Срок хранения документов работников принятых по совместительству

Таблица сроков хранения кадровых документов


Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

Срок хранения кадровых документов в организации — это от 1 года до 75 лет. Конкретный период устанавливается законодательством в зависимости от типа и социально-экономической важности документации. 20 января 2020 Автор: Кадровая документация издается по поводу отношений работников и работодателей. Последствия этих отношений проявляются на протяжении длительного времени.

Потеря или порча трудовой книжки, потеря других бумаг приводит к необходимости их восстановить.

Например, важно хранение трудовых договоров по кадровому делопроизводству.

С их помощью восстанавливаются сведения о средних заработках для расчета пенсий или размера пособий. Сроки хранения документов по кадрам варьируются от 1 до 75 лет. Полный перечень сроков приведен в Приказе Минкульта № 558 от 25.08.2010.

Используйте в работе памятку: таблицу сроков хранения кадровых документов.

Вид кадрового документа Срок хранения, год Основание для хранения По личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников) 50 (75, если оформлены до 2003 г.)*, ** Стр.

657, 658 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) На руководителей — постоянно. На сотрудников — 75** либо 50 лет (75, если оформлены до 2003 г.)*, ** Стр. 656 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 Табели (графики), журналы учета рабочего времени 5 лет.

При тяжелых и опасных условиях труда — 50 (75, если оформлены до 2003 г.)* Стр.

586 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 Правила трудового распорядка 1 год после замены их новыми Стр. 773 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 Графики предоставления отпусков 1 Стр. 693 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 Штатные расписания и изменения к ним Стр.

71 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

  1. по месту разработки или утверждения

Постоянно

  1. в других организациях

3 года после замены новыми Подлинные личные документы сотрудников (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения и др.) До востребования.

Невостребованные — 50; 75 — если оформлены до 2003 г.* Стр. 664 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 Бумаги по командировкам (служебные задания, отчеты, переписка) 5 лет (по долгосрочным зарубежным командировкам — 10 лет)** Стр.

669 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 Командировочные удостоверения*** 5 лет после возвращения из командировки. Для командированных в районы Крайнего Севера и приравненных к ним местностям — 50; 75 — если оформлены до 2003 г.* Стр.

668 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 О несчастных случаях на производстве 45 Ч.

6 ст. 230, ч. 2 ст. 230.1 ТК * Сроки хранения кадровых документов, которые установлены Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, требуется привести в соответствие со статьей 22.1 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

То есть если документы созданы до 2003, они должны храниться 75 л. со дня создания. С 2003 — 50 л. со дня создания. ** Часть документов хранится постоянно. *** Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (Постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595).
*** Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (Постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595).

Эти документы отменили с 08.01.2015. Документация кадровой службы по окончании работы с ними подлежат хранению. Ответственность возложена на руководителя и инспектора по кадрам.

Правила и требования к хранению кадровых документов в организации утверждаются специальным положением.

Архив предприятия организуется в специальном помещении.

Организации вправе передавать кадровые документы на хранение в госархивы (125-ФЗ). На крупных предприятиях все вопросы определения сроков и отбор к уничтожению проводит специальная экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Создается приказом руководителя предприятия.

В ее компетенцию входят вопросы:

  1. разработка номенклатуры и порядка ведения дел в делопроизводстве;
  2. розыск недостающих дел для постоянного хранения и дел по личному составу;
  3. восстановление испорченных и утраченных кадровых документов.
  4. экспертиза ценности отдельных кадровых документов;

Утвержденная ЭПК номенклатура дел выглядит следующим образом.

Документация по кадрам, подлежащая архивированию, формируется в дела. Дела соответствуют утвержденной номенклатуре.

Обложка каждого дела содержит:

  1. номер дела;
  2. срок нахождения в архиве.
  3. наименование организации и подразделения;
  4. заголовок;

Например, на деле с заголовком «Заявления работников» в разделе срок хранения заявлений работников в отделе кадров указано:

  1. 5 л. — для заявлений сотрудников, которые в эти дела не вошли.
  2. 75 л. — для заявлений руководителей и сотрудников, вошедших в личные дела;

Обложка папки выглядит вот так: Правила помещения документации в папку на хранение:

  1. порядок — по номерам и в хронологическом порядке.
  2. вшиваются оригиналы оформленных и исполненных;
  3. изданы в одном году;

Дела сдаются в архив организации по сдаточной описи (Приложение 23 Приказа № 526 от 31.03.2015).

