Как заполнить штатноное расписание без заработной платы

Штатное расписание: как оформить его по всем правилам в 2021 году, скачать образец


» Штатное расписание по унифицированной форме т-3 используется компаниями и предприятиями для упорядочивания информации о кадровой структуре, количестве сотрудников, зарплатах, надбавках и т.д. Считается, что такой документ должен быть на каждом предприятии и у ИП, если он имеет штат работников. У работодателей и кадровых сотрудников нередко появляются вопросы, связанные с обязательностью унифицированной формы т-3, её заполнением, вносимыми изменениями, утверждением нового штатного расписания.Представим две противоположные точки зрения на данный вопрос, существующие сегодня. Первая утверждает, что предприятия должны обязательно составлять и иметь ШР.

Именно в нем указываются трудовая функция сотрудника и объем его зарплаты, наряду с трудовым договором. Ст. 15 (раскрывает понятие трудовых отношений) и ст.

57 ТК РФ (определяет содержание и суть трудового контракта) определяют трудовую функцию как

«работы по должности в соответствии со штатным расписанием»

.Приверженцы второй точки зрения считают, что решение о том, нужно ли хозяйствующему субъекту ШР, принимает сам руководитель. Аргументируется данное мнение таким образом:

  • Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Пост. Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.) обозначила, что записи о названии должности, профессии, специальности и т.д. делаются «как правило, в соответствии со ШР организации».
  • Пост. Госкомстата России №1 от 05 января 2004 г. закрепило лишь рекомендованную к применению форму бумаги: унифицированную Т-3.

Следовательно, о том, что ШР обязательно к использованию, нигде не указано.Внимание!

ФСС, ПФР, ФНС согласны с первой точкой зрения.

ФСС документ нужен для того, чтобы удостовериться в правильности начисления страховых взносов, ПФР — для уточнения информации о трудовом стаже. Налоговики могут запросить ШР во время выездных проверок.Это документ, который определяет структуру предприятия, его кадровый состав и численность. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 определено, как выглядит штатное расписание в унифицированной форме № Т-3.

Этот бланк рекомендуется к использованию, но предприятие вправе разработать собственную форму, отличную от унифицированной.Что касается споров о необходимости этого документа в организации, то мы рекомендуем иметь ШР, поскольку о нем упоминается в статьях 15 и 57 ТК РФ.

Кроме того, в пункте 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69, указано, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся в соответствии со штатным расписанием, утвержденным в компании. На эти нормы будут ссылаться инспекторы, составляя протокол об АП по 5.27 КоАП РФ. Да, микропредприятия (а с 2021 г.

и НКО, которые по характеристикам сходны с микробизнесом) избавлены от лишних документов, в том числе ПВТР, ШР, различного рода положений — они эту информацию «зашивают» в трудовые договоры, но им это позволяет глава 48.1 ТК РФ. А остальным организациям мы рекомендуем ШР иметь под рукой.Ниже на картинке представлен пример штатного расписания организации на текущий год по унифицированной форме № Т-3.

Если руководство вашей организации решило, что нужна собственная форма штатного расписания на 2021 год (любой другой), обратите внимание на обязательные реквизиты. В обязательном порядке в документе должны быть:

  1. наименование подразделения;
  2. наименование должностей;
  3. количество штатных единиц;
  4. надбавки, если они предусмотрены положением об оплате труда.
  5. размер оклада;

Скрывать какие-либо сведения в ШР нельзя.

Если единица есть, она обязательно указывается в форме.ШР может быть полезным для хозяйствующего субъекта, выполняя следующие задачи:

  • В нем прописывают структуру компании, отделы, подразделения. Заглянув в него, можно сразу получить представление о системе подразделений фирмы.
  • Посредством этой бумаги можно легко отследить количество вакантных должностей.
  • Дает сведения о том, какая система заработной платы была принята у персонала каждого отдела, цеха и т.д.
  • Заключает в себе информацию о полной численности сотрудников во всей компании, в каждом подразделении, о том, сколько содержится штатных единиц каждой должности.
  • Закрепляет суммы надбавок персоналу.

Таким образом, не стоит умалять значение такого документа, как ШР, организации и ее отделу кадров, если таковой имеется.Этот локальный нормативный акт необходим в связи с тем, что он:

  1. используется при оценке эффективности существующей структуры предприятия;
  2. необходим при взаимодействии с проверяющими органами — его обычно требуют предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Отсутствие рассматривается как нарушение законодательства о труде и охране труда, что влечет за собой наложение штрафа, который, согласно ст. 5.27 КоАП РФ, составляет 1000-5000 рублей — с должностного лица и от 30 000 до 50 000 рублей — с организации;
  3. дает возможность наглядно сравнивать подразделения по численности работающих, их квалификации, уровню оплаты их труда;
  4. полезен для анализа трудовой загрузки сотрудников, оценки объема выполняемых ими работ, уточнения и изменения должностных инструкций;
  5. требуется для обоснования увольнения сотрудников по сокращению штата в случае рассмотрения дела в суде.

