Срок хранения в архиве журнала листов нетрудоспособности

Срок хранения больничных листов в организации 2021


» Листки нетрудоспособности применяются для расчета пособия по болезни или в связи с материнством. Пособия финансируются за счет средств Фонда социального страхования и влияют на величину уплачиваемых страховых взносов. Чтобы подтвердить обоснованность назначения пособия, первичный документ — больничный лист — должен оставаться в сохранности на период возможной проверки контролирующих органов.Как и где должны храниться больничные листы в организации, решает работодатель самостоятельно. Он вправе разработать внутренние правила, обеспечивающие сохранность документации.С 01.07.2017 в любом регионе Российской Федерации может быть оформлен не только бумажный, но также и электронный больничный лист.

Возможность его оформления и выплаты на его основе пособия по нетрудоспособности прописаны в пункте 5 статьи 13 255-ФЗ.

Электронный листок нетрудоспособности полностью заменяет бумажный аналог. Правила такого документооборота установлены Постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567.Для возможности оформления электронного листка нетрудоспособности организация и медучреждение должны быть подключены к ЕИИС «Соцстрах».
Правила такого документооборота установлены Постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567.Для возможности оформления электронного листка нетрудоспособности организация и медучреждение должны быть подключены к ЕИИС «Соцстрах».

Именно в данной системе медучреждение оформляет выписку больничного.

В ней же работодатель заполняет сведения, необходимые для исчисления пособия.Распечатывать и хранить бумажный аналог электронного больничного листа нет необходимости.

Всю сохранность должна обеспечить информационная система «Соцстрах».Срок хранения листков нетрудоспособности — 6 лет.Вокруг того, сколько лет хранятся больничные листы в организации, возникают споры. Связано это с тем, что в Перечне типовых управленческих документов указан срок хранения листков нетрудоспособности 5 лет (статья 618 Перечня, утвержденного Приказом Росархива №236 от 20.12.2019). Но эти документы применяются при расчете и исчислении страховых взносов.

Для них в пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ установлен период сохранности 6 лет.

Отсутствие документации, уничтоженной в соответствии со сроком, установленным Перечнем, приведет к риску взыскания недоимки из-за неподтверждения расходов на выплату пособий.Исчислять период того, сколько хранятся больничные листы в бухгалтерии организации, необходимо с 1 января, следующего за годом, в котором выписан больничный лист и начислено пособие по нетрудоспособности.

  1. В 2021 году в России действуют 2 формы листка нетрудоспособности — электронная и бумажная. Они совершенно равнозначны по содержанию и значимости. При этом у электронного варианта имеется ряд преимуществ. Одно из них заключается в том, что электронный документ оформляется, обрабатывается, проверяется и хранится в электронном виде. На бумаге он не воспроизводится.
  2. Бумажный вариант требует хранения. Однако в регионах действия пилотного проекта эту функцию берет на себя ФСС, поскольку он начисляет и выплачивает пособие. За работодателем же функции хранения сохраняются лишь тогда, когда ему самому приходится рассчитывать и платить пособие (т. е. когда в регионе пилотный проект не действует). Срок хранения больничного листа установлен равным 5 годам.

Для обеспечения сохранности работодателю следует определить место архива, где хранятся больничные листы после оплаты: сейф, отдельное помещение, закрытый архивный шкаф.

Доступ к документации ограничивается для посторонних лиц.Для контроля организация вправе назначить сотрудника, несущего ответственность за сохранность документации.

В этом случае возможно привлечение к ответственности виновного в утере или порче документов.

Выбрав ответственное лицо:

  • Укажите в его трудовом договоре и должностной инструкции новую обязанность.
  • Издайте приказ о назначении ответственного.

В приказе о назначении укажите дату, с которой назначается ответственный, место, где хранятся больничные листы в организации, какие обязанности возлагаются на сотрудника.

При поступлении листка нетрудоспособности он обрабатывается ответственным сотрудником и передается в архив.

Учетные бухгалтерские программы позволяют формировать реестр автоматически по истечении определенного периода: месяц, квартал, год. Его удобно использовать как журнал регистрации.Все первичные документы, связанные с денежными выплатами, находятся обычно в бухгалтерии предприятия.

Хранение листков нетрудоспособности не является исключением из этого правила. Закон не устанавливает, как хранить больничные листы в бухгалтерии в 2020 году, поэтому исходим из двух принципов:

  1. возможность быстро найти нужный бланк.
  2. обеспечение сохранности документов;

В целях обеспечения сохранности бумаг обычно используют сейф или оборудованный замками металлический шкаф, где хранятся больничные листы после оплаты. Чтобы легко найти нужный документ, заведите специальный журнал для регистрации, на основании данных в котором видно, когда поступили и сколько хранятся больничные листы в бухгалтерии вашей организации, а также их реквизиты.

Форма такого журнала законом не установлена, но для удобства пользования желательно предусмотреть такие графы:

  1. порядковый номер;
  2. номер и дата выдачи документа;
  3. период освобождения от работы.
  4. наименование лечебного учреждения;
  5. дата предоставления бланка работником;
  6. Ф. И. О. работника;
  7. должность, структурное подразделение;

Если организация большая, допускается приказом руководителя назначить ответственного за сохранность отчетных бланков, а в журнале предусмотреть графы с отметкой о сдаче документа после обработки сотруднику, ответственному за хранение.