Там их ставят на учет и размещают в хранилище. Дела сроком хранения до 10 лет включительно в архив не сдают. По истечении периода их уничтожают (п. 4.2 Приказа № 526 от 31.03.2015).
Кадровые акты, утраченные или испорченные, подлежат восстановлению:

  1. отводит руководителей от ответственности по КоАП.
  2. это отвечает нормам законодательства;
  3. защищает интересы работников;

Утраченные подлинники восстанавливаются в несколько этапов:

  1. сбор подписей сотрудников.
  2. восстановление содержания;
  3. создание или заказ дубликата;
  4. составляется акт об утрате с указанием причин (халатность, чрезвычайное происшествие, массовая утрата или порча);

Например, срок хранения приказов по кадрам — 75 лет.

Утраченные или испорченные приказы подлежат обязательному восстановлению. Дубликаты передаются в архив с указанием реквизитов акта ЭПЦ.

Все кадровые дела с истекшим сроком хранения уничтожаются по специальному регламенту:

  1. ЭПЦ готовит перечень и акт на уничтожение;
  2. выбирается удобный способ утилизации.
  3. проводится их экспертиза;

Правила сохранения кадровой документации должны строго соблюдаться. За нарушение предусмотрена гражданско-правовая и административная ответственность.

Регламентируется она статьями 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАП РФ. Виды наказания ответственных лиц:

  1. штраф от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП);
  2. дисквалификация на срок от 1 до 3 лет при грубом или повторном нарушении (ч. 2 ст. 5.27 КоАП).
  3. предупреждение;

Об авторе статьи Дмитриева Наталья Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Конфликт интересов на муниципальной службе — это ситуация, при которой личная выгода служащего влияет на выполнение им обязанностей по службе.

1 ноября 2020 Документы для оформления военного билета:

  1. паспорт;
  2. два фото 3×4 см.
  3. водительское удостоверение (если есть);
  4. заявление;
  5. справка медкомиссии;
  6. диплом об образовании;

Он выдается при призыве на службу в ВС РФ, включая контрактную, а также по факту освобождения от обязанностей службы, зачисления в запас, поступления в военный вуз. 13 августа 2020 Учет и хранение трудовых книжек в организации — это одна из обязательных задач, которую решает работодатель. Особые правила установлены только для физических лиц.

Но с введением электронных трудкнижек все поменяется. 18 мая 2020 Больничный лист по уходу за больным родителем — это документ, который выдают трудящимся по особым правилам. Он позволяет ухаживать за болеющими родными.

Порядок оплаты отличается от пособий по уходу за ребенком. 6 декабря 2020 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю ПОДПИСАТЬСЯ

Сроки хранения документов в организации в 2021 году

Опубликовано: 11.03.2020 Обновлено: 15.01.2021 Автор: Моё дело Приказом Росархива N 236 от 20.12.2019 утвержден перечень типовых управленческих документов, с указанием сроков хранения. Приказ вступил в силу с 18 февраля 2020 года.

Изменения коснулись, в том числе, сроков хранения документации по налоговому, бухгалтерскому и кадровому учёту. Оглавление Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года.

Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.

Категория документации Вид документов Прежние сроки Новые сроки Налоговый учет Счета-фактуры 4 года 5 лет Налоговый учет Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами 75 лет 5 лет Налоговый учет Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН Постоянно 5 лет Налоговый учет Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года) 50/75 лет Налоговый учет Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет Бухгалтерский учет Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах 5 лет, для части этой документации — постоянно 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу Бухгалтерский учет Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет Кадровый учет Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения 5 лет 3 года Кадровый учет Заявки о потребности в иностранных сотрудниках 5 лет 1 год Кадровый учет Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности Постоянно 5 лет Кадровый учет Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков 3 года 5 лет Кадровый учет Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве Постоянно 45 лет Кадровый учет Графики отпусков 1 год 3 года Сроки хранения документов С нами все ваши документы под надёжной защитой Передача данных между вашим компьютером и сервером онлайн-бухгалтерии шифруется по протоколу SSL уровня, как в крупнейших банках. Каждые 15 минут все данные копируются на дополнительные сервера.

