Протокол совещания при руководителе образец

Протокол совещания


› › БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ С ЮРИСТОМ По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже. Скачать образец бланков можно в конце статьи. Содержание По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться.

Этот документ выполняет сразу несколько функций:

  • Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.
  • Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
  • Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.

Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет. Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации.

В законодательстве не разработано никаких требований к содержанию документа, и тем более нет единой формы.

Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк. В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента).

Обычно в документе отражаются такие сведения:

  • Состав присутствующих:
  • Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
  1. председатель комиссии;
  2. остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.
  3. ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
  • Если к протоколу прикладываются дополнительные документы, а также материалы аудиозаписей, фото- и видеосъемки, этот факт обязательно отражается в документе. В конце прописывают слово «Приложения» и перечисляют названия документов и других материалов, их количество и вид (оригинал или копия), а также количество страниц.
  • Решения, которые были приняты в результате совещания.
  • Повестка дня – т.е.

    список вопросов, которые предполагается обсудить.

    Составляется заранее и доводится до сведения всех присутствующих (обычно создаются специальные объявления за несколько дней за собрания).

  • Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, затронутые вопросы).
  • Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).

В наиболее простом случае бланк выглядит так.

А в качестве образца можно выбрать такую форму: ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решения нередко приводятся и результаты процедуры голосование, если оно было проведено на собрании.

Результаты фиксируются простым суммированием голосов «ЗА», «ПРОТИВ» и воздержавшихся. В одной и той же организации могут проводиться разные совещания. Важность того или иного собрания зависит от вопросов, которые на нем рассматриваются.

И они же определяют выбор того или иного образца, по которому будет составлен протокол. В целом можно выделить 2 разновидности документа:

  • Краткий протокол – как правило, составляется для фиксирования информации, полученной в ходе оперативного, обычного совещания, на котором рассматриваются текущие вопросы. В нем достаточно просто упомянуть всех выступавших (ФИО, должность) и кратко описать тему выступления (это и есть тема доклада). В некоторых случаях фиксируют и отдельные вопросы в виде пунктов плана. Вот образец краткого протокола совещания.
  • Полный – здесь необходимо более точное и полное фиксирование сведений о темах выступления. Приводится не только сам доклад выступавшего, но и реплики, обсуждения собравшихся. Нередко составляются стенограммы (точные цитаты с фиксированием каждого слова докладчика, его оппонентов и других лиц). Вот пример такого документа.

В случае необходимости получения некоторых сведений из протокола, составляется выписка. Этот документ представляет собой точную копию части протокола.

В выписке обязательно фиксируется дата составления основного документа, его номер, название компании.

Верность копии заверяется личной подпись, секретаря и/или председателя собрания.

В случае отчетных собраний по итогам года обычно выбирают расширенные формы документа.

Если же речь идет о собрании отдельного структурного подразделения, руководители, как правило, выбирают наиболее простой шаблон. Особенности фиксирования фактов и хранения протокола следующие:

  • Ведется непосредственно в момент проведения собрания. Назначается специальный сотрудник, ответственный за оформление документа. В большинстве случаев это секретарь, который также исполняет обязанности секретаря собрания.
  • Количество оригинальных экземпляров составляется в зависимости от ситуации. Как правило, достаточно одного оригинала. Однако в случае проведения собрания с участием партнера (представителей другой фирмы) возникает необходимость составления 2 оригиналов. Обычно такие собрания проводятся на разных этапах деловых переговоров.
  • Во избежание неточностей, некорректного толкования фраз выступающих нередко производится дополнительное фиксирование всех событий, происходящих во время собрания. Применяются средства аудио- и видеозаписи. Впоследствии при необходимости в приложение к протоколу приводятся стенограммы выступлений – точные цитаты того, что говорили сотрудники и другие приглашенные лица.
  • Что касается копий документа, можно составить любое их количество. Такая необходимость возникает при проведении собраний, решения которых обязательны для всех отделов организации. Тогда копии рассылаются во все структурные подразделения. Как правило, они заверяются оригинальной печатью и собственноручной подписью руководителя.
  • Образец протокола совещания утверждает руководство компании или конкретного структурного подразделения организации.

Чтобы избежать возможных неточностей, применяют средства аудио- и видеозаписи, чтобы впоследствии стенографически точно воспроизвести выступление каждого сотрудника или приглашенного лица. Оцените статью

(25 оценок, среднее: 4,28 из 5)

Загрузка.