    Без него работодателю сложно доказать оправданность увольнения и отсутствие доступных вакансий для сокращаемых сотрудников (ТК РФ обязывает работодателя предоставлять сокращаемому работнику подходящую ему вакантную должность на предприятии при наличии таковой).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить сокращение 0,5 ставки в штатном расписании. Используйте эти инструкции бесплатно.Срок действия штатного расписания компания может выбрать самостоятельно. Составляют его в большинстве случаев на 1 год.

Если организация небольшая, с маленьким количеством сотрудников и развивается не активно, то штатное расписание может функционировать несколько лет.

В больших организациях, штат которых растет быстро, документ заполняют ежегодно.Если на протяжении года появляются новые должности, меняются число штатных единиц, названия вакансий, заработная плата, то в документ можно внести поправки и дополнения. Это осуществляется посредством издания специального распоряжения (о нем расскажем ниже) и внесения изменений в ШР.Корректировка необходима, если в организации появились новые должности, были упразднены или переименованы старые, либо изменились оклады, количество работников или структура предприятия. Порядок внесения таких поправок законодательно не регламентирован.Сделать это можно двумя способами.

Первый — составить новое (измененное) штатное расписание взамен предыдущего. Новый документ утверждается приказом.

Второй способ — исправить действующую «штатку». Для этого издается приказ о внесении изменений.Работодатель может совмещать оба способа.

Например, при незначительных поправках (переименование, добавление, исключение одной из должностей, изменение количества штатных единиц или оклада по одной из них) можно издать приказ об изменениях. А при более глобальных коррективах — утвердить новое штатное расписание.Также практикуется метод «подведения итогов», который предполагает обобщение изменений, внесенных в течение года отдельными приказами.

В этом случае с 1 января следующего года утверждается новое штатное расписание с учетом всех поправок.Штатное расписание по форме Т-3 было закреплено Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. №1. Все унифицированные бланки перестали быть обязательными к применению в работе с января 2013 года.

С этого момента руководители компаний получили право работать с самостоятельно созданными бланками.

Стало возможным дополнять новыми реквизитами уже существующие унифицированные формы.В большинстве случаев хозяйствующие субъекты используют именно форму Т-3, так как она привычна многим бухгалтерам, кадровикам со стажем, сотрудникам проверяющих ведомств и содержит все нужные данные. Да и смысл изобретать велосипед?Важно!

Какими бланками будет пользоваться хозяйствующий субъект, унифицированными или разработанными самостоятельно, решает руководство. Выбор необходимо обязательно зафиксировать в учетной политике компании с помощью отдельного приказа о внесении туда соответствующих изменений.Так как законодательство не предусматривает обязанности разрабатывать и утверждать штатное расписание, то и вопрос про сроки утверждения штатного расписания: как правильно соблюсти процедуру, теряет смысл.Работодатель имеет полное право принять решение самостоятельно.

Выбор необходимо обязательно зафиксировать в учетной политике компании с помощью отдельного приказа о внесении туда соответствующих изменений.Так как законодательство не предусматривает обязанности разрабатывать и утверждать штатное расписание, то и вопрос про сроки утверждения штатного расписания: как правильно соблюсти процедуру, теряет смысл.Работодатель имеет полное право принять решение самостоятельно. На практике переутверждение «штатки» в случае внесения в нее изменений происходит на будущий год, когда у ответственных работников появится для этого время.Однако в крупных организациях, где документооборот запротоколирован, внутренними локальными документами могут быть предусмотрены конкретные сроки утверждения штатного расписания на будущий год.Действующее законодательство содержит унифицированную форму штатного расписания.

Однако применять именно ее коммерческие организации не должны.

По выбору работодателя можно:

  1. применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, конечно, что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
  2. использовать унифицированную форму штатного расписания № Т-3, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1;

Специально для читателей наши специалисты подготовили образец штатного расписания на 2021 год.Бланк штатного расписания состоит из двух частей: вводной и основной (табличной). Рассмотрим, как заполнить каждую из них.Первым делом указывают название компании. Оно должно соответствовать тому, которое вписано в свидетельство о регистрации.

Если «имя» содержит латинские буквы или слова, то такое и нужно указывать. Если в регистрационном документе присутствует краткое и полное название, то в ШР можно внести любое из них.Далее пишут код по ОКПО, номер документа и дату его составления. Потом следует указать период функционирования.

Обычно пишут только дату утверждения, потому что дата окончания бывает не всегда известна, поскольку расписание может подвергаться изменению путем создания нового документа в процессе работы компании.

В этой части располагается таблица.

Рассмотрим, как правильно заполнить каждую графу из 10.Графа 1. Сюда нужно вписать название структурного подразделения.

К таковым относятся цеха, отделы, филиалы.

Указывать в документе подразделения удобнее в иерархическом порядке.

Например, прежде всего указать администрацию, юридический отдел, бухгалтерию, кадровую службу, то есть те отделы, которые занимаются общим руководством.

Далее вносят отделы, которые осуществляют главные задачи предприятия, например, производственный, отдел продаж и т.д. В последнюю очередь вписывают подразделения, выполняющие вспомогательные задачи или задачи обслуживающего характера.

