится название компании-работодателя.

Далее оформляют в таблицу список документов описи:

  1. номер документа по порядку,
  2. примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.
  3. заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
  4. номера листов,
  5. затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
  6. дата составления и подписания,

Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле. В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).

После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию.

Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.

Как составить опись документов

/ Сегодня рассмотрим тему: «», основанную на мнении ряда авторитетных источников. На все возможные вопросы вам ответит дежурный юрист.СодержаниеОт того, как организован документооборот и архивное хранение документов на предприятии, во многом зависит удобство обращения с документами и возможность отследить «движение» того или иного документа между отделами и внешними адресатами.Как должна формироваться документальная база, как правильно составить опись документов организации и иные виды описей для систематизации документооборота, рассмотрим в этой статье.Тем, кто впервые сталкивается с необходимостью организовать документооборот в пределах своей деятельности, может показаться, что принцип его ведения каждый определяет самостоятельно.

Однако это далеко не так.Порядок организации документооборота, в т.ч. необходимость оформлять описи и проводить их регистрацию, предусмотрена положениями раздела 3.7 «Основных Правил работы архивов организаций», одобренных Решением Росархива от 06.02.2002 г.Указанный порядок регламентирует необходимость составлять опись документов в случае формирования дел:с постоянным сроком хранения;подлежащих хранению в течение срока от 10 лет;личного дела сотрудника (ведение личного дела обязательно для каждого работника, состоящего в штате субъекта хозяйствования);дел по личному составу;Опись в дело включает в себя перечень документов, содержащихся в единице архивного хранения или текущей документации, и имеет самостоятельную порядковую документацию.При формировании фонда архивного хранения, составляется сводная опись, в которую включаются все описи, содержащиеся в делах, при этом каждой из них присваивается номер, идентичный номеру, под которым опись зарегистрирована в сводном реестре.В п.3.7.3 Правил указаны элементы, которые рекомендуется включать в информационный блок описи. Кроме этого, Росархив разработал ориентировочную форму документа, которую одобрил в качестве Приложения №12 к настоящим Правилам (скачать опись документов по этой форме можно далее).Поскольку для описи документов бланк не стандартизирован, субъект хозяйствования вправе самостоятельно определять и разрабатывать форму описи, которая будет использовать для организации документооборота и архивного хранения.

При этом форма документа может быть разработана как на основе базовой структуры Приложения № 12 к Правилам, так и в удобной для пользователя форме, учитывающей особенности специфики деятельности или порядка систематизации и хранения документов на предприятии.В работе по систематизации дел и документов, находящихся в текущем пользовании и формированию архивной базы, используется несколько видов описей, различающихся по назначению.Рассмотрим наиболее часто используемые модификации описей, и в каких случаях используется каждая из них.Опись вложения, в которой отражен перечень документов внутри конкретного дела. Составляется для каждой единицы хранения.

Должна содержаться как в делах текущего пользования, так и в закрытых делах, находящихся на архивном хранении.Опись, составляемая при подготовке дел к передаче от одного лица другому, передаче внешнему адресату, передаче дел на архивное хранение в централизованные архивы.

Сформированная опись передаваемых документов (образец скачать можно ниже) содержит регистрационные номера (присвоенные по внутреннему каталогу) и названия передаваемых дел, количество содержащихся в нем документов и страниц.Опись, в которой содержится информация о делах или пакете отдельных документов, переданных из одного структурного подразделения предприятия в другое, либо от одного должностного лица другому, делах и документах, переданных на ответственное хранение в специализированные архивы или на временное пользование по заявлению или требованию государственных органов или ведомств. В описи содержатся: информация о наименовании переданного дела, его регистрационном номере в системе внутреннего документооборота, количестве листов в каждом деле, и в обязательном порядке – подпись лица, которому переданы дела или отдельные документы.Описи, в которых отражен перечень дел, передаваемых в централизованные и специализированные архивы административных или ведомственных образований.

Такие описи содержат информацию о делах, передаваемых на хранение – их регистрационный номер, присвоенный во внутренней системе учета, наименование дела, количество страниц, срок хранения документов.В современных реалиях архивные сдаточные описи применяются крайне редко – только в случаях, когда предприятие претерпевает различные реорганизационные мероприятия – ликвидируется по той или иной причине, реорганизуется, или меняет собственника, т.е., фактически – прекращает существование в той форме, деятельность которой отражена в делах, передаваемых в архив.Описи передаваемых и переданных документов, как правило, содержат информацию об одних и тех же делах. Только первая отражает информацию о делах передаваемых контрагенту, а вторая – о тех делах, которые были этим контрагентом фактически приняты.

