Пример расчета времени на бухгалтера материальной группы

Новое в хронометраже рабочего времени бухгалтера: как заполнить в 2021 году


» Все предприятия, организации, индивидуальные предприниматели и иные хозяйствующие субъекты при ведении хозяйственно-производственной деятельности преследуют цель – это максимальное извлечение прибыли. Читайте также статью ⇒ Прибыль это конечный продукт жизнедеятельности организации. На пути достижения этого результата затрачивается немало материальных и производственных ресурсов. Одним из таких материальных ресурсов является физическая сила людей, человеческий фактор.

Чем эффективнее и с максимальной пользой используется этот фактор, тем выше производительность труда, тем выше получаемая прибыль. Поэтому каждый руководитель стремится с максимальной отдачей использовать указанный показатель в своей деятельности. Что же это значит? Читайте также статью ⇒ По статистике почти каждый сотрудник организации эффективно трудится на своем рабочем месте порядка 30% рабочего времени.

Остальное рабочее время он проводит без какой-либо пользы для деятельности организации.

Для устранения указанного пробела используется хронометраж рабочего времени сотрудника. Это своего рода запись рабочего дня на бумагу, где поминутно отражается каждая операция (действия), производимые этим сотрудником за день. Пример 1. Захарова Р.И. работает кассиром. В день она оформляет десять приходных и десять расходных операций по кассе.
В день она оформляет десять приходных и десять расходных операций по кассе.

Заполняет книгу кассира- операциониста и сдает наличные денежные средства в банк на расчетный счет организации. Хронометраж рабочего дня кассира выглядит следующим образом:

  • Начало смены. Включение кассового аппарата, пересчет денежной

наличности в кассе –10 минут 2.Оформление приходных и расходных операций по кассе – 40 операций. На одну операцию затрачивается в среднем 3 минуты.

Итого затраченного времени: 1 час 20 минут.

  • Закрытие смены. Выключение кассового аппарата, пересчет денежной
  • Оформление кассовой книги- 30 минут
  • Снятие кассы за смену – 5 минут
  • Оформление книги кассира-операциониста – 8 минут

наличности в кассе –10 минут

  • Сдача наличных денежных средств в банк – 1 час

Итого в день в нашем примере кассир затрачивает в среднем на оформление операций по кассе 3 часа 23 минуты.

Это 42,3 % рабочего времени. На практике бывают ситуации, когда работник сам изъявляет желание произвести хронометраж своего рабочего времени.

Для того, чтобы показать и доказать руководству, что он чрезмерно перезагружен выполняемыми операциями за день.

Пример 2. Иванова З.И. работает в организации бухгалтером. В ее должностные обязанности входит учет с поставщиками продукции (работ и услуг), учет с покупателями и заказчиками, ведение расчетного счета и разноска по нему.

В среднем в день Иванова З.И.

проводит следующие операции:

  • Отгрузка продукции покупателям – 35 операций.

На одну операцию затрачивается 3 минуты.

Итого затрачиваемого времени: 1 час 45 минут

  • Оформление почтового конверта на отправку покупателям- 35 операций

1 операция – 3 минуты Итого: 1 час 45 минут

  • Вносятся в программу новые покупатели – 6 операций.

1 операция-3 минуты. Итого: 18 минут

  • Приобретается продукция (товары, услуги) у поставщиков -15 операций

1 операция – 3,53 минуты Итого: 53 минуты

  • Оформление почтового конверта на отправку поставщикам- 35 операций

1 операция – 3 минуты Итого: 1 час 45 минут

  • Вносятся в программу новые поставщики – 6 операций

1 операция – 3 минуты Итого: 18 минут

  • Вносятся новые позиции по товарам – 15 операций

1 операция – 3 минуты Итого: 45 минут

  • Разноска по выпискам из банка- 45 операций

1 операция – 2 минуты Итого: 1 час 30 минут

  • Составление акта сверок с поставщиками и покупателями – 5 операций

1 операция – 2 минуты Итого: 10 минут

  • Телефонный обзвон должников организации – 6 человек

1 операция – 8 минут Итого: 48 минут Итого в день бухгалтер затрачивает в среднем на выполнение должностных обязанностей 9 часов 57 минут.

Это более 100 % рабочего времени.

Хронометраж рабочего времени сотрудника позволяет выявить пробелы, недочеты, бесполезное время и оптимизировать его рабочее время. Позволяет правильно распределять нагрузку по сотрудникам.

Позволяет выявить операции (действия), которые требуют большего количества времени, которые в дальнейшем можно автоматизировать, рационализировать и минимизировать потери при совершении той или иной операции.

Вот почему очень важно производить хронометраж рабочего времени сотрудника.

( Пока оценок нет ) Поделиться: Search for:

Хронометраж рабочего времени — порядок проведения и образец

» Под хронометражом рабочего времени понимается процесс, в ходе которого сотрудник самостоятельно или при содействии коллег, имеющих необходимые компетенции, осуществляет мониторинг собственных действий в период нахождения на работе на предмет их содержания и продолжительности.

Хронометраж, таким образом, фиксирует, чем конкретно занимается сотрудник в рабочее время, а также как долго длится каждое из его занятий.

