Опись о приеме документов

Описи


Очистить Опись представляет собой список имущества/документов, требующийся для целей учета. Ее оформление – это окончательный этап обработки документации. Составляется при различных обстоятельствах: изъятие ценностей, их уничтожение, отправка по почте и так далее. В компаниях активно применяется такая форма, как опись документов.

Рассмотрим ее подробнее. Опись документации осуществляется на основании этих инструкций:

  1. Инструкция ЦБ.
  2. Инструкция по делопроизводству, утвержденная Приказом Минкультуры.
  3. Рекомендации по делопроизводству, утвержденные Росархивом 23 декабря 2009 года.

Документы, отражаемые в описи, должны быть правильно систематизированы. Сначала фиксируются приоритетные по важности бумаги (приказы, распоряжения), после которых следуют планы, переписки и другие документы.

Бухгалтерские и кадровые документы – бумаги, которые нужно фиксировать в описи в обязательном порядке. Описывать также нужно бумаги, не используемые на протяжении 12 месяцев. После включения их в опись требуется отправить документы в архив.

Срок хранения зависит от формы бумаги. Опись – процедура, обязательная как для государственных, так и частных учреждений.

В рамках делопроизводства описываются бумаги, нуждающиеся во временном или постоянном хранении. Процедура позволяет учитывать документы, быстро их находить в случае необходимости. Если описываются бумаги, направляемые в архив, опись создается при помощи бланка, утвержденного правительством.

Документ оформляется в 2 экземплярах. Один остается в подразделении, другой направляется в архив. Бумага включает в себя эти элементы:

  1. Наименование описи.
  2. Опись.
  3. Оглавление.
  4. Перечень сокращений, если они присутствуют в документе.
  5. Титульный лист.
  6. Перечень используемых терминов.
  7. Указатели.
  8. Лист-заверитель.
  9. Таблицы (требуются тогда, когда осуществляется изменение старых номеров на новые).
  10. Библиография.
  11. Предисловие.

После оформления документа требуется поставить подпись на листе-заверителе.

Опись – универсальный документ, который нужен при самых разных обстоятельствах. Предполагает внешнее или внутреннее использование. Может как отправляться в госорганы, так и применяться исключительно внутри компании.

Рассмотрим особенности разных видов бумаг.

Если документ отправляется в суд, опись не требуется. Если к заявлению прилагаются дополнительные документы, их перечень приводится в самом иске.

Однако иногда опись все-таки составляется. Актуальна она тогда, когда дополнительных документов очень много.

Если документы отправляются в налоговую, их опись обязательна. Бумага должна содержать эти обязательные сведения:

  1. Наименование компании, ее адрес.
  2. Исходящий номер.
  3. Список документом, указание номера каждого из них.
  4. Заголовок.
  5. Общее число документов.

Бумагу нужно заверить печатью и подписью руководителя фирмы. Такая опись составляется работником, ответственным за ведение личных дел.

Храниться она вместе с личными делами. Оформляется при поступлении в компанию нового дела.

Включает в себя эти сведения:

  1. Число листов.
  2. Номер личного дела.
  3. Название.

Если личные дела передаются в актив, необходимо внести итоговую запись. В ней указываются сведения об общем числе дел. Для оформления описи, сопровождающей почтовое письмо/посылку, используется форма 107.

В документе фиксируется эта информация:

  1. Стоимость.
  2. ФИО получателя или наименование фирмы.
  3. Число отправленных ценностей.

Представитель почты проставляет на описи свою роспись и календарный штемпель.

Документ составляется в 2 экземплярах. Один остается в почтовом отделении, другой – направляется получателю.

Документы, связанные с деятельностью компании, могут направляться в архив. Но тому предшествует опись этих бумаг. Сопроводительный документ составляется в 2 экземплярах.

Один из них отправляется в архив.

Все бумаги, которые предполагается отправить в архив, фиксируются в сдаточной описи. В последней приводится эта информация: номер документа, количество листов. Опись составляется сотрудником, ответственным за работу с архивом.

В дальнейшем она должна быть рассмотрена экспертной комиссией. Последний шаг – утверждение бумаги руководителем учреждения.

Готовую опись необходимо прошить.

Она облекается в твердую обложку. Компания уничтожает документы при наличии этих обстоятельств:

  1. Бумага больше не нужна.
  2. Закончился срок хранения.

Если опись включает в себя сведения о подразделении, в верхней части документа нужно указать название этого подразделения.

После того, как опись была сформирована, на ней ставит подпись сотрудник, ответственный за экспертизу. Затем документ передается на рассмотрение экспертной комиссии. Необходимо заключить протокол заседания комиссии.