Рекомендуем по теме 11.06.2017 25.01.2019 14.01.2018 14.01.2018 28.08.2017 17.10.2017 Добавить комментарий Популярные статьи

Протокол совещания: пример, правила ведения и оформление

  1. 27 Ноября, 2020
  2. Юлия Лозина

Протокол совещания занимает особое место в документации предприятия.

Он вмещает в себя детальную информацию о процессе обсуждения значимых вопросов, а также предложение путей их решения. Протокол — неизменный спутник не только совещаний, но собраний и конференций. Давайте разберем, что такое протокол совещания. Как вести этот документ — тоже немаловажный вопрос. Протоколу совещания свойственны следующие черты распорядительного документа: наличие решений, которые подлежат исполнению в обязательном порядке.

Протоколу совещания свойственны следующие черты распорядительного документа: наличие решений, которые подлежат исполнению в обязательном порядке.

Что касается фиксации истории принятия решений — это признак информационно-справочного документа. Грамотное составление протокола совещания — это гарант эффективной работы, которая обеспечит вашему бизнесу успех и процветание. Документ позволяет учесть ту часть информации, о который вы в рутине и спешке забыли.

При составлении протокола следует учитывать требования ГОСТа Р 6.30-2003.

ГОСТ содержит информацию о правильном ведении организационно-распорядительной документации. Обратите внимание на подробный разбор всех структурных элементов протокола совещания. Начинайте сразу с шапки. Укажите полностью, как называется ваша организация (организационно-правовая форма). Отметим, что наименование организации должно полностью совпадать с тем, что указано в ее уставе.
Отметим, что наименование организации должно полностью совпадать с тем, что указано в ее уставе.

Если у организации есть зарегистрированное сокращенное название, допустимо его упомянуть в скобках, сразу же после полного наименования.Далее пропишите наименование документа (протокол). Укажите индекс (порядковый номер).

Нумерацию протокола вы устанавливаете на календарный год.

Допускается заранее продумать, какие группы протоколов вам понадобятся, и осуществлять нумерацию отдельно по ним.Пропишите дату составления протокола. Если совещание длится несколько дней, проставляйте дату начала и завершения.

Учтите: на начальном этапе составления протокола не нужно спешить и указывать дату подписания протокола. Возможно, протокол будет подписан спустя несколько дней с момента завершения совещания.Важный нюанс: если дата имеет одну цифру (например, 4 февраля), ставьте перед ней цифру 0.

Это поможет избежать случаев трансформации 4 февраля в 14 или 24.

Немаловажно обозначить место составления протокола (населенный пункт).

Особенно это пригодится, если его проблематично выявить по названию организации.

Кроме того, это приобретает значимость, если совещание осуществляется в другом населенном пункте, отличном от расположения организации.Переходим к заголовку текста. Он должен включать указание на вид осуществляемой совместно деятельности. Допустимы варианты: заседание, собрание, совещание. Указываем коллегиальный орган в родительном падеже.
Указываем коллегиальный орган в родительном падеже. Пример: протокол собрания учредителей предприятия.

Касаемо расположения реквизитов заголовочной части: их можно расположить угловым либо продольным способом.Пример протокола совещания на данном этапе выглядит таким образом:

  1. Акционерное общество «Энергия».
  2. 04.02.2020 № 2.
  3. (АО «Энергия»).
  4. ПРОТОКОЛ совещания руководителей структурных подразделений.
  5. Тюмень.

Ведение протокола совещания предполагает и написание вводной части. Этот структурный элемент содержит инициалы и фамилии председателя и секретаря. Внимание: председатель — это тот, кто проводит совещание.

Указывать его должность в соответствии со штатным расписанием не нужно. Секретарь — это тот, кто ответственен за документирование совещания.

Ему не обязательно являться секретарем по занимаемой должности. Также нужно указать инициалы и фамилии сотрудников организации, которые присутствовали на совещании и участвовали в процессе принятия решений.На собрании могут присутствовать иные лица, приглашенные для дискуссии.