Зачем это нужно?Прежде всего в проведении хронометража рабочего времени сотрудников заинтересован работодатель — в целях оценки и повышения эффективности труда персонала. Кроме того, хронометраж также может быть задействован в целях осуществления:

  1. оценки загрузки оборудования;
  2. оценки эффективности реализации управленческих решений в аспекте отдельных бизнес-процессов (и последующего определения механизмов их необходимой корректировки).

Посредством рассматриваемой процедуры работодатель может выявить:

  1. длительность простоев или действий, не имеющих отношения к трудовой функции;
  2. каким образом меняются первые 2 показателя в динамике — при сопоставлении нескольких проведенных подряд хронометражей.
  3. процент осуществления работниками полезных действий в период рабочего времени;

Хронометраж — это, по сути, инвентаризация рабочего времени: выявление его количественных показателей применительно к локальным бизнес-процессам (производственным, управленческим).В проведении хронометража своего рабочего времени может быть заинтересован также и сам сотрудник — в целях повышения продуктивности работы, следствием чего станет более интенсивное выполнение планов при их наличии и в конечном счете — получение более высокой зарплаты.Инициаторами проведения хронометража рабочего времени на предприятии могут быть разные субъекты: собственники бизнеса, которых интересует рост производительности труда; топ-менеджеры фирмы, также заинтересованные в достижении высоких производственных показателей; руководители подразделений; рядовые сотрудники.Существует 3 основные операции в рамках хронометража рабочего времени:

  1. сбор данных (заполнение соответствующих форм) соотносительно со временем нахождения сотрудника на работе;
  2. анализ и интерпретация данных хронометража.
  3. подготовка форм хронометража — для конкретной должности или трудовой функции;

Рассмотрим особенности каждой из указанных операций подробнее.Сразу стоит оговориться: ни один пример или образец хронометража рабочего дня не поможет пониманию процесса учета и контроля времени. Поэтому стоит все делать самому – пусть пару дней, но самому.

По итогам составленной таблицы можно увидеть главные моменты:

  1. Стандартные и часто встречающиеся хронофаги. Это самые настоящие «узкие места» нашего планирование. А ведь хронофагом может быть что угодно – даже совещание совета директоров компании, если там льется вода и не обсуждается ничего путнего.
  2. Посчитать количество «потерянного» времени, всякие полезные коэффициенты и сделать нужные выводы.
  3. Задачи, на решение которых не хватает времени. Как сделать расчет ресурса времени уже обсуждали, а вот как найти это время покажет только хронометраж.

Данные сведения дадут очень многое.

Они научат ценить время, помогут увидеть нецелесообразность некоторых дел, укажут, где выискивать ресурсы, и, главное, позволят двигаться напрямую к поставленным целям.

Так как самое основное в движении к мечте – время, которое мы может выделять для свершения конкретных шагов.Конечно, можно довериться техникам исполнения желаний и шаманским практикам, но лучше комбинировать эзотерику и реальные работающие методы.

При подготовке форм хронометража важно, прежде всего, определить:

  1. в каких единицах измерения будет отражаться длительность соответствующих действий или занятий.
  2. какие действия или занятия сотрудника в период нахождения на работе будут фиксироваться;

Так, объектами хронометража могут быть:

  1. прочие действия в пределах офиса, не имеющие связи с трудовой функцией, но являющиеся неотъемлемой частью трудового процесса, — например смена одежды, загрузка ПК, ожидание обновления его баз и программных компонентов.
  2. написание сотрудником электронных сообщений;
  3. участие сотрудника в совещаниях, планерках;
  4. действия в основной компьютерной программе, посредством которой работник выполняет свою трудовую функцию, — например «1С», если он бухгалтер, или Photoshop, если он дизайнер;
  5. осуществление сотрудником телефонных звонков;
  6. перерывы в работе — на чай, на обед;

Хронометраж может осуществляться в привязке к конкретному технологическому процессу — например к этапам выпуска товаров, производимых на фабричной линии предприятия. В этом случае объектами хронометража могут быть:

  1. сборка изделия на конвейере;
  2. погрузка материалов на конвейер;
  3. спуск готового и проверенного изделия с конвейера.
  4. проверка качества собранного изделия;

Либо те же самые процессы, но выполняемые конкретными работниками (отвечающими за погрузку, сборку и т.