Не всегда опись передаваемых документов может полностью совпадать с описью переданных – контрагент может (и имеет право) отказаться от принятия каких-либо дел, если они оформлены не соответствующим образом, или фактическая информация по ним не соответствует сведениям, внесенным в опись передаваемых документов.В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности. Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются.Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив.

При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов.Опись документов для архива не имеет специального формата.

Среди ее основных реквизитов можно выделить:

  1. дату описи;
  2. количество листов;
  3. Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).
  4. срок хранения документов;
  5. название организации (если архив — сторонняя организация);
  6. период, к которому относятся документы;
  7. наименование сдаваемых на хранение документов;
  8. расположение документов (номер папки, дела или короба);
  9. номер описи;

Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте.Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к услугам «Почты России». Для подтверждения факта отправки комплекта определенных документов необходимо составить опись в 2 экземплярах, на одном из которых сотрудник почты ставит специальный штамп, дату отправки и свою подпись.Форма описи, применяемая для почтовых отправлений, регламентирована законодательно. Это форма 107, которая есть в любом почтовом отделении (утверждена приказом ФГУП «Почта России» «Об утверждении порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» от 17.05.2012 № 114-п).

Однако это не мешает никому разработать собственный бланк описи. Главное, чтобы он содержал все основные реквизиты формы 107.Образец, как составить опись документов для почты, доступен по ссылке.Расторжение трудового договора путем отправки заявления на увольнение почтой также необходимо сопроводить описью. Читайте об этом в статье

«Расторжение трудового договора по инициативе работника»

.Образец описи документов имеет свой вид в зависимости от цели, для которой формируется опись.

Опись, составленная для архива, дает возможность без особых трудозатрат найти потом нужный документ среди сданных на хранение.Опись, сопровождающая документы, отправляемые почтой, поможет избежать споров с получающей документы стороной. Например, в случае их утери. Отправляя документы почтой, необходимо проследить, чтобы на описи обязательно стояла дата и подпись лица, проверяющего соответствие фактических документов их перечню по описи.Перечень передаваемых дел составляется во всех случаях, когда они перемещаются внутри компании или выходят за ее пределы. Он подтверждает факт их передачи, фиксирует количество и наименования.

Этот перечень помогает отслеживать ход документооборота и не теряя времени найти определенную бумагу.Форма составления такого списка свободная, она может существенно различаться у разных организаций. Мы предлагаем свой вариант шаблона — готовую опись передаваемых документов: образец скачать и применять легко, и это не будет нарушением закона. Важным является лишь наличие визы отправителя и принимающей стороны.Бланк должен включать в себя следующие сведения:

  • Собственно список в форме таблицы, с указанием:
  • Дата составления.
  • Наименования передающей компании и адресата, например Ф.И.О. представителя госоргана или физического лица, название организации.
  1. полного наименования акта;
  2. количества листов.

    Здесь отмечается общее количество листов для каждого передаваемого акта.

    Если бумага объемом 2 листа отправляется в трех экземплярах, в таблицу вносят значение «6 листов».

  3. количества его экземпляров;
  4. номера;
  • Указание суммарного количества переданных листов нормативных актов.

В завершение процесса нужно завизировать опись передачи документов: бланк (образец ниже) подписывает лицо, которое отвечает за направление бумаг по адресу, а также отмечается принятие отправления с указанием Ф.И.О., должности принявшего и даты.Образец показывает, что форма является простой табличной.

Особое внимание нужно уделить заполнению списка бумаг, которые направляются в другую организацию: это могут быть проверяющие органы, партнеры, контрагенты и т.

п. Стандартная опись документов (образец), скачать которую можно для использования, приведена ниже.При необходимости ставится отметка, отправлены оригиналы или копии.

Все строки, оставшиеся пустыми, перечеркиваются.

Передаточный список готовится в двух экземплярах: один отдают адресату, а второй остается у компании-отправителя.Такая опись документов, бланк которой содержит больше обязательных для заполнения полей, чем представленный выше, должна быть подготовлена, даже если архивируется всего одно дело.Если передаваемые бумаги хранятся не бессрочно, в таблицу включается дополнительная графа под названием «Срок хранения». В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), срочным хранением является содержание объектов в архиве до 10 лет.В графе «Крайние даты» указываются сроки окончания хранения, причем как для бумаг, подлежащих бессрочному хранению, так и для срочных. Заполняется она на основании нормативных актов.