К примеру, это склады, отдел снабжения.Графа 2.

Нужно ввести код структурного подразделения.

Номер присваивает работодатель. Стандартно это делается так: основному отделу присваивают код «01», отделам, которые входят в его состав, — коды «01.01», «01.02» и т.д.

Таким способом можно обозначить место отдела в общей иерархической системе компании или предприятия.Графа 3. Здесь располагают сведения о должности гражданина, разряде, квалификации. Если можно подобрать название должности в соответствии с ОКПДТР (расшифровывается как Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов), то лучше выбрать именно его.

Так как он функционирует с 1994 года, то многие профессии и должности устарели, а новые не введены.Выбирать название из данного справочника обязательно следует в том случае, если работнику положены какие-либо гарантии: льготы, компенсации и т.д. В противном случае они не будут предоставлены.Графа 4.

Здесь для каждой должности нужно отметить число штатных единиц. Если в компании практикуется работа по совместительству, то число указывается в форме десятичных дробей: 0,25, 0,5, 0,75, 1,25 и т.д. Разберем пример: в фирме числятся 2 дизайнера, один — на полную ставку, второй — совместитель на полставки; в этом случае в ШР пишут — 1,5 штатные единицы.Кроме того, в ШР можно добавить и свободные должности.

Разберем пример: в фирме числятся 2 дизайнера, один — на полную ставку, второй — совместитель на полставки; в этом случае в ШР пишут — 1,5 штатные единицы.Кроме того, в ШР можно добавить и свободные должности. Если предполагается расширение штата, то их можно занести в документ заранее, чтобы в будущем не вносить в него коррективы.Графа 5. В этом поле нужно указать тарифную ставку для каждой должности, то есть зарплату за месяц.Графы 6-8.

Сюда вносят данные о существующих надбавках в организации.

Таковыми могут считаться премии, доплаты, выплаты стимулирующего и поощрительного характера. В отдельных случаях их может устанавливать сам работодатель, а в некоторых они уже введены ТК РФ: различные надбавки за количество отработанных лет, за вредность и т.д. Объемы надбавок могут быть фиксированными или выражаться в процентах от оклада.Графа 9.

В этой графе требуется отметить общую сумму, которая вычисляется путем сложения граф с пятой по восьмую по каждому из персонала на конкретных должностях.Графа 10. В ней указывают примечания, если таковые имеют место.

Сюда можно вписать реквизиты приказов по кадровому составу и пр.Строка «Итого» в конце таблицы должна содержать общее количество штатных единиц хозяйствующего субъекта и месячный зарплатный фонд (общая сумма по девятой графе).

В конце ставят свои подписи руководитель отдела по персоналу (может называться по-другому) и главный бухгалтер предприятия или компании.

Печать ставится по желанию руководства.Остались вопросы по заполнению документа? Ответим на ФОРУМЕ!Табличная часть формы штатного расписания состоит из 10 обязательных для заполнения граф.:

  • Примечание. Записи в виде заметок. Могут быть, а могут отсутствовать.
  • Надбавка 3. Все установленные законом надбавки и принятые на предприятии поощрительные выплаты. Это могут быть фиксированные суммы в рублях или процент надбавки.
  • Тарифная ставка (оклад) и пр.,руб. Сумма заработной платы в рублях в соответствии с той системой оплаты труда, которая установлена на предприятии. Важно не допустить указания суммы оклада ниже установленного МРОТ.
  • Всего, руб. ((гр.5+гр.6+гр.7+гр.8) × гр.4). Сумма всех надбавок в рублях, если в графах с 5 по 8 указаны суммы. Для получения общего процента данные в графах с 5 по 8 должны быт в процентах.
  • Код структурного подразделения. Присваивается организацией каждому подразделению с учетом организационной структуры.
  • Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации. Указывается в соответствии с Общероссийским классификатором профессий, должностей ОК 016-94 (Постановление Госстандарта России от 26.12.1994 N 367); Важным является полное совпадение этих данных указанным в трудовом договоре и трудовой книжке сотрудника.
  • Количество штатных единиц. Возможно указание 0,5 или 0,25 единиц, если планируется принятие неполной штатной единицы, например, совместителей. Вакантные должности содержат ожидаемое число сотрудников.
  • Наименование структурного подразделения. Это может быть филиал, отдел, цех и проч. Важно отразить место каждого подразделения в общей структуре предприятия.
  • Надбавка 1.
  • Надбавка 2.

В строке ИТОГО записываются итоги суммирования показателей по каждой графе.Подробнее о структуре ШР вы узнаете из нашего материала, а тут рассказано об особенностях унифицированной формы для ООО и ИП.ШР вводится в работу работодателем с помощью приказом об утверждении штатного расписания.

Утвердить ответственными за разработку и заполнение формы руководство может работников кадрового отдела, бухгалтера, сотрудников юридического отдела.

Ответственным может быть и сам руководитель, особенно если предприятие не отличается большим штатом работников.