д.).Касательно единиц измерения длительности действий или занятий сотрудника — таковые могут выражаться в секундах, минутах, часах, иногда днях. Их выбор зависит, прежде всего, от того, какие цели ставит фирма или ее подразделение, ответственное за проведение хронометража, — улучшить производительность сотрудника в течение рабочей смены (или ее части — например до обеда), недели или месяца.Карта индивидуальной фотографии рабочего дня бухгалтераООО «Асфальт»Подразделение: БухгалтерияДата наблюдения: 10.10.2018Режим работы: с 8.00 до 17.00, перерыв на обед: с 12.00 до 13.00ФИО: Васильева Василиса ВасильевнаДолжность (профессия): ведущий бухгалтер (дебиторы и кредиторы)Стаж, полных лет: 5 летN п/п Наименование элементов операции (трудового процесса) Текущее время Продолжительность (час, мин)1 2 3 41 Начало рабочего дня 8:002 Подготовка рабочего места (включение компьютера, оргтехники) 8:00 0:053 Обслуживание рабочего места 8:05 0:054 Работа с документами (в том числе изучение нормативно-правовой базы) 8:10 0:305 Взаимодействие с ответственными в подразделениях по документам, на основании которых формируются обороты по дебиторам и кредиторам 8:40 1:006 Прием, проверка на правильность оформления и заполнения, регистрация в бухгалтерской программе 1-С -Бухгалтерия документов, подтверждающих обороты с дебиторами и кредиторами 9:40 0:407 Личные надобности (микропауза) 10:20 0:058 Прием, проверка на правильность оформления и заполнения, регистрация в бухгалтерской программе 1-С -Бухгалтерия документов, подтверждающих обороты с дебиторами и кредиторами 10:25 1:309 Личные надобности (микропауза) 11:55 0:0510 Обеденный перерыв с 12:00 до 12:30 12:00 1:0011 Составление реестра кредиторской задолженности на основании счетов на оплату и согласование очередности оплаты счетов с руководителем 13:00 0:3012 Составление оборотной-сальдовой ведомости, отслеживание дебиторскойРешение данной задачи может осуществляться посредством:

  1. автоматизированного ввода данных в соответствующие формы.
  2. ввода данных в формы хронометража вручную;

В первом случае основные действия может быть предписано выполнять самому сотруднику или же ответственному лицу, которое будет наблюдать за работой сотрудника. Второй вариант сбора данных по хронометражу предполагает задействование различных компьютерных алгоритмов.Выбор первого или второго варианта сбора данных зависит от специфики конкретной трудовой функции сотрудника, а также от технической возможности и эффективности фиксировать ту или иную разновидность данных для хронометража первым или вторым способом.Например, если речь идет о фиксации данных об использовании профильных для трудовой функции человека программ, то оптимальный способ решения данной задачи — автоматизация, предполагающая задействованность других программ, которые могут отслеживать, с какой интенсивностью работник обращается к своему ПО.Если речь идет о хронометраже этапов конвейерной сборки изделий, то может быть более предпочтительным (в силу менее сложной технической осуществимости) использование метода ввода данных в форму хронометража вручную.Как только данные по хронометражу собраны, у сотрудника или его коллеги, имеющего необходимые компетенции, появляется другая задача — правильно интерпретировать полученную статистику.Сотрудник вправе дать устное или письменное согласие на фотографию.

Устное — когда сотрудник говорит: «Окей, используйте мою фотографию». Письменное — то же самое, но по электронной почте или смс.Мой совет — получать письменное согласие. Об устных договоренностях могут забыть, и при конфликте не будет доказательств, что сотрудник согласился.

Если вместе с фото магазин использует персональные данные, Роскомнадзор может попросить согласие на обработку данных. В общем, включаем бюрократию и готовим бумажки.У согласия нет обязательной формы — главное, чтобы было понятно: кто и на что соглашается.

В согласии может быть:

  1. согласие на передачу фотографий третьим лицам. Это нужно, чтобы дизайнер и типография смогли работать с фотографиями. Необязательно перечислять, кто именно получает доступ, но можно написать примеры. Это поможет сотруднику понять, о чем речь;
  2. кто дает согласие на фотографию;
  3. сроки использования согласия. Оставляйте конкретные сроки — «до 10 декабря 2021 года» или «бессрочно»;
  4. какой компании;
  5. где будут использоваться фотографии или в каких целях. Можно написать, «в каталоге за 2021 год» или «для рекламных целей»;
  6. территория, на которой будет использоваться фотография. Если каталог распространяется в России, указываем Россию. Если речь о сайте, лучше написать «весь мир».
  7. на какие фотографии дается согласие. Например, на одно изображение или всю фотосессию;

Согласие может выглядеть так:Если магазин напечатал буклет, а согласие не получил, это можно сделать сейчас.

Добавляете в согласие дату прошедшей съемки, и готово. Допустим, сотрудник снимался в октябре, а разрешение дает в ноябре. Тогда в согласии будет фраза:«Согласие действует на все изображения, которые сделаны с 1 октября 2021 года».Согласие нужно хранить не меньше трех лет — это срок, когда сотрудник вправе подать в суд из-за того, что работодатель использует его фотографию.Интерпретация данных по хронометражу может осуществляться посредством:

  1. выявления зависимостей между показателями, отражающими динамику производимых сотрудником действий, и показателями, имеющими хозяйственное значение (например количеством выпущенных товаров за установленный период времени).
  2. визуализации статистики действий сотрудника;
  3. факторного, сравнительного анализа соответствующей статистики;

Часто все эти способы интерпретации данных хронометража осуществляются сотрудником или его компетентным коллегой одновременно.На основе полученных в ходе хронометража данных, а также их анализа, на предприятии могут приниматься те или иные кадровые решения, издаваться методические рекомендации по улучшению качества выполнения сотрудниками трудовой функции, формироваться аналитические отчеты для инвесторов — варианты возможного применения результатов хронометража могут быть самыми разными.В.А.Слепова, Л.Р.Фионова, Пензенский гос.