Только после перечисленных процедур можно приступить к уничтожению документов. Опись составляется и при изъятии документации.

Оформляется она по форме №ММ-3-06/338, утвержденной постановлением Правительства от 31 марта 2007 года. В верхней части бланка прописывается название компании, ИНН. После этого нужно зафиксировать список изъятых документов.

На описи ставит свою подпись сотрудник, который занимался изъятием.

На документе должны стоять подписи лиц, которые присутствовали на процедуре.

Бумага составляется в 2 экземплярах. Один остается в компании, другой – у представителя госоргана, который проводил изъятие. К СВЕДЕНИЮ! К описи могут прилагаться фото и видео, созданные в ходе изъятия.

  1. 3344
  2. 23210
  3. 3381
  4. 1797
  5. 87156
  6. 13235
  7. 29139
  8. 6580
  9. 927

Опись передаваемых документов: скачать образец 2021 года

» Компания в течение отчетного периода должна регистрировать всю документацию по приходным и расходным операциям перед сдачей ее в бухгалтерию. Для этого используется сопроводительный реестр сдачи документов по форме ТОРГ-31.

Заполнением занимается материально ответственное лицо.

Как правильно заполнить форму, разберемся в статье.

  1. Бесплатная загрузка
  2. Бланк и образец
  3. Проверено экспертом
  4. Онлайн просмотр

ФАЙЛЫРеестр по форме ТОРГ-31 — это первичный учетный документ.

Бумаги по расходным и приходным операциям могут учитываться последовательно, либо для каждой разновидности операций применяется отдельный бланк. В реестре указывают данные о документах и организации, которая их отправила, количество листов, дополнительные сведения.Материально ответственное лицо заполняет два экземпляра формы за каждый отчетный период.
В реестре указывают данные о документах и организации, которая их отправила, количество листов, дополнительные сведения.Материально ответственное лицо заполняет два экземпляра формы за каждый отчетный период. Один экземпляр нужно передать в бухгалтерию вместе с документами, а второй остается у работника, заполнившего реестр.Вносить информацию в реестр можно от руки или на компьютере.

При втором способе нужно иметь в виду, что подписи на документе должны быть «живые». Расписываются работник, сдающий документы (например, менеджер по закупкам), принимающий документы (бухгалтер), проверяющий документы (например, руководитель компании или уполномоченное на это лицо). Закон не предусматривает применение унифицированной формы для составления акта.

Поэтому оформлять документ разрешается в свободном стиле.

Некоторые компании разрабатывают для этих целей специальный шаблон, используя исключительно его.

Если выбран вариант свободной формы, рекомендуется использовать обыкновенный лист А4.

Нужно понимать, обе стороны должны получить подтверждение того, что состоялась передача документов. Естественно, для этого акт должен иметь две копии, каждая из которых подписывается «вживую» управляющими компаний. Без таких подписей не обойтись и в тех ситуациях, когда заполнение документа осуществлялось при помощи компьютера.(Видео: «Юридические документы Акт приема передачи»)Полномочия руководителей компаний разрешают им самим решать, когда возникает необходимость в оформлении такого документа.

Зачастую его оформление осуществляется по обоюдному желанию между сторонами. Достаточно часто в этом заинтересованы все участники сделки. Одна сторона имеет доказательство того, что действительно передала все указанные документы, а вторая имеет полный перечень полученной документации.Акт может оформляться не только при сделке между организациями.

Он создается и при передаче документации внутри компании.Акт оформляется в таких ситуациях:

  1. Один работник передает документы другому;
  2. Вносятся изменения во внутреннюю документацию компании;
  3. Документы сдаются в архив.
  4. Если в компании меняются должностные лица;

Особого внимания заслуживает ситуация, когда на предприятии меняется директор или главбух. Человек, заступающий на эти должности, должен принять дела своего предшественника.

При этом нужно помнить, даже незначительные мелочи могут оказаться достаточно важными. Именно поэтому, принимая дела, рекомендуется тщательно ознакомиться с принимаемыми документами.

Должностное лицо, которое только начинает работать в новой компании, должно постараться избежать серьезных неприятностей в будущем.

И в этом поможет пакет документов, который был передан предшественником.Эта унифицированная форма была закреплена для использования постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 года № 132. Она стала рекомендованной для применения с начала 2013 года (информация Минфина России № ПЗ-10/2012). С этого времени организации сами решают, какие формы первички им применять: унифицированные или самостоятельно разработанные.Если фирма приняла решение разрабатывать бланки сама, то нужно помнить о наличии обязательных реквизитов первичного учетного документа.

Они перечислены в п. 2 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ «Закона о бухгалтерском учете».