Если работа над ШР поручается конкретному лицу, то его нужно обозначить в приказе. Кроме того, можно прописать эту задачу в трудовом контракте с ним.Помните!

Даты утверждения документа, введения его в работу и создания могут отличаться.

Штатное расписание не запрещается утверждать и после его заполнения, а вводить в работу можно намного позже составления и утверждения.В тексте распоряжения должны быть такие сведения:

  1. подписи и должности руководителя и лиц, которые отвечают за составление документа.
  2. даты утверждения расписания, введения его в работу (здесь также следует отметить число штатных единиц и внести данные о месячном зарплатном фонде);
  3. указание на приложение к приказу — само ШР и его реквизиты;
  4. место и дата создания документа;
  5. наименование хозяйствующего субъекта;
  6. ФИО и должности тех лиц, которым поручено составление ШР;
  7. название и номер распоряжения;

К сведению!

Вводить штатное расписание в работу удобнее с 1-го числа месяца, поскольку оплата труда персоналу начисляется помесячно.Время чтения: 4 минут(ы) Работая в компании, любой работодатель или рядовой сотрудник сталкивается с таким понятием как «штатное расписание». На первый взгляд этот документ не кажется необходимым, поэтому многие организации не спешат его оформлять. Однако, именно с помощью этого документа, можно решить определенные вопросы, возникающие по найму или сокращению должностей, а так же по заработным платам сотрудников.

В данной статье рассматриваются образцы штатного расписания, а так же его виды и особенности. Читайте обзор очков для водителей.

Документ Штатное расписание является важным для любой компанииШтатное расписание – документ, крайне необходимый в работе любой организации. По сути, в штатном расписании представлена вся информация о подразделениях компании, должностях, а так же об окладах и премиях, выплачиваемых сотрудникам.

Взять на работу сотрудника можно только в то подразделение и на ту должность, которые прописаны в штатном расписании компании.

Штатное расписание составляется к заранее определенной приказом дате, а утверждается оно каждый год 1 января.Составлять штатное расписание должен экономист по труду, однако не во всех организациях есть подобная должность.

Поэтому руководитель должен возложить составление штатного расписания на сотрудника посредством специального приказа.

Читайте когда и как проводится целевой инструктаж по охране труда.Обычно, при составлении штатного расписания используется форма Т-3.Вверху бланка указываются количество штатных единиц и дата, начиная с которой документ вступает в силу.

Если не указывать период действия документа, то тогда он будет действителен до внесения новых изменений или до оформления нового штатного расписания.Бланк формы Т-3 разделен на десять граф, каждая из которых имеет свое назначение:

  1. 9 – сумма заработных плат и надбавок к ним, умноженная на количество штатных единиц;
  2. 10 – дополнения.
  3. 3 – для названия должности;
  4. 1, 2 – указывают названия и код каждого подразделения компании;
  5. 5 – для зарплаты (в рублях);
  6. 4 – для указания количества штатных единиц (если ставка не полная, то это также указывается);
  7. 6,7,8 – для указания надбавок к заработной плате;

Бланк должен быть подписан главным бухгалтером, сотрудником кадрового отдела и руководителем организации. Ознакомиться информацией как должна проходить стажировка на рабочем месте по ТК РФ можно здесь.

На фото представлении образец штатного расписания 2015 для ООО

На рисунке представлен образец штатного расписания 2015 для ИПВ зависимости от деятельности той или иной организации, содержания штатных расписаний также могут различаться между собой.

  • Штатное расписание ТЭЦ.
  • Штатное расписание президентских кадетских корпусов. Штатное расписание кадетских корпусов имеет свою специфику в заполнении. Необходимо указать разряд каждого из сотрудников по ЕТС (единая тарифная сетка). Данных разрядов всего 18, в зависимости от сложности выполнения той или иной работы.
  • Штатное расписание строительной организации. При оформлении штатного расписания такого вида, используется та же форма документа – Т-3.
  • Штатное расписание МВД на 2015 год. В связи с массовыми сокращениями в органах внутренних дел России было сформировано новое штатное расписание. Согласно ему, сейчас в МВД работает 1 003 172 человека, а это значит, что количество штатных единиц было сокращено на 10%.
  • Штатное расписание ТСЖ.
  • Штатное расписание организации. По закону РФ без утвержденного штатного расписания невозможно провести сокращение сотрудников, поэтому этот документ представляет особую важность для каждого предприятия. При составлении штатного расписания следует пользоваться формой Т-3.
  • Штатное расписание отряда мобильного особого назначения. В Штатном расписании ОМОН также есть графа разрядов по ЕТС.
  • Штатное расписание управляющей компании ЖКХ.

Штатное расписание – обезличенный документ, поэтому в нем должны быть перечислены не инициалы сотрудников, а их должности. Также стоит заметить, что вакантные должности тоже можно вносить в штатные расписания.В основном наличие штатного расписания требуют такие органы, как трудовая и налоговая инспекции.