При необходимости добавляется графа «Дата документа», причем имеется в виду не дата составления, а день регистрации.Если дела сдают в архив в электронном виде, нужно также их описать. Регистрация проходит с отметкой об их объеме.

Этот параметр измеряется мегабайтами.Утверждены формы списков дел, которые направляются в архивы государственных музеев, РАН, библиотек, муниципальных архивов.

Они есть в Приказе Минкультуры России от 10.09.2007 № 1273.Перед тем как составить опись документов, образец можно скачать и свериться с ним либо заполнить его же и использовать в работе. Это возможно в случае, если в компании не используются фирменные бланки.В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта.

Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.Скачать образец бланков можно в конце статьи.Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее.

При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

  • Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
  • Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.
  • Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.

Составление фирменного бланка остается на усмотрение фирмы.

Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

  • Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
  • Таблица с самой описью, в которой указываются:
  • Дата составления.
  • Наименование организации, которая передает документы.
  1. номер по порядку;
  2. количество листов.
  3. количество экземпляров;
  4. полное название документа;
  • Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.
  • Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е.

общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.Вариант составления в специализированной программе показан на видео:В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам.

В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:

  • Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
  • Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.

Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. Например:

  • Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
  • Опись по аттестационному делу.
  • Личных дел сотрудников и многие другие.

Наконец, отдельной категорией выделяют сдаточную опись дел, образец которой приводится в соответствующем разделе. Этот документ составляется в тех случаях, когда бумаги сдаются в архив.Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей.

Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив.

При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица.В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно.

При составлении описей таких документов нужно учесть несколько особенностей:

  • Вся нумерация производится в простом хронологическом порядке, поскольку новые документы учитываются в порядке их поступления.
  • В данном случае описи составляются в количестве 4 экземпляров, если речь идет об организации, поставляющей документы в государственный или муниципальный архив В случае частных компаний решение принимается уполномоченными лицами.
  • Графа «Срок хранения» отсутствует, поскольку предполагается постоянное хранение.
  • Нередко составляется предисловие или пояснительная записка, в которой указывается назначение документов, принципы их классификации, объединения в данную группу и т.п.

Пример приводится ниже.

Образец описи предоставляемых документов (word) — для передачи в другую организацию Бланк сдаточной описи (word) — для сдачи в архив Опись документов постоянного хранения (Образец word) — для бумаг с постоянным сроком хранения Внутренняя опись (word) — для передачи в пределах одной фирмыТип документа: ОписьДля того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.Размер файла документа: 26,0 кбКаждое предприятие или организация ведет достаточно объемный документооборот. Это различные договоры, контракты, внутренние распоряжения и приказы, бухгалтерские и кадровые документы. Для того чтобы наладить грамотный учет документации и поставить на должный уровень делопроизводство, необходимо составлять описи документов.

При этом каждое подразделение компании оптимизирует и создает свой учет документооборота.Что необходимо вносить в бланк описиОпись представляет собой таблицу, состоящую из трех-четырех колонок. В шапке документа указывается название описи и подразделение предприятия, которое эту опись составляет. В самой таблице заполняются следующие колонки:

  1. наименование документов;
  2. количество страниц в них.
  3. номер по порядку;

Бывают случаи, когда добавляется четвертая колонка.

Например, при составлении описи документов для участия в тендере на выполнение строительных, монтажных или иных работ, в четвертой колонке нужно отмечать степень важности и необходимости того или иного документа. Также в эту графу можно вносить различные примечания.В конце описи ставится дата ее составления, ФИО, должность и подпись сотрудника, составившего опись. В случаях, когда опись составляется при приеме-передаче дел, свои подписи ставят два сотрудника – тот, который дела сдает и тот, который их принимает.Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке.

Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник.

В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся

  1. а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).
  2. те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой.

Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа.

Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

  • каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
  • использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

  1. должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
  2. полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).
  3. список описываемых документов,
  4. наименование предприятия,

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к.

можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов).

Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются.

Здесь же содержится название компании-работодателя.Далее оформляют в таблицу список документов описи:

  1. заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
  2. номера листов,
  3. дата составления и подписания,
  4. номер документа по порядку,
  5. затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
  6. примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.

Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию.

Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.В деятельности любого субъекта встречается неисчислимое множество различных форм, видов, бланков бумаг, без которых осуществление этой самой деятельности не представляется возможным. Всю эту документацию приходится хранить, причем довольно длительное время.Сохранность бумаг в большинстве случаев возложено на специальный структурный отдел предприятия — архив.