В таблице приведены сроки хранения наиболее распространенных документов налогового, бухгалтерского и кадрового учета, действующие с 2020 года. С полным перечнем типовых управленческих документов и сроками их хранения можно ознакомиться .

Узнать, с какого момента исчислять сроки хранения документации и что делать после истечения сроков временного хранения можно узнать из , утвержденной приказом Росархива № 237 от 20.12.2019. Категория документации Вид документов Срок хранения Налоговый учет Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов и задолженности по ним 5 лет Налоговый учет Налоговые декларации и расчеты по всем видам налогов 5 лет Налоговый учет Счета-фактуры 5 лет Налоговый учет Документы учета сумм доходов и налога на доходы сотрудников 5 лет Налоговый учет Документы учета реализации товаров, услуг и работ, облагаемых и не облагаемых НДС 5 лет Налоговый учет Справки о выполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени, штрафных санкций и состоянии расчетов с бюджетом 5 лет Налоговый учет Книги учета доходов и расходов организаций, применяющих УСН 5 лет Налоговый учет Документы (переписка, акты, возражения, заявления) о разногласиях с ФНС по вопросам начисления и уплаты налогов 5 лет Налоговый учет Переписка о реструктуризации задолженности по налогам 6 лет Налоговый учет Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников 50/75 лет Налоговый учет Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов или зарплатных ведомостей — 50/75 лет Налоговый учет Реестры сведений о доходах работников, представляемые налоговыми агентами в ФНС 5 лет Налоговый учет Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет Бухгалтерский учет Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (ордера, табели, накладные, квитанции, акты о приеме, сдаче и списании имущества) 5 лет при условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу Бухгалтерский учет Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы операций, учетные карточки, ордера, ведомости, инвентарные списки) 5 лет при условии проведения проверки Бухгалтерский учет Документы учетной политики (стандарты бухучета, рабочий план счетов бухучета) 5 лет после замены на новые Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Годовая бухгалтерская отчетность Постоянно Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Промежуточная бухгалтерская отчетность 5 лет.

При отсутствии годовой отчетности — постоянно Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Документы о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности (акты, заключения, протоколы) Постоянно Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности:а) у аудируемого лица;б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянноб).

5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянноб).

5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет Кадровый учет Документы по личному составу организации 50/75 лет Кадровый учет Коллективные договоры Постоянно Кадровый учет Перечни профессий По месту утверждения – постоянно, в других организациях – до утверждения новых. Кадровый учет Графики отпусков 3 года Кадровый учет Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее) До востребования, но не более 50/75 лет Кадровый учет Документы о премировании сотрудников 5 лет Кадровый учет Приказы о кадровых перемещениях 50/75 лет Кадровый учет Личные карточки работников 50/75 лет ЭПК Кадровый учет Книги, журналы, карточки учета, базы данных бланков трудовых книжек, отпусков, выдачи служебных загранпаспортов, справок о зарплате, месте работы, стаже.

5 лет Кадровый учет Документы (заключения, акты, протоколы) о несчастных случаях, травмах и авариях на производствеа) по месту составления;б) в других организациях а) 45 лет;связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянноб) 5 лет Кадровый учет Документы (приказы, распоряжения) о дисциплинарных взысканиях 3 года Кадровый учет Заявки о потребности в иностранных работниках 1 год Кадровый учет Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (справки, обоснования, предложения) 5 лет Кадровый учет Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий 1 год Кадровый учет Документы ( журналы, книги) учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) 45 лет Cроки хранения наиболее распространенных документов в 2021 году Эти сроки установлены приказом Росархива.

В то же время, по некоторым документам сроки регламентируются нормативными актами других ведомств. Если по одним и тем же документам в нормативных актах установлены разные сроки, рекомендуем для безопасности выбирать больший.