Их тоже нужно упомянуть во вводной части.Вот так выглядит пример протокола совещания на данном этапе:

  1. Приглашенные: исполнительный директор ОАО «Абсолют» Петров О. В., коммерческий директор ОАО «Подъем» Синицын А. Б.
  2. Председатель — Вишневский А. И.
  3. Присутствовали: Иванец М. О., Щеткова А. Г., Лазарев Д. С., Воронина Ж. В., Костенкович В. Л., Ярин К. Д.
  4. Секретарь — Романенко Л. Е.

Задача секретаря — заранее сформировать список всех участников, согласовав его с руководителем.

На основании перечня происходит информирование всех участников. Подкрепить доведение информации можно справочными раздаточными материалами. Так все лица получат подробную информацию о предмете обсуждения. Немаловажно оформление повестки дня.

Это часть протокола, которая содержит информацию о том, что предстоит обсуждать участникам совещания.Пример протокола совещания на данном этапе:

  1. ПОВЕСТКА ДНЯ:
  2. 2. О разработке стратегии экономического роста на 2020-2021 годы.
  3. 1. О результатах финансово-экономической деятельности за 2018-2019 годы.
  4. Выступление Иванец М. О.
  5. Выступление Вишневского А. И.

Основная часть протокола оформляется в соответствии с содержанием повестки дня.

Сколько разделов и пунктов в ней содержится, столько и должно быть включено в основную часть.Допускается два метода оформления основной части протокола совещания: краткое протоколирование и полное. Образец протокола ведения совещания на этом шаге приведем ниже, а сейчас стоит разъяснить методики протоколирования:

  1. Второй метод изобилует подробными записями, которые дают представление о содержании всех выступлений, реплик, дискуссии.
  2. Первый метод включает описание вопросов, которые были рассмотрены во время совещания; фамилии лиц, выступивших с докладом, а также решения проблемных вопросов.

Допускается два метода оформления основной части протокола совещания: краткое протоколирование и полное.

Пример протокола совещания на данном этапе:

  1. 1. Вишневского А. И. Доложил основные результаты финансово-экономической деятельности за 2018-2019 годы.
  2. ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
  3. СЛУШАЛИ:
  4. 1. Утвердить стратегию экономического роста на 2020-2021 годы.
  5. 2. Иванец М. О. Предложила стратегию экономического роста на 2020-2021 годы.

Полный протокол содержит дополнительную часть, которая называется «ВЫСТУПИЛИ».

Образец протокола ведения совещания выглядит при этом следующим образом:

  1. СЛУШАЛИ:
  2. ВЫСТУПИЛИ:
  3. 1. Щеткова А. Г. предложила меры продвижения организации на региональном рынке на 2020-2021 годы.
  4. 2. Иванец Марина Олеговна предложила стратегию экономического роста на 2020-2021 годы.
  5. 1. А. И. Вишневский доложил основные результаты финансово-экономической деятельности за 2018-2019 годы.
  6. 1. Утвердить стратегию экономического роста на 2020-2021 годы.
  7. ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Стоит подробнее остановиться на вопросе оформления основной части, как вести протокол совещания. Образец для подражания — секретарь, который использует запись всех выступлений на диктофон наряду со стенографическими записями.Если собрание масштабное и многодневное, то протоколирование совещаний могут осуществлять два секретаря.

Это исключит риск ошибок и позволит оформить протокол без упущения важных моментов.Задача секретаря — оформление протокола в соответствии с обязательными требованиями. Если объем протокола получился больше одной страницы, то страницам документа следует присвоить нумерацию.

Она производится, начиная со второй страницы. В оформлении номеров — исключительно арабские цифры.

Дефисы и кавычки не допускаются.Затем нужно передать проект протокола председателю совещания на согласование и при необходимости на редактирование. Передается также один экземпляр такого документа руководителю (образец протокола совещания размещен выше).

Согласованный и подписанный председателем протокол после редактирования считается официальным документом. Заметьте: юридической силой он наделяется при наличии двух подписей — секретаря и председателя. Оформление подписей тоже требует соблюдения некоторых нюансов.

Их нужно отделить от основного текста двойным или тройным междустрочным интервалом. Такие слова, как «секретарь» и «председатель», нужно расположить от границы левого поля, с правым же полем должна граничить самая последняя буква в фамилиях указанных лиц. Как правило, для оформления всех структурных элементов протокола отводится не более пяти дней.

Дату, к которой должен быть подготовлен проект протокола, определяет председатель. Также срок протоколирования может быть прописан в регламенте работы организации.