Разработанные бланки нужно утвердить в учетной политике компании специальным приказом руководителя.

Кроме управляющего, главбух также считается ответственным в любой компании. Если он рассчитывается, необходимо позаботиться о том, чтобы все бухгалтерские и финансовые документы были переданы новому сотруднику.

Этот акт позволит новому главбуху понимать, с какой документацией ему придется иметь дело в будущем.Нередко передаются дела и документы, относящиеся к документам строгой отчетности.

Многие в таких ситуациях занимаются оформлением отдельного акта. Здесь фиксируются такие важные документы. Это же касается и тех ситуаций, когда осуществляется передача печати. Ее также рекомендуется оформлять новым актом. Достаточно часто бухгалтерские документы обладают высокой ценностью. Поэтому их передача фиксируется специальной комиссией, созданной в компании.
Поэтому их передача фиксируется специальной комиссией, созданной в компании.

Ее члены проверяют наличие документов и правильность составления акта.Образец

Документ состоит из шапки и табличной части.

В шапку необходимо внести такие сведения:

  1. Вид деятельности компании.
  2. Структурное подразделение.
  3. Наименование хозяйствующего субъекта и его код по ОКПО.
  4. Отчетный период.
  5. Номер документа и дату его составления.

В табличной части нужно указывать такие данные:

  1. Название документа (номер формы и наименование), его номер и дату составления.
  2. Примечание. Здесь можно указать какие-либо уточнения, пояснения.
  3. Название организации-поставщика.
  4. Количество листов в документе.
  5. Ее код по ОКПО.

На оборотной стороне таблица продолжается. Если количества строк в таблице не хватает, то в электронном варианте можно добавить необходимое число строк.

После заполнения таблицы подводят итог по количеству листов в документе.

Далее прописью указывают общее количество бумаг и листов в них. Когда документ будет проверен, расписываются работники: сдавший документы, принявший документы, проверивший всю информацию о документах. Обязательно нужно указать должности и расшифровки подписей.

Директор, который покидает свой пост, должен сдать дела и соответствующую документацию новому управленцу. Стоит отметить, именно законодательство возлагает на него такие обязанности.

Поэтому вопрос, обязан ли гендиректор передавать документацию, не возникает ни при каких обстоятельствах. Но оформлять при этом соответствующий документ нет острой необходимости. Хотя нужно понимать, именно этим актом от серьезных проблем смогут защитить себя, как бывший управленец, так и новый руководитель.Как составить актКак правило, необходимость составления акта прописывается не законодательством, а внутренними правилами компании.

Бывает документация, восстановить которую нет возможности.

Многие стараются документально фиксировать факт передачи, чтобы в будущем не возникло никаких проблем. С оформлением акта не должно возникнуть никаких сложностей. Стоит лишь правильно указать данные паспорта бывшего директора.

Также вносятся соответствующие данные о получателе, т.е., об управленце, который заступает на данный пост.Образец

Если в реестре были выявлены фактические ошибки, например, работник неверно вписал номер документа или поставил не ту дату, то в этом случае исправить неточность можно с применением традиционного алгоритма:

  • Ошибочные данные нужно аккуратно зачеркнуть одной линией.
  • Далее нужно написать: «Исправленному верить».
  • Рядом или над строкой написать правильные данные.
  • После этого работник, вносивший исправления, должен поставить свою подпись и дату.

Исправить ошибки нужно в каждом экземпляре документа.

С внесенными изменениями знакомят всех работников, которые участвуют в заполнении или проверке данного реестра.Документ имеет полную юридическую силу, и несмотря на то, что его роль зачастую кажется чисто формальной, это не совсем так.Назначение:

  • Документально зафиксировать передачу документов:

полный список всех бумаг;

  1. дату передачи (иногда и время);
  2. принявшая сторона.
  3. их вид (оригинал, копия, заверенная копия);
  4. их количество;
  5. передавшая сторона;
  • Использовать его в качестве основного доказательства при необходимости (чаще всего – в судебных разбирательствах).
Рекомендуем прочесть:  Увеличить ванную за счет коридора

Перечень первичных документов бухгалтерского учета в 2020-2021 годах может быть таким:

  • Товарная накладная.

    Это документ, в котором отражается перечень передаваемых товарно-материальных ценностей. Накладная оформляется в 2 экземплярах и содержит сведения, которые впоследствии отражаются в счете-фактуре. Накладная подписывается представителями обеих сторон, участвующих в сделке, и заверяется печатью (если ее фирма использует в своей практике).

О наиболее часто применяемой ее форме читайте в статье «Унифицированная форма ТОРГ-12 — бланк и образец».

  • Акт сдачи-приемки.