То же самое с документами, которые вы создали или получили до изменения сроков хранения. По ним тоже руководствуйтесь наибольшим сроком.

В сервисе «Моё Дело» все ваши документы сохраняются автоматически Счета, акты, договоры и вся отчётность хранится в личном кабинете, к которому вы в любое время можете получить доступ Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учёта. При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.

Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011.

Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность.

В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела.

Следовательно, в 2021 году нужно исходить из сроков, установленных Росархивом 18.02.2020, однако они не должны быть менее 5 лет. Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива.

Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания.

Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств. Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:

  1. документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
  2. заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
  3. документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.

Каждая организация обязана хранить документы, иначе придется нести ответственность.

В соответствии со статьей 120 НК РФ, налогоплательщик наказывается штрафом в размере 10 тысяч рублей, если не представит налоговые и бухгалтерские документы учета за один налоговый период.

Если налогоплательщик не может представить документы учета за несколько налоговых периодов, его ждет штраф в размере 30 тысяч рублей.

Кроме того, если это привело к снижению налогооблагаемой базы, ФНС вправе оштрафовать организацию в размере 20% от суммы недополученных налогов, но не меньше 40 тысяч рублей. Согласно статье 15.11 КоАП РФ, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету должностные лица несут административную ответственность и наказываются штрафом от 5 до 10 тысяч рублей, а при повторном нарушении штрафом от 10 до 20 тысяч рублей или дисквалификацией на срок от 1 до 2 лет. За нарушение правил хранения архивной документации по статье 13.20 КоАП РФ предусмотрен штраф от 300 до 500 рублей.

Не тратьте время на задачи, которые не приносят прибыль! Передайте бухгалтерию на аутсорсинг. Мы возьмём на себя всё ведение и безопасное хранение вашей документации.

1 нравится Поделиться: Подпишитесь на рассылку для предпринимателей Вы будете получать новости законодательства, советы по снижению налогов и кейсы предпринимателей Подписаться Вам будет интересно Бесплатные вебинары Похожие статьи

  1. Учитывает совмещение налоговых режимов
  2. Учёт переносы в выходные и праздники
  3. Настраивается по вашим параметрам
  4. Напомнит о сроках сдачи
  1. Электронная отчетность
  2. Снижение налогов
  3. Сверка с ФНС
  4. Шаблоны бланков
  5. Консультации бухгалтеров
  6. Автоматизация бухучета

Бухгалтер, кадровик и бизнес-ассистент полностью возьмут на себя ответственность за ваш бухучет

  1. Защита интересов в суде
  2. Персональная команда + бизнес-ассистент
  3. Специалисты из вашей отрасли
  4. Проверка контрагентов
  5. Онлайн-сервис для контроля

Номенклатура дел в 2020 году: сроки хранения документов и новые штрафы

27 Ноября 2020 в 16:55 Сроки хранения документов в архиве организации — от 5 до 75 лет. Такая разница обусловлена требованиями законодательства и различной ценностью информации. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Государственная дума приняла во втором чтении № с поправками к об ужесточении санкций за неправильное хранение архивной документации.

Автором инициативы выступил . Штрафы вырастут для должностных и юридических лиц.

Сейчас нормами предусмотрена административная ответственность за нарушение правил:

  1. использования архивных документов.
  2. хранения;
  3. комплектования;
  4. учета;

Наказанием за подобное нарушение является предупреждение либо штраф для должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей. Для организаций ответственность за это не предусмотрена.

Законодатели предлагают сохранить предупреждение для должностных лиц за первое нарушение, а размер штрафа увеличить:

  1. для юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей.
  2. для должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей;

Новые нормы начнут действовать спустя 10 дней после официального опубликования принятых и подписанных президентом поправок к , то есть еще в этом году. Избежать неожиданных штрафов помогут .

Эксперты ежедневно обновляют все материалы, а система напоминает о нововведениях.

Порядок комплектования дел и хранения документов, образующихся в процессе деятельности, определяет архивное законодательство:

  • , который обязывает сохранять определенную документацию в течение времени, установленного в нормативных актах.
  • , утвердивший перечень типовых архивных документов с указанием времени хранения (Перечень), где определены обязательства для всех организаций по разного рода документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
  • «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные (носят методический и информационный характер).
  • Трудовой кодекс РФ, статьи , .