По истечении срока хранения компания вправе провести уничтожение документации. Правила уничтожения изложены в Правилах хранения, утвержденных Приказом Минкультуры №526 от 31.03.2015, и Методических рекомендациях к ним. Для выявления документов, подлежащих уничтожению:

  • Проведите инвентаризацию документации на предмет выявления первичных документов с истекшим сроком хранения.
  • Передайте документы на ликвидацию и составьте акт об уничтожении.
  • По результатам инвентаризации составьте акт о выделении листков нетрудоспособности, подлежащих уничтожению.

Сведения о времени, в течение которого нельзя уничтожать листки нетрудоспособности, упоминаются также в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности (Приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н) и Налоговом кодексе.В Положении о бухучете о сроках хранения упоминается в пункте 98.

Он предписывает все документы, на которых основан бухгалтерский учет, хранить не менее 5 лет. К ним относят:

  1. бухгалтерскую отчетность.
  2. учетные регистры;
  3. первичные документы;

Именно к первичным учетным документам относятся листки нетрудоспособности. Таким образом, в соответствии с правилами, установленными в области бухгалтерского учета, больничные листы следует хранить не менее пяти лет.Больничным листом называется бумага, которая является свидетельством наступления у гражданина, работающего в какой-либо организации, временной нетрудоспособности.

Выдается данный документ организацией, имеющей государственную аккредитацию, и лицензию на осуществления деятельности, и в частности выдачу искомой формы.Для работника искомый больничный лист в принципе имеет серьезную значимость, а именно он:

  1. дает лицу право отсутствовать на работе в период действия бланка;
  2. подтверждает, что человек имеет уважительную причину для внезапного отдыха, не вписывающегося в рамки ежегодного оплачиваемого отпуска;
  3. обеспечивает получение больным работником пособия ввиду временной нетрудоспособности, призванного компенсировать отсутствие лица на работе.

Форма больничного листа установлена на государственном уровнеНужно также упомянуть, что искомый лист – не просто клочок бумаги, составленный доктором в произвольном стиле. Нет, это специальная форма, имеющая номер 347-н, состав и вид которой утверждены Минздравом России.Поскольку бланк имеет официальное происхождение, соответственно для него также разработаны и:

  1. правила оформления;
  2. правила выдачи.

Помните, что для получения временного освобождения от работы, вы не имеете права отправиться в любую медицинскую организацию, и получить листок нетрудоспособности голубого цвета.

Нет, больничный дать может далеко не каждая медицинская организация, и не каждый врач. Так, даже если сама больница обладает лицензией для отправки вас на больничный, работающие в ней врачи скорой помощи, специалисты приемного отделения и работники станций, осуществляющих переливание крови, не могут по закону давать вам отгул. В их силах лишь предоставить справку, которая подтвердит, что такого-то числа вы были в указанном учреждении.Вся документация организации тесно повязана друг с другом.

Одна бумага выдается на основании другойСуществует ряд бланков, которые имеют не просто важное значение, а решающее. К таковым относятся те бумаги, на основании которых производятся разнообразные выплатыЕсли деньги выплачиваются работодателем из собственных средств, то он может аргументировать их выплату обычным приказом, указав как причину, например, хорошую работу или за достижение каких-то результатов.

А вот когда речь идет о начислении средств из бюджетных организаций, то здесь не обойтись без серьезных оснований.Одним из наиболее распространенных причин для выплаты работающим бюджетных средств является оплата дней нетрудоспособности. Выплаты за дни, проведенные по болезни вне рабочего места, — это обязательная социальная гарантия. Данная гарантия осуществляется в строгом соответствии с законодательными нормами.Основаниями для получения пособия по нетрудоспособности является больничный лист.

Это бланк строгой отчетности, он должен иметь все степени защиты и быть правильно заполненным. На его основании работодатель начисляет пособие, которое впоследствии погашается из средств ФСЗН.

И, конечно, ФСЗН или иные проверяющие службы могут в любое время затребовать бланки к проверке. Именно поэтому необходимо сберегать больничные листы.После замены старой формы больничного листа на новую, часто возникают вопросы при заполнении графы «Номер больничного листа».

Где указан номер листка нетрудоспособности, и что он из себя представляет, подробно объяснено в Письме Фонда Соцстрахования России № 14-03-11/15 — 8553 от 22 сентября 2011 года.Как следует из указанного письма, номер больничного листка (номер бланка листка нетрудоспособности) состоит из двенадцати цифр.

На бланке больничного листа он находится в двух местах, на основной части бланка и на отрывном корешке. Так как отрывная часть бланка остается в медицинском учреждении, то сотруднику отдела кадров искать номер следует в основной части бланка, которую работник предоставляет своему работодателю.Основная причина появления вопроса в отношении номера больничного литка в том, что в новых бланках листков отсутствует серия.
Так как отрывная часть бланка остается в медицинском учреждении, то сотруднику отдела кадров искать номер следует в основной части бланка, которую работник предоставляет своему работодателю.Основная причина появления вопроса в отношении номера больничного литка в том, что в новых бланках листков отсутствует серия. Если ранее в документе указывалась серия и номер бланка листка нетрудоспособности, то теперь на листке присутствует только двенадцатиразрядный номер.Обратите внимание: в новом бланке листка нетрудоспособности отсутствует серия, идентификация документа производится только по номеру.