    Он составляется по завершении выполнения определенных работ (услуг), чтобы подтвердить, что результат работ соответствует изначальным требованиям договора.

Образец такого акта смотрите здесь.

  • Первичные документы расчета с персоналом по оплате труда (например, расчетно-платежные ведомости).

Подробнее об указанных ведомостях см. в статье «Образец заполнения расчетно-платежной ведомости Т 49».

  • Документы, связанные с наличием объектов ОС, – здесь компания может оформлять такую документацию из перечня первичных учетных документов бухгалтерского учета:
  1. Акт приемки-передачи ОС по форме ОС-1 – при поступлении или выбытии объекта, не относящегося к зданиям или сооружениям.

Подробнее о данном акте см.

в материале «Унифицированная форма № ОС-1 — Акт о приеме-передаче ОС».

  1. Если объект ОС является зданием или сооружением, то его поступление или выбытие оформляется актом по форме ОС-1а.

Об этом подробнее см. в статье «Унифицированная форма № ОС-1а — бланк и образец».

  1. Списание объекта ОС оформляется актом по форме ОС-4.

Подробнее см. в материале «Унифицированная форма № ОС-4 — Акт о списании объекта ОС».

  1. Если требуется задокументировать факт проведенной инвентаризации, составляется инвентаризационная опись ОС по форме ИНВ-1.

Подробнее о таком первичном документе см.

в статье «Унифицированная форма № ИНВ-1 — бланк и образец».

  1. Если же инвентаризация проводилась в отношении НМА, то опись будет составляться уже по форме ИНВ-1а.

Об этом см.

в материале «Унифицированная форма № ИНВ-1а — бланк и образец».

  • Отдельной группой первичных документов являются кассовые документы. К ним относится, в частности, такой список первичных документов бухгалтерского учета 2020-2021 годов:
  1. Приходный кассовый ордер.

Подробнее о его составлении см. в статье «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?».

  1. Расходный кассовый ордер.

Подробности о нем см. в материале «Расходный кассовый ордер — бланк и образец».

  • Платежное поручение.

О правилах оформления этого документа читайте здесь.

  • Авансовый отчет.

О том, чем руководствоваться, оформляя такой документ, читайте в этой статье.

  • Акт зачета взаимных требований.

Об особенностях применения этого документа читайте здесь.

  • Бухгалтерская справка.

О принципах ее оформления см.

материал

«Бухгалтерская справка об исправлении ошибки — образец»

.Приведенный список не исчерпывает всего объема первичных документов, применяемых в бухучете, и может быть расширен в зависимости от особенностей учета, осуществляемого в каждой конкретной организации.Полный список первичных документов вы найдете в Справочнике от КонсультантПлюс.

Получите пробный доступ к системе и переходите к перечню.ВАЖНО! Не являются первичными документами бухгалтерского учета из перечня 2020-2021 – список был предложен выше:

  1. Счет. В этом документе отражается сумма, которую покупатель соглашается оплатить, принимая условия поставщика. В счете может присутствовать дополнительная информация об условиях сделки (сроки, порядок оплаты и поставки и т. д.), т. е. он дополняет договор.
  2. Договор. Это документ, в котором оговариваются права, обязанности и ответственность сторон, участвующих в сделке, сроки и порядок расчета, особые условия и т. д. Его данные задействуют при организации учета по аналитике расчетов с контрагентами, но сам он учетных операций не формирует.
  3. Счет-фактура. Этот документ составляется для налоговых целей, поскольку на его основании покупатели принимают к вычету суммы НДС, предъявленные поставщиками (п. 1 ст. 169 НК РФ). Таким образом, счетом-фактурой при отсутствии других документов, характеризующих определенную сделку, невозможно будет подтвердить расходы по данной сделке (письма Минфина РФ от 25.06.2007 № 03-03-06/1/392, ФНС от 31.03.2006 № 02-3-08/31, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.04.2006 № А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1).

Следует иметь в виду, что приведенные в перечне унифицированные формы первичных бухгалтерских документов не являются обязательными для применения, т.

к. с 2013 года (после принятия закона № 402-ФЗ) бланки таких форм можно разрабатывать самостоятельно. Но в большинстве случаев они продолжают использоваться. Поэтому в 2020–2021 годах перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов,содержащихся в постановлениях Госкомстата, продолжает оставаться актуальным.Реестр позволяет отсортировать бумаги по категориям и при необходимости получать к ним доступ в максимально короткие сроки.

Среди задач реестра можно выделить хранение, учет и передачу или выдачу по требованию.

Журнал ведет один или несколько сотрудников компании.

Ответственные лица определяются вышестоящим руководством.