Но не стоит забывать, что перечисленные нормативные акты носят рекомендательный характер, конкретные сроки хранения документов и номенклатура дел на 2020 год определяются внутренними документами организации. 18.02.2020 утратил силу. Взамен появился перечень, утвержденный . Учитывайте эти изменения в ЛНА.

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции. Кадровая информация формируется в дела и передается на хранение в архив организации или (при ликвидации и в некоторых других случаях) в государственный архив.

Под формированием дел следует понимать группирование исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел. Ниже приведен порядок формирования дел:

  • номер дела (в соответствии с номенклатурой);
  • наименование структурного подразделения (в полном виде);
  • В дело подшиваются:
    • только оформленные и исполненные документы;
    • один оригинал, за исключением нескольких случаев;
    • изданные в одном календарном году.
  • один оригинал, за исключением нескольких случаев;
  • Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
    • наименование организации (в полном виде);
    • наименование структурного подразделения (в полном виде);
    • номер дела (в соответствии с номенклатурой);
    • заголовок дела;
    • сроки хранения дела и номера статей по перечню (при необходимости).
  • изданные в одном календарном году.
  • наименование организации (в полном виде);
  • только оформленные и исполненные документы;
  • заголовок дела;
  • сроки хранения дела и номера статей по перечню (при необходимости).
  • Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) требуется разделение на тома.

    В крупных организациях издается большое количество приказов, и как правило их подшивают в разные дела в зависимости от продолжительности хранения.

    Так, срок хранения приказов на отпуск — 5 лет, а распоряжений о приеме сотрудников на работу или увольнении — уже 75, поэтому их и определяют в разные папки.

В государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив.

А вот в коммерческих — все не так просто. Ответить на вопрос, как определяются сроки хранения персональных данных и других сведений и документов, помогут ЛНА организации.

Они составляются на основе существующих НПА и сложившейся практики делопроизводства.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, . Используйте эти инструкции бесплатно. Пример: ограничивает период обработки (в т.ч.

хранения) персональных данных достижением цели их обработки. После того как задача, для которой они запрашивались, решена, ПД необходимо уничтожить. Конкретный срок определяется законодательством или специалистами организации, если таких норм не установлено.

Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении периода, в течение которого необходимо хранить дела в кадровой службе. В схеме 1 увидим задачи, решаемые вышеуказанным органом.

Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе . При установлении времени иногда используются пометки такого вида:

  1. по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется, используется приказ о сроках хранения документов в организации, которым закрепляется решение о необходимости хранить документы или уничтожить их;
  2. «до минования надобности» или «до замены новыми», т.е. время устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года).

Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года.

Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.

Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, выбор делают в пользу большего. Для наглядности приведем примерные перечни документов со сроками хранения: Таблица сроков хранения кадровых документов в организации в 2020 году Постоянное П.

8 ч. 1 (премировании и материальном стимулировании) , Приказы по основной деятельности Длительное Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания Ст. , , , ч. 1 , п. 6 ч. 1 ТК РФ 75 75 Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении 75 Ч.

3

  1. при вредных и опасных условиях труда — 75
  2. 5;

Трудовые договоры, соглашения к ним , , , ТК РФ 75 Ограниченное Протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий 10 Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков Ст. , , , , , , ТК РФ 5 Расчеты, анализы, справки о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда Ст.