Указанный идентификационный номер бланка расположен в верхней правой части документаОн расположен в белом поле под штриховым кодом.

Номер представляет собой четыре группы чисел в каждой из которых находится три знака.

При этом первые девять чисел являются порядковыми и только последние три — контрольный разрядУказанный идентификационный номер бланка расположен в верхней правой части документа. Он расположен в белом поле под штриховым кодом. Номер представляет собой четыре группы чисел в каждой из которых находится три знака.

При этом первые девять чисел являются порядковыми и только последние три — контрольный разряд.Срок хранения больничных листов в организации в 2021 году, в соответствии с приказом Росархива №236 от 20.12.2019

«Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»

, составляет пять лет. Однако, как мы уже говорили выше, листы нетрудоспособности относятся к документам, необходимым для расчета и уплаты страховых взносов, и их сохранность налогоплательщик обязан обеспечивать в течение шести лет (пп.Мнение экспертаГусев Павел ПетровичАдвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право.

Имеет опыт в защите в суде.6 п. 3.4 ст.23 Налогового кодекса РФ). Поэтому, принимая решение о сроке хранения больничных листов в архиве, рекомендуется придерживаться позиции налогового законодательства.По истечении шести лет бланки можно уничтожить.

Но обратите внимание, что эти документы содержат персональные данные работников, поэтому их нельзя просто выбросить.После составления и подписания акта о выделении бумаг к уничтожению их необходимо либо уничтожить самостоятельно с использованием шредера, либо передать для утилизации специализированной организации.( 2 оценки, среднее 4.5 из 5 )Понравилась статья?

Поделиться с друзьями: Поиск: © 2021 Пенсионный ликбез

Срок хранения листков нетрудоспособности в организации

» Документация на предприятиях должна сохраняться на протяжении определенного времени. Сроки хранения устанавливаются федеральными законами на государственном уровне и их необходимо неукоснительно придерживаться.Срок хранения больничных листов в организации также установлен, и его нужно четко соблюдать.Лист нетрудоспособности – это документ-основание, по которому производится начисление денежных средств из фонда социального страхования.

Начисление этих средств производится под строгим государственным контролем и подлежит проверкам, поэтому данные бланки должны не только правильно храниться, но и грамотно уничтожаться.

Вся документация организации тесно повязана друг с другом. Одна бумага выдается на основании другой.

Существует ряд бланков, которые имеют не просто важное значение, а решающее. К таковым относятся те бумаги, на основании которых производятся разнообразные выплаты.

Если деньги выплачиваются работодателем из собственных средств, то он может аргументировать их выплату обычным приказом, указав как причину, например, хорошую работу или за достижение каких-то результатов.

А вот когда речь идет о начислении средств из бюджетных организаций, то здесь не обойтись без серьезных оснований.Одним из наиболее распространенных причин для выплаты работающим бюджетных средств является оплата дней нетрудоспособности. Выплаты за дни, проведенные по болезни вне рабочего места, — это обязательная социальная гарантия.
Выплаты за дни, проведенные по болезни вне рабочего места, — это обязательная социальная гарантия.

Рекомендуем прочесть:  Закон конституции можно ли снимать

Данная гарантия осуществляется в строгом соответствии с законодательными нормами.Основаниями для получения пособия по нетрудоспособности является больничный лист.

Это бланк строгой отчетности, он должен иметь все степени защиты и быть правильно заполненным. На его основании работодатель начисляет пособие, которое впоследствии погашается из средств ФСЗН.

И, конечно, ФСЗН или иные проверяющие службы могут в любое время затребовать бланки к проверке. Именно поэтому необходимо сберегать больничные листы.https://youtu.be/leg38mfW9eAСведения о времени, в течение которого нельзя уничтожать листки нетрудоспособности, упоминаются также в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности (Приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н) и Налоговом кодексе.В Положении о бухучете о сроках хранения упоминается в пункте 98. Он предписывает все документы, на которых основан бухгалтерский учет, хранить не менее 5 лет.

К ним относят:

  1. учетные регистры;
  2. первичные документы;
  3. бухгалтерскую отчетность.

Именно к первичным учетным документам относятся листки нетрудоспособности. Таким образом, в соответствии с правилами, установленными в области бухгалтерского учета, больничные листы следует хранить не менее пяти лет.

Сколько хранятся больничные листы?

Этот вопрос крайне важен, потому что в процессе деятельности предприятия образуется огромное количество документации. Если ее всю хранить постоянно, то через какое-то время она просто займет все свободное пространство.

Хранение ненужной информации к тому же может привести к путанице.

Но как определить, что нужно, а что нет?Для определения сроков хранения различной документации Приказом Министерства культуры России №558 от 2010 года был утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов. В этом Перечне перечисляются все документы, которые должны сберегаться в организациях, а также указывается продолжительность такого хранения.Срок хранения больничных листов на предприятии по Перечню – пять лет. Ранее в государственном законодательстве был некий диссонанс, и срок хранения бюллетеней в различной документации указывался по-разному.