Если при проверке будет выявлено отсутствие данного документа, то ответственному лицу и предприятию может грозить административный штраф.В случае сокращения сотрудника, штатное расписание – первый документ в суде, который может помочь доказать работодателю факт оправданного увольнения работника.

Читайте обзор характеристик шлема для квадроцикла на этой странице.В штатные расписания не следует вносить наименования должностей на других языках.

За подобное действие, человека, составляющего штатное расписание, могут привлечь к выплате штрафа размером до 50 000 рублей.При незначительных изменениях в штатном расписании, руководитель должен издать приказ о поправках. Если же изменения достаточно ощутимы, то лучше утвердить новое штатное расписание.В случае уменьшения окладов, руководитель должен издать указ об изменениях в штатном расписании, однако документ будет действительным не раньше, чем через два месяца после издания приказа. Затем необходимо подписать с сотрудниками новые соглашения.Переименования должностей и введения новых подразделений также несут за собой изменения в штатном расписании.

Специалисты, которых затрагивают эти изменения, должны ознакомиться с приказом о введении данных изменений. Увеличение штатных единиц – еще одна из причин, по которым нельзя избежать составления нового штатного расписания.
Ознакомиться обзором характеристик ткани вискоза здесь: https://specworkgid.ru/spectkani/obzor-xarakteristik-tkani-viskoza.html.

На изображении представлен образец приказа об утверждении нового штатного расписанияСмотрите на видео описание понятия штатное расписание:Многие руководители пренебрегают составлением штатного расписания, считая это лишней бюрократией. Однако существует множество юридических процессов, в которых не обойтись без данного документа.

Штатное расписание может обезопасить как руководителя, так и сотрудников, поэтому к его оформлению стоит подойти со всей ответственностью.Вам помогла эта статья? Будем благодарны за оценку:1 0ООО «Афродита»Приказ №34-ОДг. Сарапул30 декабря 2021 годаОб утверждении штатного расписанияПРИКАЗЫВАЮ:1. Утвердить штатное расписание №3-ШР от 30 декабря 2021 года в количестве 35 штатных единиц и месячным фондом оплаты труда в размере 1 238 000 (один миллион двести тридцать восемь тысяч) рублей.

Утвердить штатное расписание №3-ШР от 30 декабря 2021 года в количестве 35 штатных единиц и месячным фондом оплаты труда в размере 1 238 000 (один миллион двести тридцать восемь тысяч) рублей.

2. Ввести документ №3-ШР от 30 декабря 2021 года в работу с 1 января 2021 года. 3. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на менеджера по персоналу Николаеву Е.А.Приложение: ШР №3-ШР от 30 декабря 2021 года.Генеральный директор: Симонов / Р.О. СимоновС приказом ознакомлена:Менеджер по персоналу: Николаева / Е.А.

НиколаеваСоставление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Если же в штатное расписание нужно вности правки, оформляется приказ о внесении изменений в штатное расписание. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.О нюансах составления таких приказов читайте в материале

«Приказы по основной деятельности — это какие приказы?»

.При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация.

В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.Сотрудник может запросить такой документ для предоставления его в ФСС, ИФНС, ПФР и другие учреждения.

В некоторых организациях получению такой выписки должно предшествовать написание заявления о ее выдаче. Руководитель не имеет права отказать своего сотруднику в выдаче этого документа, поскольку работник вправе получать от работодателя всю информацию, которая касается его лично.Выписку составляет сотрудник кадровой службы, заверяют ее работодатель, начальник кадровой службы и сотрудник, составлявший документ. Работник, запросивший выписку, тоже ставит свою подпись.Бумага не является копией ШР, заключает в себе только те данные, которые имеют отношение к сотруднику, заказавшему ее.Документ должен содержать только следующие сведения:

  • Срок действия выписки.
  • Таблицу с такими данными: структурное подразделение, в котором числится работник, его должность, число шт. единиц, оклад, надбавки, месячный фонд оплаты труда для данной должности, примечания.
  • Подписи указанных выше сотрудников.
  • Наименование бумаги и дату ее составления.
  • Наименование компании.

Важно!

О том, что работнику была выдана выписка, нужно отметить в журнале учета исходящих из кадрового отдела документов, а также в личном деле сотрудника.( 1 оценка, среднее 5 из 5 )Понравилась статья? Поделиться с друзьями: Поиск: © 2021 Гражданство в законе

Штатное расписание на 2021 год: образец заполнения

28 апреля 28 апреля 2021 Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям Штатное расписание — важный документ, который должен быть у каждого работодателя (организации или ИП).

Отсутствие «штатки» может обернуться не только штрафами за нарушение трудового законодательства, но и проблемами при налоговых и прочих проверках. О том, как в 2021 году составить, утвердить или изменить штатное расписание, читайте в нашей статье.Содержание Это документ, который применяется для оформления структуры компании, состава и численности работников. Как следует из пояснений к унифицированной форме № Т-3 (утв.

постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1), штатное расписание должно содержать перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц. Традиционно в нем дополнительно указывается размер заработной платы по каждой из должностей (письмо Роструда ).
Традиционно в нем дополнительно указывается размер заработной платы по каждой из должностей (письмо Роструда ). Составить штатное расписание по готовому шаблону Более широкое определение можно найти в судебной практике.