, , ТК РФ 5 Заявки, сведения, переписка о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников 5 Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок 5 Приказы по личному составу (повышение квалификации, премирование и поощрение работников, отпуск по уходу за ребенком или без сохранения заработной платы и др.) 75 Приказы о командировании, о дежурствах 5 Приказы о дисциплинарных взысканиях 3 Книги, журналы, карточки учета отпусков, выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы 5 1 3 Ч. 4 1 Перечень профессий с ДЗН (до замены новыми) Срок хранения входящей и исходящей корреспонденции 5 Таблица сроков хранения договоров в организации в 2020 году Наименование Статья перечня Срок хранения Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг 50/75 лет Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям, контрактам 5 лет Учредительные договоры общества, хозяйственного товарищества Постоянно Государственные, муниципальные контракты на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд 5 лет ЭПК после истечения срока действия контракта, прекращения обязательств по контракту Договоры, соглашения, контракты, не указанные в отдельных статьях , документы (акты, протоколы разногласий) к ним 5 лет ЭПК после истечения срока действия договора, после прекращения обязательств по договору Таблица сроков хранения бухгалтерских документов в организации в 2020 году Наименование Статья перечня Срок хранения Годовые отчеты Постоянно Квартальные отчеты 5 лет.

При отсутствии годовых отчетов — хранятся постоянно Месячные отчеты 1 год при условии, что в компании формируется квартальная и годовая отчетность. Если нет, то хранить постоянно Акты аудиторских проверок 5 лет

  1. акты по годовой хранятся постоянно
  2. кроме актов по годовой отчетности;

Документы учетной политики 5 лет.

Отсчет срока начинают с первого дня действия новых Любая первичка, в частности:

  1. банковская и кассовая;
  2. переписка с контрагентами по поводу контрактов;
  3. чеки и квитанции;
  4. накладные и т.д.
  5. кассовые ордера;
  6. акты на списание имущества, ТМЦ;

5 лет. Отсчет срока начинается с момента окончания отчетного года Регистры бухучета, в том числе:

  1. учетные карточки и книги учета;
  2. главная книга
  3. журналы операций;

5 лет, если проводилась ревизия Сведения о дебиторской и кредиторской задолженности 5 лет с момента погашения долга Информация о недостачах, растратах, кражах 10 лет

  1. если идет суд, то до вынесения решения
  2. с момента погашения долга, если он закрыт;

Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат Не менее 6 лет.

При отсутствии лицевых счетов:

  1. 50 лет, если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
  2. 75 лет, если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

В ст. , , , , КоАП РФ предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность, которая ждет, если не соблюдать сроки хранения документов по личному составу и других: от предупреждения и наложения штрафа до дисквалификации.

Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части контроль направлен на выявление существующих нарушений. Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения, разработанные Минкультуры 2007 года.

Несмотря на то, что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан.

В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ, но не стоит этому радоваться, так как они применяются в основном к государственным и муниципальным архивам. А вот в отношении к коммерческим организациям действует ст.

13.25 КоАП РФ, предусматривающая штрафы намного выше — до 300 000 рублей.