Например, в Федеральном законе №212-ФЗ о страховых взносах, оговаривалось, что сберегать бумаги, которые относятся к уплате страховых сумм, следует не менее шести лет.

С 1 января 2017 год, данный ФЗ отменен, а уплата страховых выплат регулируется Налоговым кодексом РФ, а существующее несоответствие упразднено. Сегодня при определении сроков хранения листов нетрудоспособности нужно ориентироваться исключительно на Перечень.Больничный лист – это документ, который выдается служащему для подтверждения правомерности отсутствия на рабочем месте. Необходим гражданам, трудоустроенным в официальном порядке.

Согласно ст. 183 ТК РФ сотрудник получает определенные гарантии:

  1. получение пособия по временной нетрудоспособности;
  2. сохранение служебного места в течение всего периода отсутствия по болезни.

Больничный и лист нетрудоспособности – идентичные документы.

Независимо от наименования применяются одинаковые нормы и правила.Сроки и размеры выплат закреплены отдельными федеральными законами. Обязательна строгая отчетность – присвоение порядковых номеров, фиксированные реестры (журналы, заверенные печатью и подписями руководителей, на задней части приклеивается подтверждение с датой начала и окончания записей). Случаи оформления больничных:

  • Беременность, рождение ребенка, усыновление (другие, подобные ситуации);
  • Необходимость присмотра за близким родственником (уход, медицинский в том числе);
  • Протезирование в стационарных условиях;
  • Констатация факта заболевания, вследствие которого сотрудник теряет возможность исполнения служебных обязанностей;
  • Карантин;
  • Восстановление, санаторное лечение (до 24 дней);
  • Иные, связанные со здоровьем ситуации.

Больничный выписывают при протезировании зубов, прохождении обследования или сдачи анализов.

Обычно на один или два дня, хотя медицинский работник может предоставить и на больший срок.Вердикт о временной нетрудоспособности гражданина выносит только врач.

Подделка документа является нарушением норм действующего законодательства. Сотрудник, в должностной инструкции которого прописаны соответствующие действия, обязан знать срок хранения больничных листов в архиве, способы и условия. Внимание! Предприятие принимает только корректно заполненные бланки, без ошибок и помарок.
Внимание! Предприятие принимает только корректно заполненные бланки, без ошибок и помарок. Сотрудникам необходимо проверять правильность оформления еще в медицинском учреждении.

Организация должна обеспечивать сохранность как внутренней, так и внешней документации.

Для этого на предприятиях организуются собственные архивные помещения. Только документация длительного хранения передается в государственные архивы на хранение, да и то по истечении нескольких лет.

Бумаги, которые хранятся 10 и менее лет, не передаются в районные архивы, а сберегаются на местах. Для этого временные архивы могут организовываться как в рабочих кабинетах, так и в отдельной комнате, имеющей специальное оборудование.Начисление по больничным листам производит бухгалтерия, поэтому и первичная сохранность бланков возлагается на них. Как правило, отвечает за ведение начисления и дальнейшую подшивку бланков один работник, чаще всего бухгалтер-расчетчик.Папка документации формируется в течение календарного года, а по его окончании сшивается и передается в архив организации.

Ведение архивной документации также возлагается на одного человека, который осуществляет прием документации, занося ее в соответствующие журналы приемки и присваивая ей соответствующий номер. При необходимости папка с подшивкой может выдаваться кому-то из работников под личную подпись.С 01.07.2017 в любом регионе Российской Федерации может быть оформлен не только бумажный, но также и электронный больничный лист.

Возможность его оформления и выплаты на его основе пособия по нетрудоспособности прописаны в пункте 5 статьи 13 255-ФЗ.

Электронный листок нетрудоспособности полностью заменяет бумажный аналог. Правила такого документооборота установлены Постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567.Для возможности оформления электронного листка нетрудоспособности организация и медучреждение должны быть подключены к ЕИИС «Соцстрах». Именно в данной системе медучреждение оформляет выписку больничного.

В ней же работодатель заполняет сведения, необходимые для исчисления пособия.Распечатывать и хранить бумажный аналог электронного больничного листа нет необходимости. Всю сохранность должна обеспечить информационная система «Соцстрах».Указанные в Перечне пять лет начинают свой отсчет с того момента, как закончился календарный год, к которому собственно бюллетень относится.

Все это время документы хранятся одним из удобных способов для предприятия. Но что делать, если срок истек, а проверка так и не затребовала данные документы?

Можно ли их уничтожать и как это делать?Важно правильно читать указания, данные в Перечне.

Некоторая бухгалтерская документация обязана храниться неопределенное время до проверки и ограниченный, прописанный в Перечне срок, после ее проведения.

Существуют и другие виды бумаг, которые не имеют таких ограничений. Листы нетрудоспособности хранятся пять лет вне зависимости от того, состоялась за это время их проверка или нет.По истечении указанного срока бланки уничтожаются, но делать это необходимо в строгом порядке с установленными нормами. Документы нельзя просто выбросить в ближайший мусорный контейнер.Больничный лист подтверждает наличие у работника травм или заболеваний, в результате которых он временно не имеет возможности выполнять свою работу.