ун-т

  1. Роль секретаря в организации делопроизводства
  2. Основные направления деятельности СХП
  3. Работа секретаря со всеми видами документов
  1. Способы доставки и отправки документов
  2. Фотография рабочего дня секретаря
  3. Примеры оформления некоторых документов

СХП «Старт-Энерго» является филиалом ФГУП ФНПЦ «ПО «Старт» им. М.В.Проценко» г. Заречного, Пензенской области (Рисунок 1). Подразделение было создано в 2010 году на основании приказа генерального директора ФГУП федерального научно-производственного имени М.В.

Проценко». СХП «Старт-Энерго» является обособленным подразделением, в соответствии с законодательством Российской Федерации его учредителем является ФГУП ФНПЦ «ПО «Старт» имени М.В.

Проценко». СХП «Старт-Энерго» было создано с целью осуществления:

  1. водоснабжения завода и города;
  2. водоотведения завода и города;
  3. горячего водоснабжения завода и города;
  4. теплоснабжения завода и города;
  5. услуг по передачи электроэнергии.

Порядок организации работы СХП «Старт-Энерго» определяется «Положением об СХП «Старт-Энерго»», которое утверждается приказом генерального директора ФГУП ФНПЦ ПО «Старт» им.

М.В.Проценко». СХП «Старт-Энерго» не является юридическим лицом, оно осуществляет свою деятельность от имени учредителя и исполняет обязанности учредителя по уплате налогов, приобретает имущественные и личные неимущественные права.СХП «Старт-Энерго» возглавляет директор, назначенный генеральным директором ФГУП ФНПЦ «ПО «Старт» имени М.В.

Проценко», его права и обязанности регламентируются заключением трудового договора. Директор в своем непосредственном подчинении имеет заместителя директора, юрисконсульта, секретаря, главного конструктора, главного механика, главного инженера, главного технолога, главного электрика, главного бухгалтера. В штатном расписании управления отсутствует специальная должность или отдел, занимающийся вопросами делопроизводства, поэтому все вопросы документационного обслуживания управления (ДОУ) возложены на секретаря.Секретарь осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя, принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в структурные подразделения или конкретным исполнителем, отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя, составляет письма, запросы, другие документы., выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников., формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность, сдает в архив.Деятельность секретаря СХП «Старт-Энерго» регламентируется локальными нормативными документами, к которым относятся:Положение об СХП «Старт-Энерго»;2.

Правила внутреннего трудового распорядка;3.

Должностная инструкция секретаря.Положение утверждено приказом генерального директора ФГУП ФНПЦ «ПО «Старт» им. М.В.Проценко» от 21.04.2010 № 249. В нем определяется порядок организации, основные направления деятельности, структура, функции и задачи подразделения.Правила внутреннего трудового распорядка (утверждены приказом директора от 04.05.2010 № 01) закрепляют порядок организации работы, который обязателен для всех сотрудников, в том числе, и для секретаря.Должностная инструкция секретаря утверждена приказом директора от 15.05.2010 № 24.

В данном документе определены требования к образованию, квалификации, порядок приёма на работу, основные обязанности, права и ответственность секретаря. Как и в любой организации, в СХП «Старт-Энерго» можно выделить три потока документов: входящие документы; внутренние документы; исходящие документы.

За последнее время в СХП «Старт-Энерго» прослеживается тенденция увеличения документооборота, основанием этого является расширение базы клиентов и как следствие этого увеличение количества заказов организации (таблица 1).Таблица 1 –Количество документов за 2009-2011 годы2009 Внутренние документы Исходящие документы Входящие документы Внутренние документы Исходящие документы Входящие документы Внутренние документы Исходящие документы Входящие документыОбъём документооборота СХП «Старт-Энерго» за 2009-2011 годы представлен на рис. 2.Рис. 2 – Объём документооборота СХП «Старт-Энерго» за 2009-2011 годыРабочий день секретаря начинается с приёма и обработки входящих документов.

В СХП «Старт-Энерго» доставка осуществляется средствами почтовой связи и по электронной почте или факсу.

Доставляется корреспонденция в виде простых писем, писем с уведомлением, бандеролей и пакетов, а также печатных изданий. После поступления документа секретарь проверяется правильность доставки: проверяет целостность упаковки, вскрывает конверт и проверяет сохранность вложений.

Далее, если в письме есть обратный адрес, конверт уничтожается. Секретарь не вскрывает конверты с пометкой «лично», «конфиденциально», он передает их «в руки» адресату.

Секретарь предварительно рассматривает документы с целью выделения из них нерегистрируемых.

После этого секретарь регистрирует остальные документы в регистрационно-журнальную форму, представленную на рис. 3.Рис 3 – Журнал регистрации входящей корреспонденции Журнал регистрации входящих документов включает в себя следующие графы:Зарегистрированный документ передается на рассмотрение руководству. Рассмотрение документа руководителем заканчивается нанесением резолюции, которая задает дальнейшее движение документа.