Это абсолютно точная выдержка из текста протокола. Она содержит реквизиты бланка, вводную часть, конкретный вопрос повестки дня, дискуссию по данному вопросу и окончательное решение.

Заверяет выписку секретарь. Он пишет от руки слово «Верно», указывает свою должность, расписывается, указывает фамилию и инициалы, ставит дату заверения.Иногда выписка выступает в роли средства доведения принятых решений до их исполнителей. Секретарь не позднее двух дней с момента подписания протокола занимается рассылкой выписок ответственным лицам.

Подписание выписок тоже входит в компетенцию секретаря. В случае если организация не представляет собой источник государственных и муниципальных архивов, то постоянный срок хранения протоколов совещания длится до момента ликвидации организации. Обратите внимание, как рациональнее хранить протокол рабочего совещания.

Образец: для удобства в конце года сформируйте папку «Дело», которое состоит из протоколов совещаний за истекший год.

Будет удобно, если в «Дело» приложить внутреннюю опись. Термины Термины Термины Термины Термины Термины

Оформление протокола совещания, рекомендации и образец

Несмотря на форму собственности в организационных структурах, как правило, проводятся совещания, и они действительно необходимы и эффективны. Целью проведения таких совещаний является обсуждение вопросов, возникаемых в производственной деятельности, а также постановка стратегических задач, направленных на выполнение плана.Содержание

Совещание в организацииО порядке проведения совещания:

  • Участкам в свою очередь необходимо подготовить доклады по темам, которыми они располагают и занимаются производственной деятельностью по данным направлениям.
  • Секретарь должен провести регистрацию сотрудников и все изложить отдельным списком. Можно использовать систему записи при регистрации, этим самым повыситься качество фиксирования приглашенных на собрание лиц.
  • Изначально лицу, ведущему протокол, выдается список всех участников совещания.
  • Копии докладов либо тематик рекомендуется передать сотруднику проводящему совещание, так можно ускорить работу по составлению протокола.

Если на собрании присутствует большое количество человек, то регистрировать можно вдвоем, а также протокол совещания можно будет заполнить совместно.Помимо всего прочего перед началом заседания необходимо утвердить регламент собрания и вывесить на видном месте, чтобы все участники были с ним ознакомлены.При ведении протокола следует знать, что:

  • Только общий смысл можно записывать в документе.
  • Не следует выражать эмоциональность и комментировать происходящее в зале.
  • Необходимо записывать принятые решения и поручения, выданные непосредственным руководством.
  • Не нужно записывать в протокол заседания отдельные фразы, даже если они метко вставлены в изложение вопроса.

При необходимости для руководства предприятия нужна точная информация, то в этом случае он может попросить отчитаться перед ним сотруднику.

Не обязательно описывать каждое слово, так как нужно оговорить лишь положение ситуации в целом. В конечном итоге в протоколе описывается следующее:

  • Вопросы, обсуждаемые на заседании.
  • Темы обсуждения.
  • Решения, принимаемые комиссионно.

Имеются на практике и такие ситуации, когда требуется каждое слово или фразу изложить соответствующим образом в документе. Это особенно отмечается, когда совещание проводится в современной организационной структуре и где необходимо одновременно решить целый ряд вопросов.Совещание при директоре протоколируетсяВ современной практической деятельности предприятия стоит принять во внимание, что любое заседание должно быть документировано, а именно необходимо грамотно оформлять протокола совещаний.

Протоколы необходимы для отображения деятельности предприятия или иной организационной структуры о том, что совещание состоялось и решения вынесены.Проведение совещания при директоре протоколируется, только так оно будет считаться легитимным. Как правило, протокол оформляет непосредственный секретарь при руководителе. Это обстоятельство удобно, так как у данной категории персонала имеются все необходимые канцелярские товары.

Не исключено, что ведение протокола может быть перепоручено и иному сотруднику, главное, чтобы это было закреплено документально.Необходимо отметить, что протоколирование производится на бланках произвольной формы.