В случае если продолжительность лечения травмы или заболевания не превышает 15 дней, больничный выдается лечащим врачом, при превышении этого срока — специальной комиссией, сформированной в лечебном учреждении. Документ является бланком строгой отчетности, порядок его выдачи и оформления регулируется приказом Минздрава

«Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности»

от 29.06.2011 № 624н.Это важно знать: Как проверить электронный больничный через ГосуслугиПри предъявлении больничного листа работником в организации зачастую возникает вопрос, к какому виду документов относится больничный, т.

к. от этого зависят и порядок, и срок его хранения/уничтожения. Ведь больничный лист, с одной стороны, является первичным учетным документом в силу требований ст.

9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ, поскольку на его основе организацией проводятся выплаты работнику, что является безусловным фактом ее хозяйственной деятельности. С другой же стороны, он служит также основанием для выплаты работнику пособия из средств соцстраха — следовательно, одновременно он является еще и страховым документом.Так как страховые и бухгалтерские вопросы регулируются различными нормативными документами, рассмотрим требования каждого из них.Работодатели любого ранга, а также Индивидуальные Предприниматели обязаны создать условия для сохранности важной документации.

Больничные листы государственного образца являются основанием для начисления компенсацией работнику, а затем и работодателю от ФСС.В любой момент сотрудники Фонда могут затребовать бланки для инспекции на предмет подлинности, поскольку листок нетрудоспособности — это фактическое основание для расходов по страховке.

Если сотрудники ФСС выполняют выход на предприятие с инспекторской проверкой, то они имеют право требовать не копии, а подлинники листов нетрудоспособности.Отказ работодателя предоставить бланки инспекторам ФСС может расценить как правомерный отказ в выплатах компенсаций работодателю.Данное правило оговаривается в специальном письме Фонда от 2013 № 15-03-11/12-7761. Следует отметить, что ввиду имеющих место случаев фальсификации больничных, сотрудники ФСС чрезвычайно скрупулезно относятся к этому вопросу.

Их может не устроить не только предоставление копии больничных, но и способ хранения документации.В любом случае за работодателем остается право опровергнуть решение ФСС через суд.

Оно закреплено в Определении ВС РФ от 2014 № 309-КГ14-5016.Избежать конфликтных ситуаций можно, если выполнять все нормативы по заполнению и расчетам компенсаций, а также по срокам хранения больничных листов на предприятии.При проверке ФСС листки нетрудоспособности обязательно будут изучаться сотрудниками этой инспекции, так как эти документы подтверждают уплату взносов по социальному страхованию.

После камеральной проверки ФСС принимает решение о возмещении размера пособий работодателям. Если больничные листы будут отсутствовать, то и возмещение выплат проводиться не будет. Поэтому хранить эти документы крайне важно.Больничные листы подшиваются в отдельно заведенную для этого папку, к которой прилагается журнал регистрации листков нетрудоспособности.Любое заболевание снижает трудоспособность человека.

Именно поэтому государство предоставляет гражданам возможность на время прекратить свои трудовые обязанности с сохранением за ним рабочего места. При этом им выплачивается пособие в порядке и размере, установленных законодательством. Для получения пособия и для оправдания своего отсутствия на рабочем месте работник должен предоставить так называемый листок временной нетрудоспособности, получить который не так-то просто.

К примеру, если вам предстоит лечение зубов. то нужно помнить, что врач-стоматолог оформляет больничные листы в отдельных случаях при наличии соответствующего решения органа исполнительной власти РФ в области здравоохранения.Отдельные медицинские учреждения и вовсе не вправе выдавать листки временной нетрудоспособности.

К таковым относятся, например, станции скорой помощи, переливания крови и т.д. Не менее требовательно законодатель подходит и к порядку оформления рассматриваемого документа. Существует положение, подробно расписывающее в каких графах какая информация указывается, как вносить исправления и т.д. Не менее строго законодатель подходит и к порядку хранения и учета бланков больничных.Итак, согласно действующему законодательству, изготовление самих бланков больничных листов обеспечивает ФСС.

Не менее строго законодатель подходит и к порядку хранения и учета бланков больничных.Итак, согласно действующему законодательству, изготовление самих бланков больничных листов обеспечивает ФСС. Медицинские же организации, будь то больница в Иркутске или стоматология в Санкт-Петербурге. получают бланки от регионального отделения Фонда по мере надобности.

Для этого ими подается заявка установленной формы. Упомянутый выше приказ не допускает хранить запас бланков, превышающий квартальный запас потребностей.Необходимо понимать, что бланки больничных листов – это документ строгой отчетности, и отношение к ним особенное.

Они хранятся в специальных опечатанных помещения, с надежными замками в специальных обитых железом шкафах. Их постоянно пересчитывают, и полученное количество сверяют с балансовым счетом.Врачи получают бланки на основании приказа руководителя медицинской организации под отчет.

Все листки прошиты за верхний левый угол, корешок которого остается после выдача пациенту больничного листа.

Потом, когда доктор обратиться за новыми бланками, он должен будет сдать все корешки до единого.При этом медицинское учреждение, будь то поликлиника или стоматология.