Далее секретарь передает документы на исполнение.После выполнения поручения исполнитель возвращает документ секретарю. Далее секретарь подшивает документ в дело, указав в регистрационно-журнальной форме номер и лист дела. Путь документа с момента его получения до момента подшивки в дело можно проследить на оперограмме, представленной в таблице 2.Таблица 2 – Оперограмма движения входящей документацииНачалом подготовки исходящего документа является создание проекта документа секретарем.
Путь документа с момента его получения до момента подшивки в дело можно проследить на оперограмме, представленной в таблице 2.Таблица 2 – Оперограмма движения входящей документацииНачалом подготовки исходящего документа является создание проекта документа секретарем.

К исходящим документам в СХП «Страт-Энерго» относят: справки, письма.

На рис. 4 представлена гистограмма, на которой приводится объем исходящей корреспонденции.

Как видно из гистограммы наибольший объем исходящей корреспонденции составляют письма.Рис. 4 – Гистограмма соотношения исходящей корреспонденцииИсходящие документы, которые не требуют согласования главного бухгалтера, передаются сразу на подпись директору.

Все исходящие документы подлежат регистрации. В СХП «Старт-Энерго» ведется журнальная форма регистрации исходящих документов, поскольку секретарю важен учет документов. Журнал регистрации исходящих документов включает в себя следующие графы:После того, как секретарь зарегистрировал документ, он определяет необходимость тиражирования документа и при необходимости готовит список рассылки.

Журнал регистрации исходящих документов включает в себя следующие графы:После того, как секретарь зарегистрировал документ, он определяет необходимость тиражирования документа и при необходимости готовит список рассылки. Исходящие документы из СХП «Старт-Энерго» отправляются по почте, электронной почте, а также с помощью факсимильной связи.

После того как документ отправлен, либо почтой, либо через электронную почту, секретарь списывает второй экземпляр отправляемого документа в дело.Процентное соотношение способов доставки и отправки документов в СХП «Старт-Энерго» представлено на рис. 5. Началом подготовки внутреннего документа является создание проекта документа секретарем.

К внутренним документам в СХП «Страт-Энерго» относят: распоряжения, приказы, протоколы, служебные записки.Документы, которые не требует согласования главного бухгалтера, передаются сразу на подпись директору.Рис.

5 – Диаграмма соотношения способов доставки и отправки документовНа рис.

6 представлена гистограмма, на которой приводится объем внутренних документов.

Рис. 6 – Гистограмма соотношения внутренних документов Как видно из гистограммы наибольший объем во внутренних документах составляют приказы и распоряжения. Пример оформления распоряжения показан на рис. 7. Можно заметить, что не совсем корректно оформлено согласование, лучше делать на оборотной стороне и в виде визы, а не грифа согласования.
7. Можно заметить, что не совсем корректно оформлено согласование, лучше делать на оборотной стороне и в виде визы, а не грифа согласования.

Секретарь вносит информацию о внутреннем документе в соответствующий журнал регистрации и тиражирует документ. Журнал регистрации внутренних документов включает в себя следующие графы:В дальнейшем после исполнения секретарь подшивает документы в дело.Рис. 7 – Пример распоряженияВ своей деятельности секретарь имеет дело со служебными записками, которые используются для переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами.В течение рабочего дня секретарь выполняет самые различные технологические операции.

Самыми многочисленными видами работ, которыми занимается секретарь, являются работы по документному обслуживанию руководителя (таблица 3).Таблица 3 – Фотография рабочего дня Чтобы грамотно и максимально быстро выполнять работу под рукой секретаря должны быть четко разработаны делопроизводственные инструкции. Они позволят минимизировать ошибки в оформлении документов. Кроме того, он должен пользоваться общепринятыми рекомендациями по ведению телефонных переговоров и приема посетителей, т.к.

на прием посетителей и телефонные разговоры уходит большая часть рабочего времени секретаря.Секретарь – это связующее звено между всеми сотрудниками СХП «Старт-Энерго» и его клиентами. От качества его работы зависит эффективность функционирования предприятия.Начальники отделов и директора компаний регулярно вынуждены оценивать, насколько загружены их подчиненные.Во-первых, это необходимо для того, чтобы понять, справляются ли сотрудники со своей работой.

Если не справляются, связано ли это с тем, что они не работают в полную силу или, наоборот, они не успевают выполнять все задачи, потому что в компании не хватает людей? Для ответа на этот вопрос и нужна оценка загруженности.

А во-вторых, для того, чтобы обосновать перед вышестоящим руководством необходимость найма новых сотрудников или сокращения имеющихся.Объем работы различных специалистов оценивается по-разному. Работа журналиста измеряется объемами и количеством текстов, объем работы учителя – часами и количеством учеников.

Для оценки коэффициента полезного действия этих специалистов используются сроки сдачи и количество корректорских и редакторских правок – в случае с журналистом, результаты контрольных и проверочных работ – в случае с учителем. Но измерить объем работы и ее качество в других специальностях бывает значительно сложнее.

Например, как определить объем работы и КПД бухгалтера?За рубежом активно используется методика факторного нормирования, которая пока что не получила распространения в России.

Но для начала стоит разобраться в самом понятии нормирования и его видах.Нормирование – это определение норм трудозатрат для конкретных процессов или операций (то есть необходимого количества времени для одного сотрудника для получения единицы результата). Нормативами трудозатрат называется необходимое количество человеко-часов (или других единиц измерения) для получения единицы результата работы.