Судьи отмечают, что штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором содержатся следующие сведения:

  1. наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и должностных окладах (см., например, решение Уссурийского районного суда Приморского края от 20.11.17 по делу № 2-5392/2017).
  2. структура, штатный состав и численность работников;
  3. перечень структурных подразделений (при наличии);

В Трудовом кодексе штатное расписание упоминается дважды — в части 1 статьи ТК РФ, содержащей определение трудовых отношений, и в части 2 статьи ТК РФ, где дано понятие трудовой функции работника.

Кроме того, в пункте 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда ) сказано, что наименование должности (работы), специальности, профессии указывается так, как оно зафиксировано в штатном расписании.

Таким образом, без «штатки» не получится ни правильно оформить трудовой договор, ни внести запись в трудовую книжку.

ВАЖНО. Если организация или ИП планирует заключить трудовой договор хотя бы с одним работником, сначала надо составить штатное расписание. Чаще всего штатное расписание требуется предъявить во время проверок со стороны Трудинспекции.

Но это не означает, что его можно оформить «задним числом» при попадании работодателя в план «трудовых» проверок.

Этот документ могут запросить также контролеры из ФСС при выяснении правильности начисления взносов (п. 91 методических указаний; утв.

постановлением ФСС ). Аналогичное право есть и у специалистов ПФР в рамках проверки индивидуальных сведений (п. 2 приложения № 1 к методическим рекомендациям; утв. постановлением Правления ПФР ).

Затребовать штатное расписание могут и налоговики, если решат, что этот документ касается деятельности проверяемого налогоплательщика (п. 1 ст. НК РФ, письмо Минфина ). Есть и еще одна причина, чтобы составить штатное расписание.

Оно незаменимо в спорах при увольнении в связи с сокращением численности или штата. Именно этот документ может подтвердить, что в структуре организации действительно произошли изменения, а значит, сокращение было реальным, а не фиктивным.

За это нарушение предусмотрена административная ответственность по части 1 статьи КоАП РФ.

Штраф для организации — от 30 000 до 50 000 руб., для ИП и должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.

Назначить это наказание вправе Трудинспекция или суд. Возможны и другие санкции за отсутствие или непредставление «штатки» по требованию контролеров.

Например, налоговики могут выписать штраф в размере 200 руб. на основании статьи НК РФ, если организация или ИП не предъявит этот документ.

Помимо этого, будут налоговые доначисления из-за того, что те или иные расходы либо суммы страховых взносов окажутся неподтвержденными.

Данный документ будет легальным, если в нем содержится следующая информация: перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, количество штатных единиц и величина заработной платы по каждой должности. Также надо указать, что документ называется «Штатное расписание» и привести данные конкретного работодателя. Кроме того, желательно обозначить номер документа по ОКУД — 0252251.

Самый простой способ соблюсти указанные требования — это использовать унифицированную форму № Т-3 (утв.

постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1).

Работодатели негосударственного сектора вправе сами решать, будут они применять данную форму или разработают свою.

Это неоднократно подтверждал Роструд (письма , и ). ВНИМАНИЕ. В форме № Т-3 указан другой номер документа по ОКУД — 0301017, который соответствует унифицированной системе первичной учетной документации по учету труда и его оплате.

При желании данный код можно дополнить кодом 0252251.

Скачать . Необходимо издать приказ или распоряжение работодателя об утверждении штатного расписания.

Данный приказ составляется в произвольной форме. Из него должно было понятно, какое именно штатное расписание принимается и с какой даты оно вводится в действие.

В связи с этим, целесообразно оформить утверждаемое штатное расписание как приложение к приказу. Реквизиты приказа указываются в «шапке» штатного расписания.

В форме № Т-3 для этого предусмотрены специальные графы. Проставлять печать на штатном расписании не надо. Документ можно применять сразу после того, как он будет введен в действие соответствующим приказом.

Знакомить работников со штатным расписанием не требуется (письмо Роструда ).

Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб‑сервисе Корректировка необходима, если в организации появились новые должности, были упразднены или переименованы старые, либо изменились оклады, количество работников или структура предприятия.

Порядок внесения таких поправок законодательно не регламентирован. Сделать это можно двумя способами.

Первый — составить новое (измененное) штатное расписание взамен предыдущего. Новый документ утверждается приказом.

Второй способ — исправить действующую «штатку».

Для этого издается приказ о внесении изменений. Работодатель может совмещать оба способа. Например, при незначительных поправках (переименование, добавление, исключение одной из должностей, изменение количества штатных единиц или оклада по одной из них) можно издать приказ об изменениях.

А при более глобальных коррективах — утвердить новое штатное расписание. Также практикуется метод «подведения итогов», который предполагает обобщение изменений, внесенных в течение года отдельными приказами.