Но существуют и исключения, например, по работе совета директоров.В протоколе должны отражаться следующие сведения:

  • Указать какое мероприятие проводится.
  • Далее пишется в полном объеме список лиц, которые принимают участие в совещании. Нужно обязательно указать полностью должность всех: председателя, секретаря, всех кто выступал и присутствовал. Также можно применить специальный лист явок, где собственно и указываются все сотрудники.
  • Протокол заседания в своем составе содержит три раздела: заслушано, кто выступил, принятое решение.
  • Каков вид документа о проведении собрания.
  • Когда на данном мероприятии принимают участие представители иных организационных структур, то можно так и указать, что они приглашенные.
  • Полное наименование организационной структуры.
  • Результаты голосования отражаются в конце протокола, а также необходимо поставить подписи и даты председателю и секретарю.
  • Номер по порядку и дата проведения собрания.

Следует отметить, что должна быть нумерация каждой страницы, чтобы можно было определить глее первый, последний и промежуточные листы и исключить факт их потери.Протокол рабочего совещания при главе администрации должен иметь установленную форму, утвержденную инструкцией по делопроизводству.Заполнение производится в следующем порядке:

  • Какой вопрос рассматривается, следует кратко и лаконично изложить.
  • После списком нужно указать фамилии и инициалы всех присутствующих лиц, и их должности полностью.
  • По центру прописывается «Протокол совещания при главе администрации данного района…».

    Немного отступив, слева указывается дата проведения, а направо – место, где проводится собрание.

  • В конце протокола необходимо указать должностью должности главы администрации и иного должностного лица, занимавшего также немаловажное место в проведении собрания.
  • После описывается решение, принятое на заседании, их может быть несколько, а может быть одно, это зависит от количества рассматриваемых вопросов.
  • После заслушивания проблемы или информации о чем-либо требуется принимать решение. Все также коротко прописывается.
  • Перечислить, кто являлся слушателями.

При описании вынесенных решений необходимо использовать такие глаголы как: отметить, принять, рассмотреть, акцентировать, консолидировать и иные, желательно, чтобы они находились в начале предложения. Также нужно указать сроки решения поставленных задач.Протокол совещания при учреждении необходимо уметь грамотно и качественно заполнять, дело в том, что такие документы требуют особой тщательности.

Для этого следует разработать инструкцию по делопроизводству, в которой собственно и отразить все нюансы.Алгоритм заполнения:

  • Решения по изложенным вопросам также расписываются кратко и лаконично.
  • Какие вопросы рассматриваются, и кто является докладчиком.
  • Подписи председателя совещания и секретаря проставляются внизу.
  • Должности и фамилии присутствующих и приглашенных на совещание.
  • Изначально, по центру пишется: «Протокол» с изложением его тематики.
  • Далее дата и место проведения.

Чтобы иметь представление, как правильно заполнить документ, рекомендуется воспользоваться представленным ниже образцом:Если требуется провести оперативное совещаниеСовещание также может иметь и оперативный характер, так как иной раз требуется экстренное решение вопросов, например, если требуется решить вопросы по текущей производственной деятельности, что обеспечит качественное выполнение планов.У такого мероприятия существуют свои особенности. К таковым относятся:

  • Состав присутствующих должен быть изначально определен и зависим от того, кто задействован в технологическом цикле.
  • Протокол создается примерно такой же, как и для обычного собрания. Стоит лишь отметить то, что секретарь должен перед совещанием ознакомить всех участников с регламентом проведения работы. Информация по совещанию протоколируется заранее, а после проведения планерки протокол необходимо подписать председателем, как правило, им является руководитель объекта.
  • Продолжительность поведения оперативки небольшая.
  • Выступающие все, кто приходит на совещание.
  • Тематика совещаний примерно одна и та же.
  • Периодичность проведения собраний, например, каждый день или раз в неделю.

Протоколы совещания хранятся 3-5 летКак осуществляется хранение протокола заседания? Изначально следует изучить инструкцию по делопроизводству предприятия, а если в локальном акте отсутствует этот пункт, то его необходимо его внести.

Все непосредственно зависимо от специфики организационной структуры.

Хранение отдельных документов обеспечивается в следующие сроки:

  • Если совещание состоялось совета директоров, то соответственно хранение обеспечивается постоянно.
  • Остальные протоколы хранятся примерно от 3 до 5 лет.

По истечении срока хранения выполняются следующие действия:

  • Создается комиссия по оценке актуальности протокола.
  • Составляется акт по уничтожению документов с утратившей силу информацией.
  • Выполняется непосредственное уничтожение бумаг.
  • Акт по уничтожению должен храниться постоянно.