Для начала нужно рассчитать текущие трудозатраты на предприятии или в отделе, затем сравнить их с заранее рассчитанными нормативами.

От метода расчета этих нормативов и зависит тип нормирования, применяемый для разных компаний.Очевидно, что любой производственный процесс может быть объектом нормирования. Но можно ли сделать таким объектом бухгалтерию? Для этого необходимо убедиться в том, что процесс бухучета не является уникальным.

Он подразумевает наличие таких составляющих, как исполнители, входящая информация, правила и регламенты (законодательные и локальные), сложившаяся практика и результат на выходе (бухгалтерская отчетность).Ранее в нашей стране пользовалось популярностью микроэлементное нормирование и хронометраж на производстве.

Он подразумевает наличие таких составляющих, как исполнители, входящая информация, правила и регламенты (законодательные и локальные), сложившаяся практика и результат на выходе (бухгалтерская отчетность).Ранее в нашей стране пользовалось популярностью микроэлементное нормирование и хронометраж на производстве.

Существовали целые тома нормативов для различных специальностей. Но с развитием автоматизации и изменением технологий такой метод перестал быть выгодным и удобным: нормы пришлось бы слишком часто менять, да и огромный штат нормировщиков с секундомером, которые будут замерять время каждого действия рабочего – это не то, к чему стремится современное производство. Кроме того, методы хронометража и микроэлементного нормирования подходят только для операций на производстве.

А на сегодняшний день компаниям необходимо еще и нормирование бизнес-процессов.Схожий с хронометражем метод фотографии рабочего дня подразумевает фиксацию всех действий сотрудника в течение дня, включая время отдыха. Такой метод также более актуален на производстве, а в случае интеллектуального труда поможет специалисту эффективнее управлять своим рабочим временем.Более применимый к бизнес-процессам метод – бенчмаркинг. Это сравнение трудозатрат на конкретные процессы в различных отраслях.

При этом отбираются наиболее успешные компании в каждой отрасли и их нормативы принимаются за идеал, к которому и следует стремиться.

Такой метод довольно прост и не требует обрабатывать большое количество информации. Но он не учитывает специфику каждой компании в отрасли: объем бизнеса, структуру предприятия, организацию процессов и т.д.Самым оптимальным методом для расчета нормативов для бизнес-процессов является факторное нормирование.

Это метод, при использовании которого необходимую численность сотрудников рассчитывают с учетом факторов, влияющих на результат работы.

Его и рассмотрим подробнее.Для факторного нормирования необходимо разделить деятельность подразделения на процессы, по каждому из которых нужно оценить трудозатраты. Затем для каждого процесса надо выявить факторы, которые наиболее сильно влияют на трудозатраты, и с их учетом рассчитать нормативы.Деятельность бухгалтерского отдела можно разделить на следующие процессы:

  1. учет кассовых операций; учет расчетов по банковским операциям; учет расчетов с подотчетными лицами; учет расчетов с поставщиками и подрядчиками; учет реализации;
  2. управленческая и корпоративная отчетность; учет долгосрочных инвестиций, основных средств и нематериальных активов; учет товарно-материальных запасов; учет финансовых вложений; учет финансирования и займов; подготовка налоговой отчетности; расчет заработной платы.

Необходимо определить, какие из этих участков затрагивает бухгалтерия. Далее нужно рассчитать трудозатраты по каждому процессу с учетом уровней квалификации задействованных бухгалтеров.

Следующим шагом будет выявление факторов, которые наиболее влияют на трудозатраты. Например, в случае с таким процессом, как расчет заработной платы, этими факторами являются: количество начислений и удержаний; количество межрасчетов; количество расчетных листков.В учете расчетов с поставщиками:

  1. среднее количество номенклатурных позиций в накладной.
  2. количество накладных;

После выделения процессов и определения факторов для каждого процесса нужно рассчитать норматив трудозатрат. Например, нормативом для расчета заработной платы будет считаться количество сотрудников (расчетных листков) в месяц на одного бухгалтера.

А нормативом учета расчетов с поставщиками и подрядчиками может стать количество накладных в час на одного бухгалтера.Пример расчетов нормативовВ компании 200 сотрудников и 3 склада.Она занимается оптовой торговлей и работает с 62 поставщиками.В месяц от каждого поставщика получается 10 поставок на каждый склад.Счета каждому поставщику оплачиваются два раза в месяц.Хронометраж… Слово даже не требуется перевода: «хронос» – время, «метр» – мерить.

То есть нечто для измерения времени.Обычно таблица.Но составленная по определенным правилам.Хронометраж и его значимость можно сравнить с домашней бухгалтерией.

Чтобы понять, куда деваются деньги, нужно в системе вести учет расходов и доходов.

Аналогично и со временем: чтобы понять, на что уходят часы и почему одна минута отдыха превращается в день безделья, необходимо снять фотографию дня во временном ракурсе.Чаще всего рекомендован хронометраж рабочего дня, то, если честно, лучше снимать его по всей дневной протяженности. С утра и до самого момента сна. Толку будет больше.Задачи хронометража дня просты:

  • Выработать в себе «чувство времени».
  • Найти неохваченные резервы времени или научиться их создавать.
  • Понять, на что мы тратим наш невосполнимый временной ресурс.