Помимо ведения реестра, у сотрудника могут быть другие обязанности.Как могут быть классифицированы первичные документы бухгалтерского учета?Если первичный документ выпустила сама компания, то он может относиться либо к группе внутренних, либо к группе внешних. Документ, который составлен внутри фирмы и распространяет свое действие на компанию-составителя — это внутренний первичный документ. Если же документ был получен со стороны (или составлен фирмой и выдан на сторону), то это будет внешний первичный документ.Внутренние документы фирмы подразделяются на следующие категории:

  1. Документы бухгалтерского оформления. С их помощью компания систематизирует и обобщает сведения, содержащиеся в иных распорядительных и оправдательных документах.
  2. Исполнительные первичные документы. В них компания отражает факт того, что определенное хозяйственное событие свершилось.
  3. Распорядительные первичные документы — такие, которыми фирма отдает распоряжение какой-либо своей структурной единице или сотруднику. К указанной категории относятся приказы компании, распоряжения и т. д.

После того как хозяйственное событие было оформлено первичным документом, далее требуется отразить произошедшее событие в учетных регистрах.

Они, по сути, являются носителями упорядоченной информации, в них аккумулируются и распределяются признаки и показатели хозяйственных сделок.По внешнему виду выделяют следующие регистры:

  1. книги;
  2. карточки;
  3. свободные листы.

Исходя из способа ведения регистра, выделяют следующие группы:

  1. Хронологические регистры. В них фиксируют произошедшие события последовательно — от первого по времени свершения к последнему.
  2. Комбинированные регистры.
  3. Систематические регистры. В них компания классифицирует свершившиеся сделки по экономическому содержанию (пример — кассовая книга).

По критерию содержания информации, отражаемой в регистрах, выделяются:

  1. комбинированные регистры, в разрезе которых фирма осуществляет как синтетический, так и аналитический учет.
  2. синтетические регистры (к примеру, журнал-ордер);
  3. аналитические регистры (платежная ведомость);

Подробнее о бухгалтерских регистрах см.

в статье «Учетные регистры бухгалтерского учета (формы, образцы)».Предполагается, что передача бумаг может произойти в любой момент, поэтому он составляется в разных случаях, при передачи:

  • Между 2 юридическими лицами (например, когда пакет документов уходит как сопровождение коммерческого предложения).
  • Между 2 частными гражданами.
  • Между физическим и юридическим лицом.

Однако наиболее распространенный случай связан с обменом бумагами внутри одной компании. Таких примеров можно привести достаточно много:

  • Банкротство организации – в этих случаях возникает необходимость передачи сразу всех бумаг, для чего составляется большое количество актов, разделенных по группам в соответствии с видами документации.
  • Наконец, в случае реорганизации компании (слияния ее с другими, объединения отделов и т.п.) также возникает необходимость передать все дела. Причем в подобных ситуациях составляется сразу много актов – по каждому отделу, по каждому сотруднику и т.п.
  • Один сотрудник переходит на другую позицию и передает дела своему заместителю или новому работнику, пришедшему на его место. Например, передача бухгалтерских, кадровых, административных документов.
  • Один сотрудник увольняется, и на его место приходит новый работник, который должен принять все дела. Во избежание утраты документов, ошибок при их передачи и прочих нежелательных ситуаций нужно не только корректно предоставить все бумаги, но и отразить этот факт документально.

В случае с частными гражданами составления может понадобиться, если речь идет об оказании услуги, подразумевающей прием передачу документов. Например, если лицо доверяет свои интересы представителю в суде, очевидно, понадобится передать ему важные бумаги, в том числе и в оригинальном виде.

Тогда составить документ – в интересах самого гражданина.

​Нередко возникают ситуации, когда требуется изъять информацию с предприятий на государственное хранение.

При этом необходима подготовка соответствующего акта, на базе которого будет осуществлена передача на постоянное хранение.

  1. ликвидация компании;
  2. другие ситуации.
  3. реорганизационные мероприятия в компании;
  4. окончание срока хранения документации на предприятии;

При приеме на государственное хранение следует обязательно указать такие данные, как название компании, передающей документы и наименование собственно архива, который их принимает. Пример, утеря важных бумаг, требует, чтобы данную ситуацию отметили в акте.

В том случае, когда производится перенос на государственное хранение и имеют место определенные примечания, они должны быть указаны в акте.Для того чтобы правильно заполнить такой файл, необходим образец.

При отправлении кадровых записей другому лицу на предприятии при увольнении, следует заполнить бланк. Всегда в процессе заполнения кадровых документов нужно обязательно указать такие моменты:

  1. число файлов;
  2. название;
  3. номер п/п;
  4. примечания.
  5. временной период;

Если имеют место такие ситуации, как утрата личных дел, отсутствия заполнения личных карточек, это следует указать в примечании при передаче кадровых документов.