В этом случае с 1 января следующего года утверждается новое штатное расписание с учетом всех поправок. Трудовое законодательство не обязывает работодателей периодически переутверждать штатное расписание. Соответственно, делается это только по необходимости — при появлении каких-либо новых вводных (должностей, численности, подразделений, окладов и т.п.).

Если в организации все стабильно и структура не меняется, то единожды утвержденное штатное расписание может существовать сколь угодно долго. Срок, в течение которого нужно внести правки в штатное расписание в связи с изменениями в структуре компании, не установлен. Однако нужно помнить, что на основании этого документа указываются сведения в трудовых договорах и трудовых книжках.

Поэтому вводить обновленное штатное расписание надо заблаговременно, то есть до того, как наступят даты составления трудового контракта или внесения записи в трудовую книжку. ВАЖНО. Сколько должно храниться штатное расписание в организации, которая его утвердила?

Постоянно (п. 40 перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива ;). Другими словами, его нужно хранить все время существования организации, а при ее ликвидации — передать в государственный или муниципальный архив. Заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет В ООО «Лабиринт-2019» введено новое штатное расписание (приказ № 74ОК).

В структуре организации предусмотрено 7 подразделений, включая АУП, бухгалтерию, отдел кадров, отдел продаж и хозчасть.

Общая штатная численность сотрудников — 16,5 единиц. При этом уборщица (с окладом по полной ставке 12 тыс. руб.) оформлена на 0,5 ставки.

С учетом этих данных заполним штатное расписание по форме № Т-3. В заключение отметим, что, если работодатель, составляя штатное расписание на 2021 год, будет придерживаться рассмотренных выше несложных правил, это обезопасит его от проблем при проверках контролирующих органов.

А своевременное отражение в «штатке» изменений в структуре компании позволит избежать конфликтов, в том числе при необходимости увольнения работников «по сокращению». Определить вероятность выездной налоговой проверки и получить рекомендации по налоговой нагрузке 50 579 Обсудить 50 579 50 579 Обсудить 50 579Популярное за неделю15 2387 8209 04745 51512 ответов на форуме

Все про штатное расписание в 1С

Как правильно оформить и вести штатное расписание в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8». Ведение штатного расписания в программе настраивается с помощью помощника начальной настройки или в разделе «Настройка» – «Кадровый учет» – «Настройка штатного расписания».

В открывшейся форме необходимо выбрать подходящие настройки. Флаг

«Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию»

устанавливается, чтобы при регистрации кадровых документов выполнялась автоматическая проверка на соответствие их штатному расписанию.

Флаг «Ведется история изменений штатного расписания» устанавливается для хранения истории изменения штатного расписания, оформления приказов об изменении штатного расписания.

Если флаг не устанавливать, то история изменений штатного расписания вестись не будет, и сведения о его позициях будут заноситься непосредственно в справочник «Штатное расписание». Флаг «Используется «вилка» окладов и надбавок» устанавливается для возможности указания размера оклада и надбавок в виде диапазона значений при описании позиций штатного расписания Флаг «В позиции штатного расписания используются разряды и категории» устанавливается, если при описании позиции штатного расписания следует указывать не только должность, но и разряд профессии или категорию должности. Способ отражения надбавок в печатной форме штатного расписания настраивается путем выбора одного из предоставленных вариантов: «Месячный размер в рублях», «Тариф, %, коэфф.

и т.д.» и «Месячный размер и тариф, %, коэфф». Флаг «Использовать бронирование позиций» устанавливается для возможности бронирования позиций штатного расписания и количества занимаемых ставок перед оформлением приема на работу или кадрового перевода.

Штатное расписание в программе представляется в виде списка позиций и хранится в справочнике «Штатное расписание» (раздел «Кадры» – «Штатное расписание»).

Под позицией понимается строка в штатном расписании – конкретная должность в конкретном подразделении учреждения с определенными условиями труда, с указанием предусмотренного количества штатных единиц. Когда в программе ведется штатное расписание, то в различных кадровых приказах (приемах, переводах и т.п.) должность выбирается не из всего списка должностей, а из списка позиций выбранного подразделения. При этом документы автоматически заполняются в соответствии с условиями, заданными для выбранной позиции.

Однако эти условия можно изменить непосредственно в кадровом приказе. Штатное расписание в учреждении может изменяться – открываются новые позиции, закрываются действующие, меняются условия труда для действующих позиций.

В программе в связи с этим можно утверждать и закрывать позиции, а также хранить историю их изменения. Порядок работы со штатным расписанием зависит от того, установлен или снят флаг «Ведется история изменений штатного расписания» (раздел «Настройка» – «Кадровый учет» – «Настройка штатного расписания»).

Если история изменений штатного расписания не ведется, то новые позиции добавляются непосредственно в справочник «Штатное расписание», изменения условий труда для позиции штатного расписания отражаются с помощью редактирования в карточке позиции, при этом сведения о ранее действующих условиях не сохраняются и закрытие позиции отмечается непосредственно в ее карточке.

Если в программе ведется штатное расписание с сохранением истории его изменений, то штатное расписание изменяется специальными документами «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания» – с их помощью вводятся новые позиции, редактируются и закрываются существующие, а история изменения штатного расписания хранится в справочнике «Документы, изменившие штатное расписание».