Хронометраж – фотография дня – не требует для выполнения никаких особых знаний.

Достаточно строго следовать трем рекомендованным шагам.

Он заключается в проведении замеров времени каждой части из общего процесса, которая циклически повторяется при последовательном выполнении до конечного этапа.Рекомендуем прочесть: Как получить налоговый вычет неработающему гражданину

  1. Выборочные моменты. Такие исследования проводят только для строго определенной операции.
  2. Цикловой хронометраж. Он объединяет в отдельные группы для удобства при дальнейшем изучении циклически повторяющиеся быстрые действия;
  • сколько всего времени тратиться на обработку предмета труда;
  • уточнение подробной структуры операции;

( 2 оценки, среднее 4.5 из 5 )Понравилась статья? Поделиться с друзьями: Поиск: © 2021 Труд-Центр

Определяем, насколько загружена бухгалтерия

Как разобраться, почему сотрудники не справляются с работой? Может они перегружены, и требуется дополнительный персонал, или же они недостаточно эффективно работают?

При грамотной оптимизации процесса возможно сократить штат, не снижая при этом эффективности работы.

Сколько человек должен считать расчетный бухгалтер, как рассчитать загруженность бухгалтера, коэффициент главного бухгалтера и оптимальная численность бухгалтерии на предприятии — обсудим в этой статье. Любой руководитель постоянно сталкивается с необходимостью оценить загруженность персонала. И если перед некоторыми специалистами не составит труда поставить конкретные задачи и сроки их решения, и оценить количество сделанной ими работы .

Например, журналисты получают гонорары за определенный объем текстов или их количество.

То понять, каков КПД работы других работников, бывает довольно сложно. Кроме того, зачастую руководителям нужно обосновать увеличение или уменьшение штата для генерального директора или акционеров компании. Каковы же могут быть наглядные аргументы, свидетельствующие о нехватке или переизбытке сотрудников, и как подсчитать оптимальное количество человек для того или иного отдела?

Рассмотрим этот вопрос на примере работы бухгалтерии.

Одним из инструментов оценки эффективности работы отдела, является нормирование.

Для начала попробуем разобраться, может ли бухгалтерия являться объектом нормирования. Процесс бухучета не является уникальным и состоит из нескольких основных компонентов, которыми обладает любой стандартный процесс:

  1. правила и регламенты (положения по бухгалтерскому учету, Налоговый кодекс);
  2. входящая информация (то есть первичная документация);
  3. исполнители;
  4. сложившаяся практика;
  5. результат (отчетность).

Если мы знаем количество входящих данных и количество человеко-часов, необходимое для обработки единицы таких данных, то, перемножив эти показатели, мы получим нормативные трудозатраты.

Сравнив их с реальными, можно понять, требуется ли увеличение или сокращение штата бухгалтеров в компании. Количество человеко-часов, необходимое для получения единицы результата работы, называется нормативами трудозатрат.

Такие нормативы могут быть фактическими и оптимальными. Первые отражают текущую ситуацию в компании на момент измерения, вторые рассчитываются в среднем по отрасли и показывают, к чему надо стремиться.

Способы расчета трудозатрат Существует несколько основных способов расчета нормативов трудозатрат для компании:

  1. фотография рабочего дня;
  2. бенчмаркинг;
  3. факторное нормирование;
  4. микроэлементное нормирование.

Рассмотрим каждый из них в отдельности и остановимся на наиболее оптимальном с точки зрения трудоемкости и точности методе. Бенчмаркинг – это оценка и сравнение того, как те или иные процессы выполняются на других предприятиях вашей отрасли.

Обычно рассматривают наиболее успешные компании на рынке, и для каждой отрасли рассчитывают собственный норматив. Для расчета таких нормативов необходимо собрать небольшие объемы информации только по лидерам рынка, но и точность таких нормативов будет невысокой, потому что не учитываются объемы бизнеса, специфика каждой конкретной компании и т.д.

Метод фотографии рабочего дня заключается в том, что аудитор или сотрудник отдела по работе с персоналом фиксирует каждое действие сотрудника в течение всего рабочего дня и замеряет длительность его выполнения. Такой способ очень трудозатратен и более эффективен на производстве.

Для расчета бухгалтерских нормативов он подходит не всегда.

Микроэлементное нормирование – один из наиболее точных способов определения нормативов. При этом каждый процесс разделяют на элементарные составляющие, а затем измеряют время, затрачиваемое на выполнение этих элементов.

Но при своих преимуществах в точности этот метод требует больших трудозатрат. Метод факторного нормирования дает наиболее точные результаты и не слишком сложен в использовании.

В этом случае для расчета необходимого числа сотрудников учитывают различные факторы, влияющие на трудозатраты и результат процесса. Для этого деятельность подразделения разбивают на участки, по каждому из которых оцениваются трудозатраты. Затем для каждого из процессов (задач) выявляются факторы, которые наиболее сильно влияют на сроки и сложность их выполнения.

Перемножая полученные данные, получаем нормативы.