Обычно имеет место приказ о назначении комиссии по решению которой будет осуществлен акт передачи документации. При составлении файлов используют специальный бланк.

Это имеет место, например, при увольнении главного бухгалтера, в распоряжении которого были важные документы. Касаемо, в первую очередь, бухгалтерских учетов.

Они должны быть переданы другому лицу, которое заменит уволенного.Для передачи ценных бумаг используется соответствующая форма. Касательно учета бухгалтерских записей составляются специальные акты. Передаваемые дела чаще оформляют таблицей.

В ней указываются следующие данные:

  1. номера;
  2. число, месяц, год;
  3. наименования бухгалтерских файлов.

В этой ситуации осуществляется отправка бухгалтерских файлов ЖСК по тому же принципу, что и в случае приема-передачи информации, связанной с бухгалтерией в других случаях. Это самые важные документы ЖСК и следует не допускать ошибок в процессе оформления акта, поэтому лучше использовать образец.Следует скачать файл, на котором ставится дата и обозначается место.

Согласно приказу формируется комиссия, состоящая из трех человек. Их имена, а также название предприятия, имя лица, принимающего и передающего, указываются в обязательном порядке.Правильно составленная форма от одного лица к другому, поможет избежать недоразумений. В обязательном порядке такая процедура осуществляется по решению комиссии.кт приема-передачи при смене директораPost Views: 128 Реестр представляется возможным сформировать как путём внесения информации на бумажный носитель, так и путём внесения информации в электронном виде.Если формированием реестра занимаются разные лица, образец документа должен содержать данные человека, который его составляет.

Если реестр формируется на бумажном носителе, кроме данных человека, который его ведёт, требуется так же именная печать.Если в процессе формирования реестра были допущены ошибки, исправить их допускается исключительно с ведома руководителя.На исправление обнаруженных ошибок отводится три дня. Для исправления некорректно внесённой информации следует сформировать заявление. В заявлении следует обозначить ошибку и человека, допустившего её.

( 2 оценки, среднее 4 из 5 )Понравилась статья?

Поделиться с друзьями: Поиск: © 2021 Жильё де-юре

Как составить опись передаваемых документов

28 июля 2020 Опись документов — это перечень, который подтверждает передачу ее в определенном количестве и составе. Составляется в свободной форме, но должен содержать обязательные реквизиты.

Содержание Перечень передаваемых дел составляется во всех случаях, когда они перемещаются внутри компании или выходят за ее пределы. Он подтверждает факт их передачи, фиксирует количество и наименования, помогает отслеживать ход документооборота и не теряя времени найти определенную бумагу.

Форма составления такого списка свободная, бланк описи передачи документов существенно различается у разных организаций. Важным является лишь наличие визы отправителя и принимающей стороны.

Включите в бланк следующие сведения:

  • Дата составления.
  • Собственно список в форме таблицы, с указанием:
  • Наименования передающей компании и адресата: Ф.И.О. представителя госоргана или физического лица, название организации.
  1. количества его экземпляров;
  2. номера;
  3. количества листов. Здесь отмечается общее количество листов для каждого передаваемого акта.

    Если бумага объемом 2 листа отправляется в трех экземплярах, в таблицу вносят значение «6 листов».

  4. полного наименования акта;
  • Указание суммарного количества переданных листов нормативных актов.

Перед тем как составить опись документов, проверьте их комплектность. В завершение процесса завизируйте ее: обычно перечень подписывает лицо, которое отвечает за документооборот в компании (секретарь, делопроизводитель, ассистент директора).

Получатель отмечает факт получения, вписав в соответствующее поле Ф.И.О., должность принявшего и дату. Форма является простой табличной.

Особое внимание уделите заполнению списка бумаг, которые направляются в другую организацию, и точно укажите реквизиты получателя (проверяющий орган, партнер, контрагент и т.

п.). При необходимости ставится отметка, отправлены оригиналы или копии.

Все строки, оставшиеся пустыми, перечеркиваются.

Передаточный список готовится в двух экземплярах: один отдают адресату, а второй остается у компании-отправителя. Такая опись содержит больше обязательных для заполнения полей, чем представленный выше. Составляется, даже если архивируется всего одно дело.

Подробнее: Если передаваемые бумаги хранятся не бессрочно, в таблицу включается дополнительная графа под названием «Срок хранения». В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), срочным хранением является содержание объектов в архиве до 10 лет. Кроме того, учитывайте требования .

В графе «Крайние даты» указываются сроки окончания хранения, причем как для бумаг, подлежащих бессрочному хранению, так и для срочных. Заполняется она на основании нормативных актов.