Протокол совещания: образец, шаблон, пример оформления, правила ведения, содержание и согласование

  1. Наталья Калиниченко
  2. 25 Сентября, 2018

Протокол совещания – образец делового документа, который используется для фиксации происходящих событий на собрании любого вида. Этот вид документа не является обязательным для большинства собраний, но все же рекомендуется для составления.

Основная функция протокола совещания (образец ниже) – фиксация заданий, поднятых вопросов и высказанных мнений, принятых решений, которые прозвучали в ходе собрания.Чаще всего протокол составляется на тех совещаниях, где решаются вопросы функционирования предприятия. Не лишним будет составлять такой документ, если встреча проводится с представителями других организаций, включая государственные органы. К таким мероприятиям обычно готовятся тщательно.

На крупных предприятиях часто есть сотрудник, который ответственен за подготовку встреч, это может быть помощник руководителя, секретарь или референт.

Этот человек формирует все накопившиеся вопросы, которые требуется решить, оповещает всех причастных лиц о времени и месте проведения совещания.Интересный факт, что участие в совещаниях является частью должностных обязанностей работников предприятия, поэтому отказаться от него можно только по уважительной причине.Ведет совещание обычно руководитель компании, но это может быть и другое назначенное лицо.

Этот специалист оглашает вопросы и проводит голосование.

Ведение самого же протокола совещания по образцу, принятому на предприятии, может осуществляться человеком, ответственным за организацию мероприятия или самим ведущим.Руководство предприятия вправе установить процедуру подписания протокола всеми должностными лицами, которых касаются принятые решения на совещании. Все экземпляры протоколов совещаний должны храниться в одном месте.

Обычно лицо, которое отвечает за организацию совещания, занимается и сохранностью документации.Если актуальность его уже утрачена, то протокол отправляют в архив организации.

Для таких документов предусмотрен общий срок хранения, установленный в 3 года. По истечении этого времени протокол подлежит утилизации. Четкой формы образца протокола совещания нет, поэтому руководство компании вправе самостоятельно определять его.

В тоже время существуют общие принципы составления подобных деловых документов, которых рекомендуется придерживаться.Что должно содержаться в документе:

  1. дата, место проведения;
  2. полный перечень лиц, присутствующих на встрече, с указанием должностей и ФИО;
  3. данные о лице, которое ведет собрание и протоколирует все происходящее.
  4. наименование предприятия, если совещание проводится в отдельном структурном подразделении, то об этом также вносится информация;
  5. номер документа (при условии, что ведется регистрация таких документов);

Основная часть протокола (по образцу) должна содержать:

  1. все вопросы, которые поставлены на повестку дня;
  2. если проводилось голосования, то зафиксированные результаты;
  3. краткое содержание выступлений участников.
  4. принятые решения;

В ряде случаев в протокол вносят четкие сроки выполнения того или иного задания, чтобы дисциплинировать сотрудников, ответственных за исполнение.Допускается к протоколу прилагать документы, отражающие суть проблем, которые решались на совещании. На собрании можно проводить фото- и видео фиксацию, но при условии, что все участники согласны.Пример составления протокола производится на листе бумаги формата А4, допускается другой размер документа на фирменном бланке предприятия.

Обычно фиксируется только один экземпляр протокола, копии которого выдаются причастным лицам. Документ может составляться как вручную, так и в печатном виде. Рекомендуется проводить оформление протокола по образцу с учетом требований ГОСТа Р 6.30-2003.

В этом документе указывается, что «шапка» должна содержать обязательно полное наименование предприятия, организационно-правовую форму. Если у организации есть официальное сокращенное название, то допускается его использование. Далее прописывается вид (название) документа, в данном случае: «Протокол».

Рекомендуется нумеровать документы, а саму последовательность устанавливать в начале каждого года.

После номера документа лучше уточнить заголовок, к примеру: «Протокол № … заседания трудового коллектива….».Согласно ГОСТа, следует в обязательном порядке указывать место проведения совещания (город, село).Дата документа должна соответствовать дню проведения совещания. Не рекомендуется указывать дату подписания протокола, так как он может по факту оформляться на следующий день, как, впрочем, и подписываться причастными лицами.

В этой части образца по заполнению протокола следует указать ФИО председателя и секретаря совещания, с указанием должностей.