обязано хранить их в течение трех лет. По истечении этого периода они уничтожаются, о чем в обязательном порядке составляется специальный акт.Но как быть, если врач ошибся и «испортил» больничный лист? Закон допускает вносить в листок нетрудоспособности поправки и помарки, но только в установленном порядке и в определенном количестве.

Если исправить документ уж нельзя, он сдается уполномоченному лицу, о чем делается запись в специальной книге.

В ней фиксируются данные обо всех испорченных, утерянных или похищенных бланках.

В конце года эта информация передается в территориальное отделение ФСС.Сами же испорченные бланки помещаются в специальную папку, порядок оформления которой также строго регламентирован Приказом.

Они хранятся там три года, после чего уничтожаются специально созданной комиссией.

Это действо также обязательно сопровождается составлением акта.Комментариев пока нет!С вопросами хранения документов сталкивается, по сути, любая организация. При этом на практике достаточно часто документы подшивают в папки-скоросшиватели, предварительно сделав на документах отверстия при помощи дырокола.

Нарушение требований законодательства в части хранения документов чревато штрафами в случае проверки деятельности организации.

Поэтому важно разобраться, не грозят ли проблемы тем специалистам, которые используют дырокол.В структурных подразделениях предприятий или учреждений хранятся разные типы документов.

Требования законодательства применительно к данным документам различаются. Поэтому вопрос их надлежащего хранения также стоит рассмотреть в разрезе основных разновидностей документов.Заявления, объяснительные и иные документы от сотрудниковПроколы с применением дырокола довольно часто нарушают текст соответствующего документа, особенно если не соблюдены требования к его оформлению. Например, сотрудник написал соответствующее заявление от руки, не сделав необходимый отступ слева.

Однако если текст не нарушен (документ можно полностью прочитать), то нет никаких препятствий для подобной организации хранения документа.Приказы по личному составуК приказам по личному составу относятся распорядительные документы по вопросам регулирования трудовых правоотношений между сотрудниками и администрацией организации.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Запрета на прокалывание данных документов (в том числе с помощью дырокола) нормы законодательства не содержат. Однако существует общая рекомендация, которой довольно часто пренебрегают: все страницы документа пробиваются дыроколом симметрично по высоте листа на одном уровне. Если эта рекомендация не выполнена, заинтересованные лица могут даже поставить вопрос о подложности документа.

Так, по материалам одного из дел сотрудник организации пытался обжаловать в суд незаконные, по его мнению, действия администрации работодателя. Один из аргументов истца заключался в том, что работодатель не ознакомил его с приказом по личному составу.

Когда представитель работодателя предъявил соответствующий приказ с подписью сотрудника, последний настаивал, что приказ является подложным.

Ведь отверстия от дырокола на последнем листе (с подписью работника) не совпадали с отверстиями на 1-м и 2-м листах. Хотя в данном случае суд указал, что названные обстоятельства не являются бесспорными доказательствами подложности приказа (см. Определение Липецкого областного суда от 01.06.2011 N 33-1542/2011), лучше избежать подобных спорных моментов при организации хранения документов, тем более что судебной практики федерального уровня по данному вопросу нет.

Некоторые суды более внимательно относятся к изучению отверстий от дырокола на отдельных листах документа. Так, в Решении Заводского районного суда г. Орла от 23.11.2015 N 2-2503/2015 суд посчитал факт подлога листа документа доказанным на том основании, что лист с подписями, в отличие от остальных страниц документа, не имел отверстий, сделанных дыроколом, что, по мнению суда, свидетельствовало о его отдельном изготовлении.Листки нетрудоспособностиЛисток нетрудоспособности представляет собой документ, удостоверяющий факт наступления заболевания, травмы или иного страхового случая, являющегося основанием для начисления и выплаты пособия по временной нетрудоспособности.

К листкам нетрудоспособности нормами действующего законодательства РФ предъявляются особые требования.Минимальный хранения больничного в фирме — 6 лет. Для повышения эффективности хранения листков нетрудоспособности в организации может применяться отдельный журнал учета.Узнать больше о применении листков нетрудоспособности в фирме вы можете в статьях:Организации и ИП должны обеспечивать сохранность документов, непосредственно относящихся к их деятельности и служащих основанием для расчета налогов, взносов, пособий, зарплаты и т.д., на протяжении определенного времени.

Так какой же срок хранения больничных листов в организации? После того как больничный лист будет сдан работником в свою организацию или предпринимателю, на работодателя ложится обязанность по его хранению. Но хранение любых документов невозможно без их надлежащего учета.

Предлагаемая вниманию статья расскажет, как правильно вести журнал регистрации больничных листов, образец которого, также, можно найти в настоящей статье.Листок нетрудоспособности является основанием для выплаты работнику пособия по нетрудоспособности и одновременно основанием для возмещения части пособия из бюджета фонда социального страхования.

Как известно, только три дня оплачиваются работодателем из своих собственных средств, остальное оплачивается за счет средств фонда.

Но за эти деньги организация или предприниматель должны отчитаться.В противном случае расходы на выплату пособия не будут компенсированы либо уже полученные денежные средства придется вернуть обратно в фонд. Особенно часто это случается при камеральной или выездной проверке фонда.

Он проверяет наличие листков нетрудоспособности и при их отсутствии работодатель рискует своими денежными средствами.