При необходимости добавляется графа «Дата документа», причем имеется в виду не дата составления, а день регистрации. Если дела сдают в архив в электронном виде, опись тоже потребуется.

Регистрация проходит с отметкой об их объеме. Этот параметр измеряется мегабайтами. Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её. ЮРИСТУ: СТАТЬИ БУХГАЛТЕРУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях.

ЮРИСТУ: СТАТЬИ БУХГАЛТЕРУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя! Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

Ошибка на сайте Сообщение должно быть длинной не менее 10 символов Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию? Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Как составить опись документов для налоговой или контрагента: правила и образец описи для передачи

20 августа 2020 20 августа 2020 Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям Необходимость зафиксировать факт передачи того или иного документа может возникать во взаимоотношениях как с государственными органами, так и с контрагентами. Когда речь идет о единичном документе, можно обойтись штампом о приеме на втором экземпляре.

Но поступить так при передаче комплекта бумаг уже не получится. И в этом случае на выручку приходит опись. Опись документов необходима для фиксации факта их передачи адресату, которым может быть как орган власти (ИФНС, суд и т.п.), так и контрагент по договору. К составлению описи обычно прибегают в ситуации, когда требуется передать не один документ (заявление, исковое, справку и т.п.), а некий комплект или набор документации.

К составлению описи обычно прибегают в ситуации, когда требуется передать не один документ (заявление, исковое, справку и т.п.), а некий комплект или набор документации. При «удаленке» необходимо обмениваться электронными документами с сотрудниками Наибольшее распространение опись получила при работе с традиционными, бумажными документами. Однако не исключено составление описи и при пересылке информации в электронном виде.

Особенно если это происходит по обычной электронной почте.

Единых законодательных требований к составлению описи документов не имеется.

Поэтому в зависимости от цели представления документации могут использоваться как унифицированные формы (к примеру, при отправке заказных писем), так и разработанные принимающей или передающей стороной самостоятельно. В любом случае, опись должна содержать сведения о типе (наименовании, реквизитах) каждого из передаваемых документов (к примеру, договор купли-продажи № 1 или декларация по НДФЛ за 2020 год) и количестве экземпляров. Дополнительно при необходимости может указываться и другая информация — о количестве листов каждого экземпляра документа, общем количестве листов всех документов, указанных в описи, адресатах, основаниях передачи и т.п.

При общении с налоговым органом составлять опись требуется только если документы передаются в классическом, бумажном виде. Требований к форме такой описи законодательство не устанавливает.

Поэтому составить ее можно в произвольном виде.

Более того, опись можно оформлять как отдельный документ, так и включать в состав сопроводительного письма (п. 6 Приложения № 18 к Приказу ФНС России ).

ВНИМАНИЕ При отправке документации в ИФНС в электронном виде опись составлять не нужно, т.к.

состав документов в этом случае фиксируется автоматически соответствующим ПО.

Получайте требования из ИФНС и отправляйте запрошенные документы через интернет Что касается содержания описи, то в ней целесообразно отразить не только данные о передаваемых документах (дата, номер, наименование, количество листов и экземпляров), но и сведения, касающиеся оснований их передачи, а также отправителе и адресате.

Таким образом, данная опись будет дополнительно содержать реквизиты организации (ИП), передающей документы, а также номер и дату требования или иного документа от ИФНС, в связи с которым предоставляется документация, указанная в описи.

Не лишним будет пронумеровать в описи представляемые документы, а не просто привести их перечень. Такое оформление описи поможет в случае возникновения в дальнейшем каких-либо претензий со стороны ИФНС (или вопросов при рассмотрении спора в суде) быстро сориентироваться в составе переданных документов и оперативно представить нужные пояснения или возражения. При передаче документов в архив по каждому делу составляется внутренняя опись включенных в него документов.

Форма такой описи приведена в приложении № 27 к правилам, которые утверждены приказом Министерства культуры России . А порядок ее оформления достаточно детально описан в п. 3.6.17 Правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.02).

В частности, указано, что опись должна составляться на отдельном листе и подписываться составителем.

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. А в конце описи должна быть итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

При этом конкретное содержание документов в «архивной» описи раскрывать не требуется. Поскольку в дело помещаются документы одной разновидности, достаточно заголовка (наименования контрагента, ФИО работника и т.п.).

Каких-либо специальных правил оформления описи при передаче документов контрагенту законодатель не установил. Поэтому если конкретная форма описи не согласована сторонами отдельно (к примеру, в качестве приложения к договору), то составлять ее можно в свободной форме. Главное требование — из описи должно быть понятно что, в каком количестве когда, в связи с чем, от кого и кому передано.