  1. Светлана Черных (Кузнецова) 2020-12-02 13:50:59 Скажите пожалуйста,какой срок хранения в ЖКХ протокола капитального ремонта дома. И кому мы обязаны выдавать эту копию? Каким законом эти вопросы регулируются?
  2. Светлана Черных (Кузнецова) 2020-06-26 11:07:05 Здравствуйте,где найти информацию о сроках хранения дополнений и изменений к страховым договорам?
  3. Светлана Черных (Кузнецова) 2020-12-19 06:52:40 Какой срок хранения в номенклатуре дел учредительных документов и устава организации
  4. Никита Костров 2020-12-08 11:17:27 Добрый день, вообще 5 лет, но смысл их хранить если их по запросу изготовить все равно придется
  5. Никита Костров 2021-03-04 08:48:42 Добрый день, 5 лет, см. пункт 54 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
  6. Светлана Черных (Кузнецова) 2020-12-16 08:43:24 Добрый день. Подскажите пожалуйста нужно ли хранить лист согласования к приказам о приеме на работу?
  7. Никита Костров 2020-02-19 08:11:23 Табели (графики), журналы учета рабочего времени хранятся 5 лет, но если условия труда тяжелые, вредные или опасные, то они хранятся 75 лет.
  8. Светлана Черных (Кузнецова) 2020-11-14 08:11:23 Скопируйте и положите ее в адресную строку
  9. Никита Костров 2020-12-08 11:17:48 См. приказ Росархива от 20.12.2019 № 236
  10. Наташа Скворцова 2020-02-18 17:34:17 Добрый вечер, подскажите: график рабочего времени также как и табель хранится 75 лет? Или я что то не поняла?!Спасибо
  11. Никита Костров 2021-02-24 09:47:43 См. Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236
  12. Виктория Дамова 2020-02-05 10:28:11 Спасибо. Подскажите, что означает дела заведенные после 2003 года? То есть при оформлении и передаче сейчас в архив ООО Ромашка, например, Т-2 работников, уволенных в 2018 году, ставить на титульном листе этой пачке срок хранения 50 лет, или внимательно смотреть на дату приёма каждого сотрудника.
  13. Никита Костров 2020-02-19 08:09:45 Сори, только сейчас увидел. Надо смотреть на дату приема работника, если он принят до 2003 года, храним 75 лет, если после 50 лет. Так это понимаю)))
  14. Никита Костров 2020-02-05 10:12:24 Добрый день, Вы про документы по личному составу, так понимаю. Не соглашусь с Вами, да, дела заведенные после 01.01.2003 хранятся 50 лет, но для госов личные дела хранятся по прежнему 75 лет.
  15. Светлана Черных (Кузнецова) 2020-12-19 07:13:39 Постоянно, см пункт 50 перечня, утвержденного приказом минкультуры 558
  16. Никита Костров 2020-03-22 08:32:52 Добрый день, считаю это документами по личному составу, соответственно срок хранения их 50 или 75 лет в зависимости от даты составления, см. статью 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) Об архивном деле в Российской Федерации
  17. Светлана Черных (Кузнецова) 2020-11-14 07:45:17 Здравствуйте , не могу найти сколько хранятся договоры купли — продажи лесных насаждений местному населению для собственных нужд
  18. Светлана Черных (Кузнецова) 2020-11-15 08:54:08 не согласна. один и тот же человек выписывает такой договор каждый год, действие договора только 1 год, так зачем их хранить постоянно? купил — вырубил, сжег дрова в печке.где-то находила сноску , что договора, не перечисленные в перечне хранятся 5 лет — вот и не могу найти.
  19. Светлана Черных (Кузнецова) 2020-11-14 08:25:04 Добрый день, храните постоянно, посмотрите Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016) Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380) пункт 459
  20. Лилия 2020-03-22 05:44:55 Добрый день! Какой срок хранения для договоров гражданско-правового характера, заключенных с физическими лицами и договоров подряда?
  21. Никита Костров 2020-08-08 15:08:25 Смотрите нормативку здесь
  22. Никита Костров 2020-04-04 14:56:13 Уничтожайте, зачем они Вам?
  23. Светлана Черных (Кузнецова) 2020-04-30 05:13:31 сколько хранится журнал с индивидуальными планами развития для детских домов
  24. Светлана Черных (Кузнецова) 2020-05-06 11:20:27 Здравствуйте. Сколько хранится книга жалоб?
  25. Виктория Дамова 2020-02-05 09:22:41 Добрый день. Срок хранения в таблице указан 75 лет, но он изменён на 50 (с.2 ст.22.1 ФЗ от 22.10.2004 N 125-ФЗ Об архивном деле в РФ с изменениями, внесенными ФЗ от 02.03.2016 г. N 43-ФЗ О внесении изменений в Закон об архивном деле в РФ).
  26. Никита Костров 2020-05-06 11:44:26 Добрый день, пять лет, см. подпункт Е пункта 258 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016) Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380)
  27. Никита Костров 2020-12-16 08:46:27 Добрый день, не вижу в этом никакого смысла. Это типа чтобы когда что случится, достать этот лист и сказать — ааа, вот видишь, а ты его рекомендовал. давай вместе с ним на улицу. так что ли?