Если встречи проводятся на регулярной основе, то ответственному лицу за его проведение рекомендуется вписать эту функцию в должностные обязанности, чтобы избежать в дальнейшем конфликтных ситуаций.

Если совещание – это разовое мероприятие, то надобности во внесении изменений в должностные инструкции нет.Если на совещании есть приглашенные лица, которые не являются сотрудниками предприятия, либо работают в организации, но редко бывают на таких встречах, то их следует указать в разделе «Приглашенные». Если указываются не сотрудники предприятия, то их должности не указываются, а запись может звучать следующим образом: «Представитель ООО «…» ФИО».

Также в этой части указываются все присутствующие лица с указанием должностей. Если участников совещания слишком много, более 15 человек, то рекомендуется не указывать их ФИО, лишь должности.В отдельных случаях можно провести регистрацию участников, а перечень зарегистрированных лиц приложить к протоколу.

Этот раздел оформления протокола (пример дан выше) должен содержать повестку дня.

Возле каждого вопроса рекомендуется указать ФИО и должность докладчика. К примеру:

«…2. Утверждение правил по информационной безопасности в отделе ….Докладчик: начальник отдела информационных технологий ФИО…»

. Далее всю работу по протоколированию обычно выполняет секретарь совещания.

Он вносит в документ все речи докладчиков, прения (если они были). Если принимается решение и проводится голосование, то это также вносится в протокол, к примеру:«.

По третьему вопросу повестки дня, выступал….должность… ФИО… краткое содержание речи (тезисно)…Голосование:«ЗА» — 56, «ПРОТИВ» — 1, «ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» -10….».Другой пример, если конкретному специалисту выдано производственное задание:«.

По пятому вопросу выступал начальника цеха № 15 ФИО.Принято решение: назначить ответственным за поставку металлопроката – мастера цеха № 4, цеха № 15 ФИО.

Срок исполнения – до …дата…».Такие записи делаются в отдельности по каждому вопросу.

В заключительной части протокола собрания (пример ниже) указываются подписи и ФИО председателя и секретаря. При необходимости можно указать перечень лиц, которые должны быть ознакомлены с протоколом. В частности, это касается сотрудников, которым были выданы персональные производственные задания.

Протокол может быть составлен в полной и краткой форме. Эти два вида документов отличаются лишь объемом детализации информации в документе.Как правило, краткая форма используется, если ведется стенографическая запись совещания. В этом случае в текст не вносится информация о прениях и выступлениях, замечаниях присутствующих, а лишь фиксируется происходящее.

В ряде случаев на предприятии может потребоваться выписка из протокола. Для этого заинтересованное лицо должно обратиться к секретарю совещания и запросить копию или выписку из протокола.

Последний документа рациональнее сделать, если на совещании освещалось слишком много вопросов, а должностное лицо интересует конкретный из них, к примеру, по причине того, что он касается именно его.Секретарь делает выписку, в которой указывается «шапка», вводная часть и основная часть. Всю повестку дня и информацию по каждому вопросу не обязательно указывать, а лишь ту часть, которая интересует лицо, которое запрашивает информацию.

Административное право Административное право Административное право Административное право Административное право Административное право

Как составить протокол совещания

20 Февраля 2021 в 12:41 Протокол собрания — это документ, в котором фиксируется информация о присутствующих лицах, поставленных вопросах, ходе ведения обсуждения и принятых решениях.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter в word у руководителя (краткая форма) (для заполнения) (стенографическая форма) Протокол является подтверждением факта проведения собрания и доказательством принятых на нем решений и озвученной информации. В ряде случаев такая документальная фиксация является обязательной и предусматривается законом, так как полученный документ является основанием для совершения последующих действий. Например, протокол собрания участников (учредителей) ООО при его создании, который впоследствии предоставляется в налоговую инспекцию для регистрации юридического лица.

Для обычной текущей хозяйственной деятельности любого предприятия нет императива по протоколированию каждой встречи, но во избежание недоразумений, особенно если планируется принятие решений или назначение ответственных лиц, рекомендуем хотя бы кратко зафиксировать ход события. Обязанность по ведению протокола обычно возлагается на секретаря в организации либо в процессе проведения встречи назначается иной сотрудник, о чем вносится информация в протокол.