Причем передача бланков и форм в архивный отдел на ответственное хранение — это целый ритуал, который также должен быть оформлен соответствующими документами.Основная форма, которая составляется при приеме-передаче бумаг, — это опись.

Специальная форма перечня, в котором поименованы все виды документов, передаваемые из одного отдела в другой либо от одного должностного лица другому.

Ключевое назначение — организация порядка в учете документации и обеспечение оперативного поиска нужной информации.В зависимости от ситуации, ответственному работнику придется заполнить специальный бланк. Их предусмотрено несколько. Так, Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 утверждены следующие формы перечней дел (ОД):

  1. структурного подразделения (Приложение 23);
  2. постоянного хранения (Приложение 14);
  3. временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);
  4. электронных документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18);
  5. электронных документов структурного подразделения (Приложение 24).
  6. электронных документов постоянного хранения (Приложение 17);
  7. по личному составу (Приложение 15);

Ключевые требования к заполнению данных видов закреплены в разделе 3.7 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.Такой документ — это не просто папка с разрозненными таблицами и файлами. Форма имеет свою индивидуальную структуру:

  • Содержание.
  • Список сокращений.
  • Предисловие.
  • Указатели.
  • Титульный лист.

Причем для каждого вида они имеют унифицированные бланки, которые отличаются друг от друга.

Рассмотрим особенности составления и примерные образцы документации.Такой перечень может быть составлен в отношении бумаг, которые имеют статус хранения «Постоянно». Опись дел постоянного хранения, образец заполнения отличается от остальных форм своей структурой. В табличной части формы отсутствует графа «Срок хранения», так как этот срок указывать не имеет смысла.Подготовьте предисловие к описи дел постоянного хранения, образец должен содержать сведения об основных направлениях деятельности, а также информацию о структуре предприятия за период составления бланка.

Дополнительно в предусловии дается краткая характеристика документации фонда, включенного в данный раздел. При наличии дел, выходящих за границы периода, их также следует расписать в отдельном порядке.

Также в предисловии можно указать, имеет ли данная архивная опись дополнительные сведения.Предисловие должно быть подписано ответственным составителем. Причем следует поставить не только подпись, но и указать должность составителя, Ф.И.О., дату оформления.

Помимо составителя, предисловие к описи дел постоянного хранения (пример ниже) подписывает заведующий архивным отделом или иное ответственное лицо (например, начальник архива).Кадровый учет должен быть организован в каждом учреждении.

Опись личных дел по личному составу также придется составить при передаче документации в архивный отдел.

Данный перечень должен содержать следующие реквизиты в обязательном порядке:

  1. название учреждения либо его структурных подразделений;
  2. номера фондов и индексов дела;
  3. заголовки документации;
  4. число страниц в деле;
  5. дополнительные примечания.
  6. даты их составления;

Регистрируйте личные дела в ОД в хронологическом порядке. Если в течение переписи было выявлено дело, которое должно было быть указано ранее, то допустимо внести запись с литерой, например, 100/а, но зарегистрировать его придется в самом конце документа.В нижней части ОД следует зафиксировать итоговые записи, которые отражают общее количество дел, а также номер первого и последнего дел.

Затем информация визируется руководителем организации (структурного подразделения), ответственным исполнителем, а также начальником архивного отдела. Сведения об ответственных лицах отразите в следующем формате: должность, подпись, Ф.И.О. и дата.

  • Марченко, М.Н. Общая теория государства и права. Академический курс. В 3-х томах. Том 3 / М.Н. Марченко. — М.: Зерцало, 2002. — 696 c.
  • Хропанюк, В. Н. Теория государства и права / В.Н. Хропанюк. — М.: Интерстиль, 1999. — 384 c.
  • Пивоваров, Ю.С. История судебных учреждений России / Ю.С. Пивоваров. — М.: ИНИОН РАН, 2015. — 222 c.
  • Марченко, М.Н. Общая теория государства и права. Академический курс в 3-х томах. Том 1 / М.Н. Марченко. — М.: Зерцало, 2002. — 546 c.
  • Чепурнова, Н. М. Судебная защита в механизме гарантирования прав и свобод. Конституционно-правовой аспект / Н.М. Чепурнова, Д.В. Белоусов. — М.: Юнити-Дана, Закон и право, 2014. — 168 c.

Образование — Высшее юридическое.

Специализация — Уголовное право.