Другой такой же популярной причиной отказа в возмещении выплаченных денежных средств могут быть только ошибочно заполненные больничные листы.Что нужно знать о выдаче больничного листа: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/chto-neobhodimo-znat-o-vyidache-bolnichnogo-lista.htmlЧтобы все листки нетрудоспособности были на месте необходимо правильно вести учет их поступления и грамотно организовать хранение больничных листов в организации или у индивидуального предпринимателя. В этом работодателю поможет журнал регистрации больничных листов.Стоит обратить внимание, что сказанное, касается и тех регионов, которые участвуют в пилотном проекте Фонда соцстрахования.

В четырнадцати регионах России ФСС напрямую выплачивает работникам пособия по нетрудоспособности. Работодатели в этих выплатах не участвуют, за исключением соответственно оплаты первых трех дней нетрудоспособности.

На работодателя только возлагается обязанность расчета суммы пособия. Но соответственно, так как больничные листы поступают, как и прежде, работодателю, то и хранение, и учет этих документов осуществляют работодатели.Как известно, литок нетрудоспособности выдается на руки застрахованному лицу — работнику.

И, уже получив данный документ, работник предоставляет его работодателю.

Как правило, в отдел кадров. Срок сдачи больничного листа работодателю, как таковой не установлен.Но законодательством дан срок в размере полугода со дня выздоровления, для того что бы работник мог обратиться к своему работодателю за получением пособия по нетрудоспособности.

И уже после этого срока работнику придется обращаться непосредственно в территориальное отделение Фонда социального страхования, которое и будет принимать решение о выплате пособия.Как только работник предоставил листок нетрудоспособности работодателю его необходимо зарегистрировать в журнале. Стоит заметить, что обязанность ведения такого журнала законодательно не предусмотрена.

Но работать без него будет достаточно сложно. Поэтому практически во всех организациях и у индивидуальных предпринимателей, которые имеют хотя бы несколько человек работников, такие журналы заводятся. В дальнейшем обращаться к этому журналу придется и во время проверок фонда соцстрахования и при поиске затерявшихся листков нетрудоспособности.Как только больничный лист попадает в отдел кадров, он должен быть зарегистрирован в журнале учета больничных листов.Как уже ранее было сказано, нормами законодательства не предусмотрена обязанность работодателей вести такой учет.

А если нет такой обязанности, то законодатель не будет себя утруждать разработкой типовой формы. Поэтому работодатели, сталкивающиеся с необходимостью учета и хранения больничных листков, сами разрабатывают формы таких журналов.

Руководствуются они при этом общими правилами целесообразности и спецификой работы организации (предпринимателя).Основные требования, предъявляемые к заполнению больничного листа: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/osnovnyie-trebovaniya-predyavlyaemyie-k-zapolneniyu-bolnichnogo-lista.htmlПри составлении такого журнала рекомендуется использовать следующие реквизиты документа и графы для заполнения:На титульном листе или первой странице журнала:

  1. если ведется номенклатура дел, то индекс данного документа по номенклатуре дел.
  2. наименование организации или ФИО предпринимателя, некоторые основные реквизиты,
  3. даты начала и окончания ведения журнала,

Графы страниц журнала предназначаются для внесения следующей информации:

  • Фамилия, инициалы работника,
  • Должность, наименование структурного подразделения работника,
  • Дата предоставления листка нетрудоспособности,
  • Номер по порядку — порядковый номер больничного листа в журнале,
  • Наименование лечебного учреждения, которое выдало листок нетрудоспособности,
  • Количество дней нетрудоспособности.
  • Даты начала и окончания нетрудоспособности,
  • Номер больничного листа,

В организации или у предпринимателя, где учет и регистрация больничных листов доверена нескольким сотрудникам, рекомендуется добавлять графу «Подпись сотрудника, принявшего листок нетрудоспособности». Но в любом случае содержание документа должно быть заверено подписью ответственного сотрудника.

Поэтому на каждой странице рекомендуется предусмотреть место для такой росписи.По окончанию срока хранения листы нетрудоспособности уничтожают.

Но это не значит, что их можно просто сжечь или порезать. Должны быть произведены такие действия:

  • Уничтожение документов. После соблюдения вышеупомянутой процедуры документы можно уничтожать любым удобным способом (сжечь, выбросить или передать на утилизацию).
  • Составление акта. Такой документ потребуется при будущих проверках или судебных делах. В акте обязательно должны быть указаны реквизиты всех уничтоженных больничных листов.
  • Создание комиссии. Из работников предприятия нужно сформировать комиссию, которая выберет просроченные документы.

Соблюдение такого порядка уничтожения прописано в приказе Минкультуры РФ №526.Хранение листов нетрудоспособности является обязательной нормой, которая закреплена в законодательстве. Несоблюдение этой нормы приведет к сложностям во время проверки ФСС.На практике хранящиеся в фирме больничные листки могут пригодиться прежде всего при проверке взносов на ОСС от ВНиМ.

Дело в том, что листок временной нетрудоспособности — один из главных документов, удостоверяющих факт совершения работодателем расходов по перечислению работникам пособий за период больничного.На правомерность истребования налоговиками больничных листов для проверки расчета по страховым взносам указывала и ФНС (см. письмо от 10.07.2019 № БС-4-11/).В целях повышения эффективности учета листков временной нетрудоспособности фирма может задействовать отдельный журнал.