Деятельность бухгалтерского отдела можно разделить на следующие участки:

  1. учет реализации;
  2. управленческая и корпоративная отчетность;
  3. подготовка налоговой отчетности;
  4. учет финансирования и займов;
  5. учет расчетов с подотчетными лицами;
  6. учет расчетов по банковским операциям;
  7. учет кассовых операций;
  8. учет расчетов с поставщиками и подрядчиками;
  9. учет финансовых вложений;
  10. учет долгосрочных инвестиций, основных средств и нематериальных активов;
  11. учет товарно-материальных запасов;
  12. расчет заработной платы.

Компании необходимо определить, какие из этих участков обслуживает бухгалтерия, и далее произвести оценку трудозатрат по каждому процессу. При этом необходимо учесть уровень квалификации задействованных бухгалтеров.

Следующим шагом будет выявление факторов, которые наиболее влияют на трудозатраты.

Например, в случае с расчетом заработной платы такими факторами являются:

  1. количество межрасчетов;
  2. количество сотрудников, для которых проводится расчет зарплаты (расчетных листков).
  3. количество начислений и удержаний;

А в учете расчетов с поставщиками к таким факторам мы отнесем:

  1. число накладных;
  2. среднее количество номенклатурных позиций в накладной.

После того, как мы определились с процессами, трудозатратами и факторами, рассчитываем для каждого процесса норматив трудозатрат для бухгалтеров. Например, нормативом для расчета заработной платы будет считаться количество расчетных листков в месяц на одного бухгалтера. А нормативом учета расчетов с поставщиками и подрядчиками может стать количество накладных в час на одного бухгалтера.

Пример Компания занимается оптовой торговлей. В ней работает 100 сотрудников, при этом она имеет 50 поставщиков, 10 поставок от каждого ежемесячно на каждый из 2 имеющихся складов. Платежи каждому поставщику производят 2 раза в месяц.

Компания имеет 1000 клиентов, каждый из которых делает в среднем 10 покупок ежемесячно. При этом из исследований рынка мы знаем следующие нормативы:

  1. норматив учета расчетов с покупателями: 40 накладных покупателям в час на одного бухгалтера;
  2. норматив учета расчетов по банковским операциям: 15 платежным поручений в час на одного бухгалтера;
  3. норматив расчета заработной платы: 1500 расчетных листков в месяц на одного бухгалтера.
  4. норматив учета расчетов с поставщиками: 36 накладных в час на одного бухгалтера;

Сколько бухгалтеров необходимо такой компании?

Учет расчетов с поставщиками: 50 поставщиков х 10 поставок х 2 склада = 1000 накладных от поставщиков в месяц. Производительность: 36 × 21 день × 8 часов = 6048 накладных от поставщиков в месяц.

Необходимые ресурсы: 1000 : 6048 = 0,17 бухгалтера Учет расчетов с покупателями: 1 000 клиентов × 10 покупок = 10 000 заказов от покупателей в месяц Производительность: 40 × 21 × 8 = 6720 накладных покупателям в месяц Необходимые ресурсы: 10 000 ÷ 6720 = 1,48 бухгалтера Работа с банком: 50 поставщиков × 2 раза в месяц = 100 платежных поручений в месяц Производительность: 15 × 21 × 8 = 2520 платежных поручений в месяц Необходимые ресурсы: 100 ÷ 2520 = 0,04 бухгалтера Расчет заработной платы: Необходимые ресурсы = 100 ÷ 1500 = 0,06 бухгалтера Итого: 0,17 + 1,48 + 0,04 + 0,06 = 1,75 бухгалтера Следовательно, такой компании будет достаточно двух бухгалтеров.

Метод нормирования можно применить и к одному конкретному специалисту, чтобы определить степень его загрузки. Если задач у сотрудника слишком много, необходимо снять часть их и перераспределить между другими работниками, если это возможно, либо нанять дополнительных людей для выполнения этой работы. Если после всех расчетов выяснилось, что сотрудники загружены не полностью, можно занять их на каких-то новых участках работы или же сократить штат и распределить общую нагрузку равномерно по оставшимся сотрудникам.

Как вариант – передать неравномерно распределяющиеся во времени задачи на аутсорсинг. В этом случае платить нужно только за реальный объем работы, и у вас не будет необходимости содержать работника, услуги которого не нужны вам все пять дней в неделю.

Для того, чтобы сделать работу сотрудников более результативной, можно установить для них определенные показатели эффективности (так называемые KPI), достижение которых влияет на размер премии. Показатели эффективности помогут учитывать разный КПД сотрудников, ведь при одинаковом окладе и одной и той же должности люди будут получать разную премию, которая зависит напрямую от качества их работы.

Выбор показателей KPI зависит от должности и определяется руководством компании или отдела. Для бухгалтерии это может быть количество ошибок в проводимых операциях и отчетности, соблюдение сроков ее сдачи и т.д. Установить KPI можно практически для любой должности, для этого подойдут любые показатели, которые можно измерить и подсчитать и которые влияют на общий результат работы.

Автор: Елена Сорокина, методолог аутсорсингового подразделения компании BDO Источник: журнал «Актуальная бухгалтерия», декабрь, система «Гарант» Интересны наши услуги?

оставить заявку Подписка на публикации Следите за публикациями BDO.