  28. Светлана Черных (Кузнецова) 2020-11-15 07:22:19 ну естественно что там не будет написано что это договор купли продажи лесных насаждений местному населению для собственных нужд))) посмотрите пункт 797, но в любом случае эти документы надо хранить постоянно
  29. Светлана Черных (Кузнецова) 2021-02-23 12:22:33 Подскажите, пожалуйста, какой срок хранения у входящей корреспонденции в сельсовете?
  30. Никита Костров 2020-02-05 10:08:01 Видимо описались, спасибо, поправим
  31. Светлана Черных (Кузнецова) 2020-11-14 09:10:56 в п. 459 не нашла таких договоровнашла только : е) договоров, актов о приеме-передаче имущества (пост)но это совсем не то
  32. Светлана Черных (Кузнецова) 2020-03-19 01:01:55 Добрый день! подскажите, пожалуйста — у нас Положения, регламенты (по разным направлениям деятельности) выделены в отдельное Дело. Какой срок хранения может быть у такого дела?
  33. Светлана Черных (Кузнецова) 2020-03-20 08:58:34 Здравствуйте. Подскажите пожалуйста, сколько хранить и надо ли подписанные справки, выписанные при увольнении (182-н и 2-ндфл) если их сотрудник не соизволил забрать?
  34. Никита Костров 2020-06-26 11:30:40 Добрый день, посмотрите здесь
  35. Никита Костров 2020-02-21 07:48:41 Если индекс и срок поменялся, то уничтожайте по новому индексу и новому сроку хранения.
  36. Никита Костров 2020-12-08 11:18:49 Добрый день, по протоколам см. приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, по обращениям см. Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ
  37. Светлана Черных (Кузнецова) 2020-08-09 10:59:16 ссылка не открывается
  38. Никита Костров 2020-05-06 08:27:19 см. раздел 7.3 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016) Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380)
  39. Светлана Черных (Кузнецова) 2020-05-05 07:29:40 сроки хранения охраны труда в школе
  40. Никита Костров 2020-12-08 11:15:52 Добрый день, см. приказ Росархива от 20.12.2019 № 236
  41. Алла Валентиновна 2020-04-04 14:19:22 Добрый день! Скажите пожалуйста, а что делать с копиями документов (паспорт, ИНН, СНИЛС ит.д) в личном деле? Если сдавать в архив (свой), то все эти документы оставить или уничтожить?
  42. Светлана Черных (Кузнецова) 2020-02-21 10:52:20 Спасибо!
  43. Никита Костров 2020-12-08 11:14:54 Добрый день, сдаются, хранятся, но сроки разные, см. раздел 5.4. перечня, утвержденного приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 09.06.2011 № 112
  44. Светлана Черных (Кузнецова) 2021-03-04 07:58:40 Здравствуйте, подскажите, сколько хранятся документы по проверке деятельности ДОУ вышестоящими организациями
  45. Светлана Черных (Кузнецова) 2020-08-08 08:05:51 Сколько хранятся документы по личному составу ? По осн. деят-ти ? Трудовые и доп.соглашения ? Командировки ? Отпуска ?
  46. Светлана Черных (Кузнецова) 2020-02-20 15:03:56 По какой номенклатуре уничтожать дело со сроком хранения до 10 лет если в течении этого периода хранения поменялся индекс дела и срок хранения
  47. Светлана Черных (Кузнецова) 2020-02-05 06:51:52 Здравствуйте.В первой таблице указан срок хранения 1 год для журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля) .В Перечне управленческих архивных документов п.7.1 ст.586 указан срок хранения 5 лет.Объясните,пожалуйста,про ваш пункт в таблице.

Автор: Как пишется «исполняющий обязанности» сокращенно — и.о. Формулировку используют, когда должность вакантна. Но если работник временно замещает отсутствующего сотрудника, используется иная аббревиатура.

24 Февраля 2021 в 12:43 Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — это утилизация деловых бумаг, потерявших свою ценность по истечению времени. 26 Января 2021 в 13:51 ГОСТ по делопроизводству и документообороту — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов.

С 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который является добровольным, но большинство работодателей все же собираются привести свой документооборот к измененным стандартам. Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу.

09 Июля 2020 в 16:31 Общие требования к текстовым документам ГОСТ 2.105-95 и ГОСТ Р 2.105-2019 — это свод правил, призванный стандартизировать форму заполнения конструкторской документации. Они содержат нормы, которым должны подчиняться структура и состав текстов в сфере строительства, приборостроения и машиностроения.

13 Июня 2020 в 12:13 Впервые столкнувшись с делопроизводством, бывает непросто определить, на что в первую очередь обратить внимание и как разобраться в потоке дел и документов.