Как и в случае с «налоговой» описью, помимо собственно реквизитов передаваемой документации стоит дополнить опись данными об основаниях передачи (к примеру, сделать ссылку на пункт договора или на переписку), а также указанием на передающую и получающую сторону.

Для заверения описи надо указать ФИО, должность, проставить подпись составителя и дату составления. Обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет Форма описи документов, которая применяется при отправке регистрируемых почтовых отправлений с объявленной ценностью, приведена в приложении № 26 к порядку приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений (утв.

приказ ФГУП «Почта России» от 07.03.19 № 98-п). Как гласит п. 6.1.1.1 порядка, при пересылке документов в описи по ф. 107 указывается их наименование и при необходимости реквизиты, а также количество листов в каждом из документов.

Далее каждому документу нужно присвоить сумму оценки в полных рублях (т.е.

минимум 1 руб.). После чего выводится общий итог как количества пересылаемых листов, так и суммы оценки.

ВАЖНО Опись по ф. 107 заполняется в 2 экземплярах, каждый из которых подписывается отправителем.

Если количество пересылаемых документов таково, что строк бланка описи не хватает, то необходимо использовать дополнительные бланки.

При этом на первом делается пометка «лист 1», на втором — «лист 2» и т.д.

Соответственно, итог по количеству листов и сумме оценки подводится только на последнем из листов описи.

А вот подпись отправителя должна быть на каждом из них. СПРАВКА На официальном сайте Почты России можно . Образец передаточной описи в 2020 году ООО «Лабиринт-2019» 21 июля 2020 года №020-17/ДКПН Директору На №________от________ ООО «Новость» Балабанову О.И.

Уважаемый, Олег Игоревич, в соответствии с п. 2.1.4 Договора купли-продажи недвижимости б/н от 10.07.2020 настоящим направляем в Ваш адрес следующие документы:

  • Копия ФЛС от 07.07.20 — на 1 л.
  • Экспликация и поэтажный план на Помещение — на 3 л.
  • Выписка из домовой книги от 07.07.2020 — на 1 л.
  • Копия решения Арбитражного Суда Поволжского округа от 01.02.2013 по делу № Ф04-258/2010 с отметкой о вступлении в законную силу — на 8 л.

Всего документов на 13 листах.

Юрисконсульт Назаров П. И. Назаров Резюмируем.

Составление описи передаваемых документов не потребует больших затрат времени — ведь в большинстве случаев опись может составляться в произвольной форме. Но даже такая опись способна защитить организацию или предпринимателя от возможных претензий со стороны госорганов или контрагентов.

Заказать электронную подпись для дистанционной подачи документов в суд 7 931 Обсудить 7 931 7 931 Обсудить 7 931Популярное за неделю41 54817 26322 8087 02312 ответов на форуме

Акт приема-передачи документов другому лицу: образец

0 Мы рассказывали в нашей , каким образом можно составить в организации акт приема-передачи материальных ценностей. Но иногда возникает необходимость в передаче от одного лица к другому лицу документов, которые также имеют ценность, а потому факт такой передачи должен быть зафиксирован. Речь может идти, к примеру, о передаче документов заказчиком исполнителю при заключении и исполнении договора выполнения работ или оказания услуг, о передаче документов в рамках соглашения о переводе долга или о передаче документов от увольняющегося сотрудника лицу, принимающему ответственность за такие документы.

Как в этом случае составить акт приема-передачи документов физическими лицами или между организациями? Независимо от того, на каком основании и с какой целью производится передача документов от одного лица к другому, а также производится ли передача документов между физическими лицами или организациями, акт приема-передачи может составляться по схожей форме. Унифицированной и обязательной к применению формы акта приема-передачи документов нет, поэтому организация может разработать форму такого акта самостоятельно.

Конечно, это не распространяется на случаи, когда обязательность применения определенной формы акта закреплена, к примеру, в договоре между сторонами. В акте приема-передачи документов обычно указываются:

  1. подписи лиц, передавших и получивших документы.
  2. лица, между которыми производится передача документов, а при необходимости их полномочия и основания таких полномочий;
  3. причина передачи документов;
  4. перечень передаваемых документов с указанием того, передается оригинал документа или его копия, а также количества страниц документов;
  5. дата и место передачи документов;

При наличии акт может быть скреплен печатями сторон. Акт составляется в 2-х экземплярах: для передающего и принимающего лица.

Приведем пример Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

  1. Хочу скачиватьбесплатно и попробовать все возможности подписчика
  2. Я не подписчик,но хочу им стать
  3. Я подписчик: электронного журнала печатного журнала

акта приема-передачи документов в формате Word.