Ведение штатного расписания в программе без сохранения истории производится, если в форме настройки штатного расписания снят флаг «Ведется история изменений штатного расписания». Перед началом заполнения штатного расписания необходимо заполнить справочники «Подразделения» (раздел «Кадры» – «Штатное расписание» –«Подразделения») и «Должности» (раздел «Кадры» – «Штатное расписание» – «Должности»). Сведения о позициях штатного расписания вводятся и редактируются непосредственно в справочнике «Штатное расписание».

Для ввода позиции штатного расписания нажмите на кнопку «Создать», в результате откроется форма для описания позиции штатного расписания. Для каждой позиции можно отредактировать ее параметры (количество ставок, состав начислений и др.) или закрыть позицию (установив флаг «Закрыта и больше не используется»).

Для утверждения штатного расписания (ввода) необходимо в справочнике «Штатное расписание» войти в каждую позицию, в поле «Позиция утверждена» установить флаг и указать дату ввода позиции в штатное расписание согласно приказу об утверждении штатного расписания. История изменений штатного расписания ведется в программе, если в форме «Настройка штатного расписания» в поле «Ведется история изменений штатного расписания» установлен флаг.

При ведении штатного расписания с сохранением истории создания штатной позиции, изменение количества ставок, исключение штатной позиции и изменение других параметров регистрируются с помощью документов «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания». В журнале «Штатное расписание» появляются новые ссылки: «Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание», «Утвердить новое штатное расписание», «Изменить текущее штатное расписание», «Документ, изменившие штатное расписание». Как для первоначального ввода всех позиций в штатное расписание, так и для отражения его существенных изменений предназначен документ «Утверждение штатного расписания» (раздел «Кадры» – «Штатное расписание» – «Изменения штатного расписания» – кнопка «Создать» – «Утверждение штатного расписания»).

Данный документ позволяет описать изменения, которые касаются сразу нескольких подразделений и приводят к появлению нового варианта штатного расписания. Вносимые документом изменения относятся к определенному месяцу и действуют с его начала.

При первом вводе документа «Утверждение штатного расписания», когда штатное расписание в программе еще не описано, документ заполняется полностью вручную. В табличной части документа для ввода новой штатной единицы нужно нажать на кнопку «Добавить позицию» и ввести новую позицию штатного расписания с указанием подразделения, должности, количества ставок, состава начислений, графика работы и др.

Для исключения из штатного расписания штатной единицы выделить курсором в штатном расписании строку с необходимой позицией и нажать на кнопку «Еще» – «Закрыть выбранные позиции». Для внесения «локальных» изменений в штатное расписание, не связанных с существенным изменением штатной структуры учреждения, предназначен документ «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры» – «Штатное расписание» – «Изменения штатного расписания» – кнопка «Создать» – «Изменение штатного расписания»).

Его удобно использовать при необходимости внести небольшие изменения, например, в состав позиций одного подразделения или условия существующих позиций. В отличие от документа «Утверждение штатного расписания» этим документом можно регистрировать изменения с любого числа месяца, а не только с его начала. В остальном работа с документом «Изменение штатного расписания» не отличается от работы с документом «Утверждение штатного расписания».

По ссылке «Документы, изменившие штатное расписание» в справочнике «Штатное расписание» можно посмотреть все документы, касающиеся штатного расписания конкретной организации.

Возможность отражения индексации заработка сотрудников становится доступна, если помимо ведения истории изменений штатного расписания в настройках расчета зарплаты (раздел «Настройка» – «Расчет зарплаты») установлен флажок «Выполняется индексация заработка сотрудников». Основным документом, которым следует регистрировать индексацию заработка на штатном расписании, становится «Изменение штатного расписания».

В справочнике «Штатное расписание» нужно нажать на ссылку «Изменить текущее штатное расписание». При этом откроется документ «Изменение штатного расписания». Для подбора в табличную часть индексируемых позиций нажмите на кнопку «Изменить позицию» и в открывшейся форме выберите необходимые позиции.

Далее по кнопке «Заполнить показатели» указываются показатели, значения которых требуется проиндексировать путем их умножения на коэффициент индексации.

После отражения индексации на штатном расписании нужно отразить эту индексацию на плановых начислениях сотрудников, занимающих позиции с проиндексированной оплатой. В противном случае индексация не коснется фактической оплаты труда сотрудников.

Для этого следует создать документ «Изменение плановых начислений» с помощью кнопки «Изменить начисления сотрудников» под табличной частью документа «Изменение штатного расписания». Он автоматически заполнится согласно текущей расстановке сотрудников на указанных в документе позициях и будет по умолчанию установлен флаг «Учитывать как индексацию заработка».

Таким образом, производимую в учреждении индексацию рекомендуется сначала отражать на штатном расписании, а затем на плановых начислениях сотрудников.Аксиния Богданова, бухгалтер-консультант Линии консультаций .Материалы , бюджетный выпуск, июль 2018.