Выделяют три формы документа:

  1. полная. Кроме информации по повестке и итогам голосования, включает в общем виде высказанные мнения и состоявшиеся выступления;
  2. стенографическая. Полностью воспроизводит то, что озвучивалось на собрании.
  3. краткая. В тексте отражаются только поставленные вопросы и принятые по ним решения;

Для всех форм предусматривается наличие в тексте:

  1. информации о присутствующих лицах, председателе и секретаре.
  2. даты, места, времени проведения мероприятия;
  3. названия документа;

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» ПРОТОКОЛ № 12 аппаратного совещания у руководителя г.

Санкт-Петербург «01» февраля 2021 г. Присутствовали: 1. Генеральный директор — Воронов Андрей Викторович.

2. Главный бухгалтер — Смирнова Валентина Федоровна. 3. Секретарь-делопроизводитель — Петрова Мария Степановна.

4. Начальник юридического управления — Федоров Федор Федорович.

5. Начальник отдела продаж — Сидоров Петр Петрович.

6. Начальник отдела кадров — Иванов Иван Иванович.

Председатель собрания: Воронов Андрей Викторович.

Секретарь собрания: Петрова Мария Степановна. Повестка дня: Выплата премий за январь 2021 г.

Слушали: 1. Сидорова Петра Петровича, который отметил, что по итогам работы за январь 2021 было заключено 22 договора поставки на общую сумму 3 млн руб.

По состоянию на 01.02.2021 покупателями по всем заключенным договорам оплачено 2,5 млн руб.

Таким образом, сотрудниками перевыполнен план продаж на январь на 120%. Учитывая, что денежные средства по заключенным в январе договорам поставки практически полностью выплачены, предлагается поощрить работников отдела премией в повышенном размере.

2. Главного бухгалтера, Смирнову Валентину Федоровну, которая озвучила, что по итогам работы за январь имеется возможность выплаты премии в повышенном размере сотрудникам отдела продаж, но общий размер премиальных выплат за январь для всех работников Общества не должен превышать 595 000 рублей.

Исходя из установленных приказом генерального директора стандартных размеров премий, предлагается сотрудникам отдела продаж выплатить премии каждому в двойном размере, остальным работникам общества — в стандартном. Решили: 1. Подготовить приказ по премиям по итогам января 2021 г. Срок исполнения: до 05.02.2021.

Ответственный: Иванов Иван Иванович. 2. Сотрудникам отдела продаж осуществить выплату в двойном размере, остальным работникам — в стандартном размере. Срок исполнения: до 10.02.2021.

Ответственный: Смирнова Валентина Федоровна. Председатель ________________ Воронов Андрей Викторович Секретарь _______________ Петрова Мария Степановна Унифицированной формы нет.

Понимание в общих чертах, как правильно составить протокол совещания, дает . Документ предусматривает:

  1. голосование, если оно проводилось;
  2. общие выводы по итогам мероприятия, если требуется.
  3. название, место составления, номер и дата документа. Датой указывается дата проведения собрания;
  4. данные председателя и секретаря;
  5. список присутствующих лиц;
  6. наименование организации, используйте фирменный бланк или обычный лист А4;
  7. повестку собрания;

Текст излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «решили»), если документ составлен более чем на 1 странице, то вторая и последующие страницы нумеруются.

Для единообразия документов допускается утвердить бланк распорядительным актом организации. Эксперты КонсультантПлюс разобрали, . Используйте эти инструкции бесплатно.

Автор: Как пишется «исполняющий обязанности» сокращенно — и.о. Формулировку используют, когда должность вакантна. Но если работник временно замещает отсутствующего сотрудника, используется иная аббревиатура.

24 Февраля 2021 в 12:43 Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — это утилизация деловых бумаг, потерявших свою ценность по истечению времени. 26 Января 2021 в 13:51 Сроки хранения документов в архиве организации — от 5 до 75 лет.

Такая разница обусловлена требованиями законодательства и различной ценностью информации.

27 Ноября 2020 в 16:55 ГОСТ по делопроизводству и документообороту — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов. С 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который является добровольным, но большинство работодателей все же собираются привести свой документооборот к измененным стандартам. Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу.

09 Июля 2020 в 16:31 Общие требования к текстовым документам ГОСТ 2.105-95 и ГОСТ Р 2.105-2019 — это свод правил, призванный стандартизировать форму заполнения конструкторской документации.

Они содержат нормы, которым должны подчиняться структура и состав текстов в сфере строительства, приборостроения и машиностроения.