В нем могут отражаться, в частности, даты поступления больничных листов в организацию, с которых отсчитывается срок хранения.Узнать больше о специфике журнала учета больничных листков вы можете в статье «Образец заполнения журнала больничных листов».В акте указывается вся идентификационная информация о документах, которые подлежат уничтожению.По мнению специалистов юридической области, выплаты по больничному от работодателя никаким образом не влияют на страховые.

Налоговый кодекс РФ разъясняет некоторые моменты, которые могут показаться противоречием.В ст. 421 указан перечень источников, которые влияют на формирование страховых взносов.

К ним необходимо относить те документы, что являются подтверждением всех выплат работнику, которые получает непосредственно от работодателя.( 2 оценки, среднее 4.5 из 5 )Понравилась статья?

Поделиться с друзьями: Поиск: © 2021 Бизнес-гид

Хранение больничных листов в организации

29 Сентября 2020 в 16:07 Хранение больничных листов — это процедура, обязательная для каждого работодателя. Организуйте архив, назначьте ответственного и обеспечьте сохранность документов на протяжении установленного срока. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Листки нетрудоспособности применяются для расчета пособия по болезни или в связи с материнством.

Пособия финансируются за счет средств Фонда социального страхования и влияют на величину уплачиваемых страховых взносов. Чтобы подтвердить обоснованность назначения пособия, первичный документ — больничный лист — должен оставаться в сохранности на период возможной проверки контролирующих органов. Как и где должны храниться больничные листы в организации, решает работодатель самостоятельно.

Он вправе разработать внутренние правила, обеспечивающие сохранность документации. Срок хранения листков нетрудоспособности — 6 лет.

Вокруг того, сколько лет хранятся больничные листы в организации, возникают споры. Связано это с тем, что в Перечне типовых управленческих документов указан срок хранения листков нетрудоспособности 5 лет ().

Но эти документы применяются при расчете и исчислении страховых взносов.

Для них в установлен период сохранности 6 лет. Отсутствие документации, уничтоженной в соответствии со сроком, установленным Перечнем, приведет к риску взыскания недоимки из-за неподтверждения расходов на выплату пособий.

Исчислять период того, сколько хранятся больничные листы в бухгалтерии организации, необходимо с 1 января, следующего за годом, в котором выписан больничный лист и начислено пособие по нетрудоспособности.

С 14 декабря работать с больничными нужно по-новому! Правила изменил . Эксперты КонсультантПлюс подготовили .

Используйте ее бесплатно. Для обеспечения сохранности работодателю следует определить место архива, где хранятся больничные листы после оплаты: сейф, отдельное помещение, закрытый архивный шкаф. Доступ к документации ограничивается для посторонних лиц.

Для контроля организация вправе назначить сотрудника, несущего ответственность за сохранность документации. В этом случае возможно привлечение к ответственности виновного в утере или порче документов. Выбрав ответственное лицо:

  • Укажите в его трудовом договоре и должностной инструкции новую обязанность.
  • Издайте приказ о назначении ответственного.

В приказе о назначении укажите дату, с которой назначается ответственный, место, где хранятся больничные листы в организации, какие обязанности возлагаются на сотрудника.

При поступлении листка нетрудоспособности он обрабатывается ответственным сотрудником и передается в . Учетные бухгалтерские программы позволяют формировать реестр автоматически по истечении определенного периода: месяц, квартал, год. Его удобно использовать как журнал регистрации.

По истечении срока хранения компания вправе провести уничтожение документации.

Правила уничтожения изложены в , и к ним. Для выявления документов, подлежащих уничтожению:

  • Проведите инвентаризацию документации на предмет выявления первичных документов с истекшим сроком хранения.
  • Передайте документы на ликвидацию и составьте акт об уничтожении.
  • По результатам инвентаризации составьте акт о выделении листков нетрудоспособности, подлежащих уничтожению.

В настоящее время все чаще применяются электронные листки нетрудоспособности, планируется полный переход на ЭЛН. Как хранить больничные листы, оформленные в электронном виде?

, что работодатель не обязан распечатывать и хранить бумажную копию электронного листка нетрудоспособности.

Сохранность обеспечивает электронная информационная система «Единая интегрированная информационная система «Соцстрах»». Автор: Шлюз загрузки документов в ФСС — это онлайн-сервис, который позволяет работодателю передать сведения о нетрудоспособности работника в территориальный Фонд социального страхования. 07 Июня 2021 в 10:35 Сколько дней больничный при ЭКО в 2021 году — законом минимальный и предельный сроки не установлены.

Продолжительность определяет врач на основании показателей пациентки. 02 Июня 2021 в 07:30 Справка о временной нетрудоспособности студента — это документ, свидетельствующий о том, что человек болен или травмирован, из-за чего у него нет возможности посещать занятия в учебном заведении.

Этого документа достаточно, чтобы обоснованно не посещать учебу в течение срока лечения. 17 Мая 2021 в 15:00 Оплата больничного от стажа — это перечисление сотруднику суммы пособия по временной нетрудоспособности, рассчитанного с учетом длительности отработанного перода.